Un système d’information de gestion des services généraux (FMAO) est devenu indispensable pour bon nombre d’organisations. Quels sont ses avantages ? Comment est-il mis en œuvre ? Et comment trouver un FMAO adapté à votre organisation ? Spacewell s’est entretenu avec Dion Roeffen sur son expérience des FMAO.
Dion Roeffen occupe le poste de gestionnaire Achats, Logistique et Hébergement au sein de l’entreprise de garde d’enfants Humankind. Forte de plus de 35 années d’expérience, cette organisation occupe une position phare dans le domaine de la garde et du développement des enfants aux Pays-Bas. Chaque semaine, Humankind accueille quelque 25 000 enfants grâce à ses 3000 collaborateurs répartis sur 420 sites. La gestion des services généraux de tous ces établissements s’appuie sur le logiciel Axxerion de l’entreprise technologique Spacewell.
Des informations éparpillées
« Chez Humankind, les données sur les services généraux étaient extrêmement éparpillées et dépassées. Les informations étaient conservées sur papier, dans des listes Excel et dans la mémoire des collaborateurs », explique Dion Roeffen. « Cette méthode de travail nous rendait vulnérables en tant qu’organisation. La croissance explosive de l’organisation a également mis la qualité des services sous pression. »
Les FMAO : un gage de structure
Il y a 4 ans, Humankind a commencé à envisager d’utiliser un FMAO. « Un besoin organique d’enregistrer et de partager des informations uniformes et faciles d’accès s’est fait sentir au sein du département », explique Dion Roefen. « Lorsque nécessaire, nous souhaitions également pouvoir lier des informations et identifier les recoupements. Notre objectif était de hisser les services généraux à un niveau supérieur, de préférence sans recrutements supplémentaires. »
Après une analyse approfondie, notre choix s’est porté sur Axxerion. Les fonctionnalités de ce logiciel répondaient à l’ambition de Humankind. De plus, le modèle de licence SaaS flexible, qui évite de devoir se soucier des sauvegardes ou des mises à jour, correspondait en tout point à nos attentes.
Mise en œuvre
« Tout s’est déroulé sans incident », affirme Dion Roeffen. « Nos conseillers, Tim et Silvano, nous ont apporté un soutien optimal lors de la mise en œuvre. Leur grande connaissance des processus des services généraux a également constitué un réel avantage. Après la livraison d’un module Axxerion et pendant les phases de test, les ajustements ont toujours été apportés rapidement pour nous permettre de maintenir le cap. Si Axxerion est un logiciel standard, il semble avoir été conçu sur mesure. De plus, il ne nécessite pas beaucoup de formation, ce qui permet aux collaborateurs internes de l’utiliser rapidement. »
Expérience des FMAO
« Nous ne retenons que du positif de notre expérience avec Axxerion », déclare Dion Roeffen. « Les collaborateurs trouvent que le logiciel est convivial. Les informations sur les services généraux sont désormais consultables rapidement, accessibles en tout lieu et à jour, ce qui nous rend bien moins tributaires de la connaissance active de collaborateurs. Les notifications sont réceptionnées et exploitées de manière centralisée et le service au client interne est plus rapide et plus efficace.
