Avez-vous récemment opté pour un flex office avec des bureaux et des espaces de travail partagés ? Ou envisagez-vous de le faire ? Dans ce cas, vous pourriez bénéficier d’un logiciel conçu pour gérer un tel environnement.
Le lieu de travail après la pandémie
Les évolutions des modes de travail en cours avant la crise du Covid ont connu une brusque accélération à l’occasion de celle-ci. Les entreprises ont donc dû s’adapter rapidement, sans forcément avoir le temps d’adopter un logiciel de flex office.
Cependant, à long terme, l’utilisation d’un outil de ce type s’avère indispensable pour répondre efficacement aux différents enjeux qu’impliquent ces évolutions.
Flex office et nouveaux modes de travail
Le concept et les principes du flex office sont le fruit de différents changements dans la façon de travailler, qui ont connu une brusque accélération à la suite de la crise sanitaire mais reflètent des évolutions profondes.
Flex office : définition
Le flex office, aussi appelé bureau hybride, est un concept d’organisation du travail qui permet aux collaborateurs de travailler soit à distance, soit en présentiel, et d’occuper les espaces de différentes façons.
Ce concept s’est forgé sur le constat que les salariés d’une entreprise sont de plus en plus rarement tous présents en même temps dans ses locaux, en raison du développement du télétravail, du temps partiel et de la multiplication des déplacements.
Par ailleurs, le flex office intègre les évolutions de la société en général, et du monde du travail en particulier, qui entraînent la nécessité d’offrir différentes modalités de travail aux collaborateurs : espaces de convivialité, lieux de détente, salles de réunion, boxs fermés…
Lire aussi : Réservation de bureau, bureau partagé, bureau flexible et le bureau hybride
Les enjeux du bureau hybride
L’enjeu principal du flex office est le suivant : répondre aux besoins et aux attentes des salariés tout en procurant des avantages à l’entreprise. En d’autres termes, l’objectif est de fournir des espaces de travail agréables et favorisant la productivité tout en réduisant les coûts liés à ceux-ci (loyers, charges, maintenance…).
Image publiée avec le consentement d’Accenture Brussels
De plus, avec le développement du télétravail, les collaborateurs recherchent avant tout des espaces de convivialité et propices au travail collaboratif lorsqu’ils se rendent au bureau.
Répondre à ces enjeux n’est pas simple, car il est compliqué de déterminer la quantité nécessaire et suffisante et la fréquence d’utilisation de chaque type d’espace. La meilleure manière, voire la seule, d’y parvenir, est de se tourner vers une technologie de gestion des espaces.
Lire aussi : Adopter la flexibilité : la technologie au service des environnements de travail hybrides
Logiciel de flex office : un outil au service du bureau hybride
Pourquoi investir dans un logiciel de flex office ?
Investir dans des outils technologiques pour gérer des bureaux toujours moins occupés peut sembler contradictoire. Pourtant, ce choix est tout à fait judicieux sur le plan commercial. Cela vous permettra de :
- Savoir combien d’espace peut être libéré pour économiser de l’argent (loyer, énergie, services)
- Configurer l’espace de manière optimale
- Offrir des conditions de travail hybrides optimales aux employés qui utilisent les espaces.
Pour y parvenir, le meilleur moyen est de s’équiper d’un logiciel de flex office.
Celui-ci permet notamment de recueillir les données essentielles à l’atteinte de ces objectifs, par exemple en déterminant le taux d’occupation de chaque espace ou en rationalisant les réservations de salle.
Lire aussi : En quoi consiste le flex office et comment le mettre en place dans votre organisation ?
Une tendance lourde
De plus en plus d’entreprises ont recours à des outils numériques, logiciels ou applications, dédiés au flex office. C’est par exemple le cas de Stellantis qui utilise une application de flex office pour permettre à ses salariés en travail hybride d’indiquer quand ils sont présents sur leur lieu de travail et dans quel espace.
De nombreuses sociétés de services professionnels, institutions financières, entreprises de logistique et organisations du secteur public ont déjà adopté une solution de lieu de travail connecté à l’IoT. Accenture y recourt pour optimiser le lieu de travail flexible, AXA pour permettre de nouvelles méthodes de travail et PostNord pour améliorer l’efficacité de l’espace et l’occupation des bâtiments.
Les avantages d’un logiciel de flex office pour l’entreprise
Gérer l’espace au plus près des besoins
Premièrement, ce type d’outil permet d’identifier facilement les zones de travail préférées des salariés et d’identifier des modèles d’occupation. Grâce aux données collectées directement par l’application de flex office ou au moyen de capteurs, l’espace de travail peut être optimisé et adapté aux besoins et aux habitudes de ses occupants, ce qui favorise leur bien-être et leur engagement.
Améliorer la productivité et l’engagement des collaborateurs
Ce logiciel est donc un outil puissant au service de la création d’un environnement de travail agréable et favorable à la productivité des collaborateurs, en leur fournissant des espaces adaptés à leurs tâches et à leurs besoins. Leurs performances et leur motivation, et donc leur engagement, s’en trouvent nettement améliorés.
Réduire les coûts liés à l’immobilier
Grâce à l’analyse des données récoltées (Regarder une vidéo explicative), un logiciel de flex office permet aux entreprises d’optimiser les espaces de travail et d’en réduire la superficie et les charges associées. Les coûts liés aux actifs immobiliers peuvent alors être limités au strict nécessaire, en se débarrassant des espaces superflus.
Lire aussi : Quels sont les atouts d’un logiciel de gestion des espaces de travail ?
Gérer les équipements plus facilement et plus efficacement
Au-delà des espaces eux-mêmes, une application dédiée au bureau hydride offre aux gestionnaires la possibilité de suivre l’ensemble des équipements (aération, chauffage, sécurité, etc.). Ils disposent d’une visibilité en temps réel de leur état de fonctionnement et un inventaire complet, et peuvent cartographier l’ensemble du mobilier sur des plans d’étage. Il est également possible d’assigner des équipements à certains espaces ou certains utilisateurs en particulier.
Activer des services intelligents
Enfin, un logiciel tel que Spacewell Workplace Management permet de mettre en place des services intelligents, tant dans la maintenance et l’entretien des équipements que dans les services aux occupants. Ainsi, une salle qui n’a pas été utilisée tout au long d’une journée ne sera pas nettoyée par le personnel d’entretien, ce qui aide à réduire les coûts d’exploitation.
Avec l’apparition et le développement rapide de nouvelles façons de travailler, les entreprises ne peuvent pas continuer à gérer leurs espaces comme si rien n’avait changé. Pour s’adapter au nouveau contexte et aux nouvelles habitudes de leurs salariés et proposer des bureaux agréables et efficaces, il leur est indispensable d’adopter les nouveaux outils créés pour répondre aux nouveaux besoins, et donc de choisir un logiciel de flex office performant.
