Quelles fonctionnalités devez-vous exiger d’un logiciel de réservation de bureaux et de salles ?
À l’ère actuelle du lieu de travail hybride, où de nombreux employés partagent leur temps entre présence au bureau et travail à distance, il est essentiel que toute entreprise qui cherche à garder une longueur d’avance dispose d’un logiciel de réservation de bureau bien conçu. Offrir une expérience du lieu de travail adaptée aux déplacements domicile-travail inclut la création d’un environnement de travail flexible qui encourage la collaboration et la productivité tout en fournissant un accès aux bons outils et aux bonnes ressources. L’un des outils les plus importants dans ce contexte est le logiciel de réservation des bureaux et des salles. Ce billet de blog et l’infographie associée traitent des fonctionnalités et capacités essentielles que les gestionnaires de lieux de travail et les employés doivent exiger lorsqu’ils recherchent un logiciel de réservation répondant à leurs besoins.
Infographie gratuite
10 éléments clés à prendre en compte lors de la sélection d’un logiciel de réservation de bureau
10 éléments clés à prendre en compte lors de la sélection d’un logiciel de réservation de bureau
Capacités essentielles requises pour un logiciel de réservation de bureau
Du point de vue de l’employé :
- Simplicité de réservation
La réservation d’un bureau, d’une salle ou d’un service via différents points de contact doit être intuitive et simple. En fonction de leurs préférences personnelles et du lieu où ils se trouvent, les employés doivent être en mesure de réserver à distance (par exemple à l’aide de leur téléphone portable ou d’une interface Web synchronisée avec Google et Outlook) ou sur place (grâce à de grands écrans tactiles comme des kiosques placés dans des zones à forte fréquentation, à des écrans interactifs à l’extérieur des salles de réunion, ou via une numérisation rapide de code QR).
- Point de vente unique
Les employés doivent être en mesure de réserver tout ce dont ils ont besoin en une seule fois, à savoir les espaces, les services, les places de parking et les équipements. Le concept de point de vente unique permet aux employés de gagner du temps et crée une expérience de réservation fluide.
- Recherche de collègues
La possibilité de trouver des collègues en fonction de leurs réservations est une fonctionnalité utile pour la collaboration de groupe. La recherche d’un emplacement de bureau et la facilité d’accès aux collègues et aux équipes pour un travail de groupe sont efficaces lorsque ces fonctions sont intégrées au logiciel de réservation de bureau.
- Interface de plan numérique et filtre efficace
Des plans d’étages numériques avec superposition d’informations (occupation, confort, qualité de l’air) constituent une autre fonctionnalité utile pour améliorer l’efficacité du logiciel de réservation des bureaux et salles. L’interface doit disposer de multiples filtres pour affiner le processus de recherche, offrir différentes options en matière de lieux, type d’espace et taille, disponibilité et équipements.
Du point de vue du gestionnaire de lieu de travail/gestionnaire de services généraux :
- Réservations de groupe
Les réservations de groupes facilitent le travail collaboratif qui tire parti d’une proximité immédiate des autres membres de votre équipe. Un logiciel de réservation de bureau doit proposer des outils qui permettent un paramétrage aisé des réservations de groupes.
- Intégration GMAO
Une gestion sans heurt et la maintenance des services généraux impliquent souvent un mélange de services liés aux infrastructures (hard services) et de services connexes (soft services). Un logiciel de réservation doit s’intégrer entièrement à une plateforme plus large de gestion des services généraux (GMAO ou Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur) pour des aspects comme les bons de travail, la gestion des stocks et les services de réception afin de rationaliser les procédures d’enregistrement des visiteurs et garantir une exploitation fluide.
- Intégration des données de capteurs
Une intégration des données de capteurs (optionnelle) permet une plus grande transparence, des choix mieux éclairés et une expérience plus personnalisée du lieu de travail. Des capteurs en réseau fournissent des informations en direct, les occupants ont ainsi accès aux données en temps réel sur l’occupation de l’espace et les conditions ambiantes comme la température des salles et la qualité de l’air. En ayant ces informations à portée de main, les employés peuvent immédiatement choisir les espaces qui leur conviennent le mieux.
- Règles cérébrales
Un logiciel de réservation doit avoir la capacité d’établir des règles configurables pour améliorer l’utilisation des ressources et l’expérience des occupants, notamment la possibilité de créer des règles d’annulation automatique de réservations lorsque les salles ou les bureaux restent inoccupés, ou de recevoir des notifications concernant des réunions à venir, des niveaux de confort et bien davantage.
- Renseignements sur l’occupation
Enfin, la structure du bureau moderne s’est modifiée, et une gestion efficace de l’occupation est cruciale. L’utilisation d’un logiciel de réservation pour analyser l’occupation et améliorer l’utilisation de l’espace de travail est vitale pour la gestion du lieu de travail. Cela permet une visualisation et une analyse de l’occupation sur une base hebdomadaire, mensuelle et à long terme.
Le choix d’un logiciel de réservation de bureau – En conclusion
Le déploiement d’un logiciel de réservation de bureau est devenu la norme dans la plupart des entreprises. La sélection et le choix d’un bon logiciel de réservation de bureaux et de salles qui optimise la productivité et l’efficacité d’exploitation impliquent toutefois plus que de simples fonctionnalités. Des éléments interactifs comme l’intégration de capteurs, des renseignements sur l’occupation et des capacités de règles cérébrales sont des outils essentiels pour améliorer le développement du lieu de travail. Un logiciel de réservation de bureau doit être intégré de manière fluide à l’exploitation du lieu de travail afin de fournir une excellente expérience utilisateur et améliorer les performances de l’entreprise.
