L’utilisation d’un IWMS software est de plus en plus répandue parmi les organisations qui ont à leur charge la gestion d’espaces de travail ou d’un patrimoine immobilier. Si vous n’avez pas encore sauté le pas et que vous cherchez à comprendre ce qu’un logiciel IWMS peut faire pour vous, découvrez ci-dessous les différents avantages de ce type de solution.
Qu’est-ce qu’un IMWS software ?
Le terme IWMS est l’acronyme de l’anglais Integrated Workplace Management System, généralement traduit en français par Solution de gestion intégrée de l’environnement de travail.
Un logiciel IWMS est une plateforme numérique qui aide les entreprises à optimiser l’utilisation des ressources pour la gestion d’un lieu de travail, ceci incluant la gestion immobilière, les infrastructures, les équipements et les ressources humaines. Plusieurs modules sont généralement proposés.
Module de gestion immobilière
Le module de gestion immobilière (aussi appelée Real Estate Management) concerne toutes les activités liées à l’acquisition et à la location, à la gestion financière et à la disposition des biens immobiliers gérées par une entreprise.
Un module de gestion immobilière d’un IWMS inclut notamment la gestion du portefeuille, la comptabilité des baux, la gestion fiscale, la gestion des transactions et la planification stratégique.
Module de gestion des espaces de travail
Le module de gestion des espaces de travail (ou Space and Workplace Management) propose des fonctions permettant la gestion des espaces de travail (organisation des espaces, réservation de salles et de postes de travail, gestion de l’air et de l’énergie…). Intégrant des plans en 2D ou 3D, ce module peut également inclure les données issues de capteurs (de présence, de température…) et être relié au module de gestion de la maintenance.
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Module de gestion de la maintenance
Le module de gestion de la maintenance permet le suivi, l’analyse et la planification des différents types de maintenance : corrective (ou réactive), préventive, conditionnelle ou prédictive.
Un logiciel IWMS performant doit permettre d’intégrer toutes les équipes de maintenance, qu’elles soient internes à l’entreprise ou extérieures, lorsque celle-ci a recours à des prestataires.
Module de gestion des services intégrés
Le module de gestion intégré proposé par certains software IWMS permet à d’éventuels clients de l’entreprise de disposer d’un portail de services, à travers lequel ils peuvent faire des demandes d’intervention, réserver des lieux de travail ou proposer des contenus externes.
Module de gestion de l’énergie et de durabilité
Les logiciels IWMS les plus récents proposent un module spécifiquement dédié à la gestion et au contrôle des consommations énergétiques, pour aider les organisations à en réduire la quantité et le coût.
Pourquoi adopter un logiciel IWMS ?
La mise en place et l’utilisation d’un logiciel IWMS permet de réduire significativement les coûts liés à la gestion de l’immobilier et des installations, tout en améliorant la productivité.
Ces coûts, qui représentent généralement près de 20% des charges globales, peuvent être limités grâce à :
- une réduction des coûts de maintenance des équipements (jusqu’à -14%) ;
- une amélioration de l’utilisation et de l’occupation des espaces de travail ;
- une utilisation plus efficace des installations (jusqu’à 42%).
Comment tirer le meilleur parti d’un IWMS software ?
Les avantages potentiels d’un logiciel IWMS sont considérables. Néanmoins, avant de faire votre choix et d’en adopter un, il est fortement recommandé de lister précisément les bénéfices que vous en attendez afin de construire un cahier des charges efficace.
Pour vous aider, vous trouverez ci-dessous les 5 principaux avantages généralement attendus d’un IWMS software tel que la solution proposée par Spacewell, leader sur le marché.
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Une connaissance réelle
Beaucoup d’entreprises le savent : une mauvaise connaissance du portefeuille immobilier, au sens large du terme, entraîne des risques importants en termes de coûts, de conformité et de continuité. Si vous vous trouvez dans cette situation, une solution IWMS vous aidera fortement en matière de maintenance planifiée, de gestion des fournisseurs, de connaissance de la valeur et des caractéristiques de vos biens, etc.
Un tel outil vous permet en effet de disposer d’une vue d’ensemble en créant une base de données standardisées pour tous les processus de gestion d’espaces, d’équipements et de biens immobiliers : vous saurez quelle surface précise vous occupez et vous suivrez dans le détail le travail de vos sous-traitants.
Une conformité garantie
S’assurer du respect de la législation et des réglementations ressemble de plus en plus à un casse-tête sans fin pour les facility managers. Qu’il s’agisse de sécurité, de maintenance ou d’environnement, les normes sont de plus en plus nombreuses et strictes et leur évolution difficile à suivre.
Pour s’assurer de la conformité de ses installations et pouvoir la démontrer en cas d’audit ou d’incidents, il est donc indispensable de pouvoir disposer d’une documentation organisée et facilement accessible.
Les logiciels IWMS proposent généralement des fonctionnalités qui permettent de garantir le respect des normes, et de rendre disponible à tous les collaborateurs qui en ont besoin les documents nécessaires à leur prise en compte dans leurs tâches.
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Une meilleure gestion des espaces
Les espaces de travail de nombreuses entreprises sont souvent sous-utilisés, parfois sans même que les responsables ne s’en rendent compte. L’utilisation d’un IWMS permet d’une part de dresser un diagnostic fiable du taux d’occupation des bureaux, postes de travail et salles de réunion, mais aussi, d’autre part, de mettre en oeuvre un fonctionnement différent afin de réduire les surfaces mises à disposition des collaborateurs, et donc les coûts.
Le diagnostic passe par une analyse et une identification des inefficacités, des pertes inutiles, de goulets d’étranglement ou des dépassements de budget. De plus, au-delà du diagnostic initial, un IWMS software permet d’évaluer et d’améliorer en permanence les processus pour améliorer la productivité et la satisfaction des clients ou des utilisateurs.
Une aide à la décision facilitée
Il est aujourd’hui de plus en plus important pour les responsables d’organisations d’être capables de prendre des décisions éclairées et rapides. Pour ce faire, ils doivent pouvoir s’appuyer sur des données à la fois précises, exhaustives, fiables et rapidement disponibles.
S’ils disposent d’une solution de gestion intégrée de l’environnement de travail, toutes ces données sont à leur portée, grâce à différents types de rapports, d’analyses et de tableaux de bord. Ils ont même accès à des prévisions pour les accompagner dans la prise de décision.
Des coûts réduits
Tous les avantages mentionnés ci-dessus ont des conséquences en termes de coûts. S’il est difficile de tous les chiffrer précisément, certaines études mettent en évidence une réduction des coûts liés aux espaces de 10 à 15%, des coûts liés aux processus de 5 à 8% et des coûts de location de 5 à 8%. Plus globalement, les économies constatées sur le parc immobilier et les installations grâce à la maîtrise et à la transparence des données sont de 10 à 20%.
Se doter d’une solution IWMS software permet à une entreprise ou une organisation de faire des progrès considérables en matière d’organisation et de gestion des espaces, et de réduire substantiellement ses coûts de fonctionnement. Cette démarche doit être préparée, construite et partagée, afin d’en maximiser l’efficacité en choisissant le bon outil et en associant l’ensemble des futurs utilisateurs.
Pour ce faire, les équipes Spacewell sont à votre disposition pour vous aider à formuler vos attentes et à déterminer vos exigences, afin de vous proposer une solution adaptée à votre organisation et à vos besoins.
