Les modalités d’organisation des entreprises du secteur tertiaire ont connu de très importantes évolutions ces dernières années. Pour s’adapter au contexte sanitaire ou plus généralement pour répondre aux nouvelles attentes de leurs collaborateurs, elles ont développé le flex office, ou bureau flexible.
Si ces nouveaux modes de travail sont devenus quasiment incontournables pour recruter et fidéliser les salariés, et notamment pour leur offrir des espaces collaboratifs adaptés et disponibles, il est nécessaire de se doter des bons outils pour garantir une organisation optimale et assurer une mise en place aussi fluide que possible.
Bureau flexible ou flex office : de quoi parle-t-on ?
Bureau flexible, flex office, flexi-bureau ou encore bureau dynamique : tous ces termes recouvrent une même modalité de gestion des espaces et lieux de travail au sein de l’entreprise.
Qu’est-ce que le flex office ?
Le concept de flex office est basé sur le constat que les différents collaborateurs d’une même entreprise sont de plus en plus rarement tous présents simultanément dans les locaux de celle-ci. Le télétravail de plus en plus développé, le temps partiel, les déplacements ou encore les congés sont autant de facteurs contribuant à cette situation.
Dans ce contexte, continuer à disposer et entretenir des bureaux capables d’accueillir l’intégralité des salariés de l’entreprise ne fait plus vraiment sens. Les entreprises ont donc tendance à réduire la taille de l’espace de travail afin qu’il reste suffisant pour le nombre de collaborateurs susceptibles d’être présents en même temps tout en évitant des dépenses superflues.
De plus, le flex office intègre la nécessité d’offrir différentes modalités de travail aux occupants de lieux, en fonction de leurs tâches du moment ou de leurs envies : boxs fermés pour téléphoner, salles de réunion, espaces de convivialité, lieux de détente, etc.
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Pourquoi le flex office ?
La mise en place des principes et pratiques du bureau flexible présente de nombreux avantages pour les entreprises et leurs salariés.
En premier lieu, un bureau organisé en flex office permet de réduire les coûts immobiliers, à travers un gain de place et des coûts de maintenance réduits.
Par ailleurs, le « flex bureau » favorise la productivité et la créativité des collaborateurs, qui peuvent choisir l’espace le plus adapté à leurs besoins et à leurs tâches du moment. Ils peuvent aussi disposer d’espaces conviviaux pour leurs rendez-vous professionnels, ou bien rester chez eux s’ils ont besoin de calme. Toute cette flexibilité permet également d’éviter l’installation d’une routine néfaste.
De plus, en leur proposant des modalités de travail adaptées à leurs envies et à leurs besoins, cette organisation améliore l’engagement des salariés qui s’investissent plus volontiers dans la durée. Cette flexibilité est d’autant plus importante que les usages ont beaucoup évolué : les bureaux sont aujourd’hui bien plus utilisés pour des moments de collaboration qu’auparavant, et moins pour du travail individuel, et ils doivent donc offrir des espaces de collaboration adaptés, agréables et disponibles.
Enfin, le flex office est bénéfique à la communication et au partage au sein des équipes. Non seulement l’information circule plus facilement et rapidement, mais les équipes sont plus soudées car tout le monde a l’occasion de croiser tout le monde, contrairement à un système où chacun dispose toujours du même bureau et côtoie donc toujours les mêmes personnes.
Pourquoi adopter une solution dédiée au bureau flexible ?
Certes, une organisation de bureau flexible présente de nombreux avantages. Mais pour que l’entreprise et ses collaborateurs en profitent au maximum et pour éviter que des désagréments majeurs n’apparaissent, il est indispensable de se doter d’une solution informatique adaptée à cette modalité de gestion des espaces de travail.
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Les possibles inconvénients du bureau flexible
L’instauration d’une organisation flexible comporte certains risques si elle n’est pas correctement gérée :
- apparition de conflits si la règle implicite du « premier arrivé, premier servi » s’installe, provoquant du stress et des tensions entre collègues, par exemple si certains choisissent toujours les places considérées comme les meilleures ;
- détérioration de la qualité des liens entre collègues : s’ils sont trop systématiques, les changements de postes peuvent nuire à l’instauration de liens de qualité entre les salariés ;
- dépersonnalisation des espaces de travail : l’absence de place attitrée peut, chez certaines personnes, entraîner un sentiment d’être interchangeable, et les empêcher de trouver leur place dans l’entreprise.
Pour éviter que ces désagréments n’apparaissent, il est nécessaire de recourir à une solution spécifiquement pensée pour le bureau flexible, qui propose des fonctionnalités adaptées à ce mode d’organisation.
Qu’est-ce qu’une solution flex office peut faire pour vous ?
Une solution dédiée fournit plusieurs fonctionnalités qui rendent une gestion flexible des bureaux plus efficace, plus simple et plus fluide.
Obtenez des informations sur l’utilisation de l’espace et les conditions ambiantes
Grâce à une solution comme Spacewell Workplace, vous pouvez exploiter les données détaillées fournies par des capteurs pour dresser un tableau précis de l’utilisation des différents espaces d’un bâtiment : taux d’occupation, qualité de l’air, problèmes environnementaux… Cette analyse constitue la base indispensable de toute volonté d’amélioration de la qualité de l’environnement de travail.
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Ajustez l’espace et aidez à la prise de décision
Grâce à ce suivi de l’occupation et de l’utilisation des espaces de travail, les entreprises peuvent identifier ceux qui sont sous-utilisés ou, à l’inverse, ceux qui sont très demandés. Il est ainsi beaucoup plus simple de reconfigurer les bureaux en fonction des besoins et des demandes de leurs occupants. La gestion immobilière est elle aussi améliorée, par exemple en sous-louant les espaces inutilisés.
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Fournissez un aperçu en temps réel de l’utilisation des espaces
Avec une solution flex office performante, les données fournies par les capteurs sont mises à disposition des collaborateurs en temps réel, par exemple sur leurs smartphones. Ils peuvent ainsi à tout moment trouver des espaces disponibles adaptés à leurs besoins.
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Permettez l’adaptation des services selon l’activité
Dans un système de bureau flexible, les prestations de services (entretien, nettoyage, etc.) doivent pouvoir être adaptées en fonction de l’utilisation des espaces, par nature moins prévisible que dans une organisation classique. Elles doivent être réalisées non plus selon des horaires fixes mais en fonction de l’activité.
Avec une solution adaptée au flex office, les équipes chargées de ces services reçoivent des instructions directement sur leurs smartphones leur indiquent les espaces où elles peuvent ou doivent intervenir. Leurs tâches sont ainsi adaptées de façon dynamique en fonction de l’utilisation réelle des différents espaces, et les conditions de travail des utilisateurs des bureaux s’en trouvent améliorées.
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Spacewell Workplace, une solution flex office « tout-en-un »
Très concrètement, la mise en place des principes du bureau flexible implique un certain nombre de pré-requis :
- réseau wi-fi efficace ;
- des connectiques dans chaque espace de travail ;
- un système connecté de stockage des fichiers (idéalement dans le cloud) ;
- l’existence d’au moins une salle de réunion et d’au moins une « phone room » dédiée aux appels téléphoniques.
Une entreprise qui dispose de l’ensemble de ces pré-requis peut alors déployer la solution Workplace de Spacewell (Regardez une video d’explication), qui fournit l’ensemble des fonctionnalités nécessaires à une gestion fluide et efficace en mode flexible :
- un outil de monitoring de l’espace pour en optimiser l’utilisation ;
- une application workplace pour faciliter cette utilisation par les collaborateurs ;
- un logiciel de réservation de salles ;
- une application de réservation de bureaux.
Les principes du bureau flexible sont d’ores et déjà appliqués par de nombreuses entreprises, et tout le secteur tertiaire est voué à les adopter à court terme pour répondre aux nouvelles attentes de leurs collaborateurs.
Pour les dirigeants et managers, l’enjeu n’est donc plus d’adopter ou non ce mode d’organisation et de gestion des espaces de travail, mais de se doter des outils qui le rendront plus facile et plus efficace.
En choisissant Spacewell Workplace, vous vous donnez toutes les chances de répondre avec succès à cette problématique et de donner ainsi pleine satisfaction à vos équipes tout en réalisant des économies substantielles.
