En quoi consiste le smart workplace ?

Vous avez entendu parler de le « smart workplace » mais ce concept vous est flou ou complètement étranger ? Vous aimeriez mettre en place une véritable stratégie pour améliorer l’environnement de travail au sein de votre entreprise ? Vous trouverez ici quelques conseils pour vous accompagner dans votre démarche !

Loin d’être une notion abstraite sans fondements réels, le smart workplace est l’un des termes apparus pour désigner les nouvelles modalités d’organisation du travail, liées au développement du télétravail et du bureau hydride.

Le smart workplace, un élément de la modern workplace

Le concept de smart workplace s’inscrit dans la notion plus globale de « modern workplace ».

Le modern workplace : qu’est-ce que c’est ?

Le modern workplace est une configuration opérationnelle destinée à répondre aux besoins physiques et technologiques d’une entreprise et de ses employés. Cette tendance, déjà présente avant le Covid, s’est développée et a ouvert la voie à de nouveaux modes de travail hybrides.

Cette notion inclut ainsi les concepts d’hydrid workplace (mélange de travail sur site et de travail à distance), de digital workplace (espace de travail numérique qui gère et contrôle les différentes applications, données et terminaux d’une organisation), de virtual workplace et, surtout, de smart workplace..

Le smart workplace met la technologie au service des salariés

D’une manière générale, ce terme désigne un lieu de travail intelligent qui permet aux employés d’utiliser différentes technologies pour s’impliquer dans leur environnement de travail, quel qu’il soit (sur site, à distance…). Il s’agit donc d’adapter l’organisation des espaces de travail aux nouvelles façons de travailler en faisant appel à la technologie, et notamment aux services numériques.

Smart workplace : enjeux et solutions

L’enjeu principal du smart workplace est d’adapter efficacement l’environnement de travail aux nouvelles pratiques afin de répondre aux attentes des salariés tout en améliorant la productivité.

Télétravail et smart workplace

La principale évolution des dernières années, qui concerne un très grand nombre d’entreprises, est le développement considérable du télétravail à la suite de la pandémie de Covid.. Dans un premier temps, les entreprises ont rapidement réagi aux changements soudains en permettant aux employés de travailler à domicile. Ils peuvent ainsi accéder à distance à des services critiques nécessaires à l’exercice de leurs métiers.

Mais, le smart workplace permet d’aller plus loin, de planifier des stratégies à long terme et d’adapter et d’optimiser le fonctionnement du lieu de travail. Par exemple, on constate que le télétravail cloisonne les employés, et entraîne une diminution des interactions avec les collègues.

Le smart workplace répond à ce constat en proposant aux salariés un environnement de travail numérique global, afin qu’ils puissent se connecter au « bureau » et aux collègues facilement et rapidement, par différents moyens tels que le chat, la téléphonie ou les appels vidéos.

Collègues se réunissant dans un coin de réunion avec des canapés

Le bureau, un espace avant tout collaboratif

« Quand on se rend au travail, c’est pour collaborer » : voici résumée en une courte phrase l’une des principales évolutions des dernières années. Avec le développement du télétravail, les bureaux d’une entreprise sont devenus un espace dans lequel les collaborateurs ne se rendent pas seulement pour travailler, mais surtout pour le faire en collaboration avec leurs collègues. Ils doivent donc être parfaitement adaptés au travail collaboratif et aux échanges.

Par exemple, il est important que des salles de réunion soient toujours disponibles lorsque des salariés en ont besoin. Or, l’expérience montre que les salles de réunion sont souvent considérées comme occupées alors qu’elles sont en réalité inutilisées. Les outils du smart workplace permettent de répondre à ce défi, non seulement grâce à des services de réservation de salles, mais aussi en fournissant la disponibilité effective des salles, par exemple grâce à des capteurs capables de détecter si une salle est réellement occupée ou si elle se libère à l’avance.

Comment mettre en place le smart workplace grâce aux outils numériques ?

Transformer des bureaux « classiques » en smart workplace n’est pas envisageable sans avoir recours à un logiciel conçu à cet effet.

Appliquer les principes du smart workplace au bureau physique

C’est dans les espaces physiques de travail, c’est-à-dire les bureaux de l’entreprise, que la mise en œuvre des principes du smart workplace peut s’avérer la plus compliquée. Il s’agit en effet de concevoir et aménager des lieux pensés, par exemple, pour rythmer les différents moments de la journée : salles de brainstorming et de repos, phone room, carré ludique, espace lounge, etc. Il s’agit aussi de gérer au mieux la réservation des salles, le nettoyage et la maintenance des espaces sans perturber leurs utilisateurs, etc.

Spacewell, l’application smart workplace conçue pour le lieu de travail hybride

La mise en place des principes du smart workplace aux bureaux physiques n’est pas envisageable sans recourir à une application dédiée. Le smart workplace app de Spacewell a été spécialement conçue dans l’objectif de permettre aux entreprises d’atteindre facilement cet objectif, grâce à plusieurs

fonctionnalités clés :

réservation de créneaux horaires ;
suivi des taux de présence ;
accès aux plans d’étage en temps réel ;
localisation de collègues pour trouver un poste à proximité de son équipe ;
vérification des normes sanitaires et environnementales ;
possibilité de commander des services externes ;
communication directe avec les personnels de maintenance et suivi des demandes d’intervention.

Par ailleurs, l’app de smart workplace Spacewell est intuitive, pour favoriser les interactions avec l’environnement de bureau, personnalisable, pour un véritable confort d’utilisation, et flexible.

La crise du Covid a montré à quel point offrir un environnement de travail cohérent et adapté aux besoins des collaborateurs est crucial pour assurer la continuité d’activité des entreprises. Les façons de travailler ont profondément évolué et une conception totalement sédentaire du travail est aujourd’hui dépassée.

Faire de vos bureaux un smart workplace vous permet de repenser l’expérience collaborateur et de vous adapter à cette transformation numérique tout en tirant plusieurs bénéfices, comme un meilleur engagement et une meilleure productivité de vos salariés.

Spacewell Workplace est le meilleur outil pour atteindre ces objectifs !