La gestion de l’environnement de travail est un domaine qui a gagné en importance au cours des dernières années. Les secteurs spécialisés dans la gestion d’installations et d’espaces de travail ont en effet évolué rapidement depuis une vingtaine d’années, et les entreprises ont de plus en plus conscience de la place essentielle qu’occupent l’immobilier dans leur bilan et un bon environnement de travail dans la productivité de leurs salariés.
Pour les facility managers et autres professionnels de la gestion d’environnements de travail, l’adoption d’une solution IWMS représente un atout majeur pour améliorer la qualité et la rentabilité des services qu’ils fournissent. Une approche intégrée du workplace management leur permet ainsi de s’adapter aux évolutions les plus récentes du monde du travail et aux contraintes qu’ils doivent prendre en compte tout en réduisant les coûts.
Gestion de l’environnement de travail : définition et enjeux
La gestion de l’environnement de travail
La gestion de l’environnement de travail, parfois appelée workplace management, est un concept global qui regroupe à la fois la gestion des services, des équipements, des processus et des technologies qui permettent aux salariés de travailler, collaborer, apprendre et innover.
L’objectif de ce type de gestion est de mettre l’environnement de travail au service des employés (employé-centric) afin d’améliorer le bien-être et l’expérience utilisateur de ces derniers.
La mise en place et le maintien d’un bon environnement de travail permet alors de favoriser l’efficacité et la productivité des collaborateurs de l’entreprise. Une bonne gestion est celle qui atteint ces objectifs en s’adaptant aux nouveaux besoins tout en optimisant les coûts.
Performance et environnement de travail
La gestion de l’environnement de travail est une notion qui dépasse les fonctions traditionnelles des services généraux ou du facility management en se fixant pour but d’améliorer la performance et la bonne collaboration des employés. Plus qu’une simple fonction support, il s’agit d’un véritable outil stratégique à la disposition des entreprises qui peut les aider à atteindre leurs objectifs. Elle représente une valeur ajoutée mesurable.
Le workplace management est un processus d’amélioration continue qui cherche à atteindre le niveau maximal de performance des espaces de travail des entreprises. Les plus productives d’entre elles ont aujourd’hui en commun de reconnaître le rôle de cette fonction dans l’engagement et la productivité de leurs salariés.
La gestion de l’environnement de travail peut se décliner à des échelles très différentes, depuis la gestion de quelques postes de travail à celle d’un vaste portefeuille immobilier internationalement réparti. Dans tous les cas, elle englobe tous les processus qui permettent d’améliorer le niveau de performance des espaces de travail, depuis la planification stratégique jusqu’à l’utilisation opérationnelle des équipements en passant par la sécurité, la maintenance ou la restauration.
Une méthode de rationalisation des espaces de travail
Au-delà d’une simple augmentation de la productivité des salariés, une bonne gestion de l’environnement de travail permet également de rationaliser l’organisation des espaces et des équipements, et donc de réduire les coûts.
Cette rationalisation est loin d’être une évidence : il a ainsi été montré que le taux d’occupation moyen des espaces de travail se situe généralement entre 50 et 60%. En particulier, certains équipements coûteux comme les salles de réunion, le parc automobile ou certains matériels spécifiques ont souvent un taux d’occupation faible par rapport à leur coût d’exploitation.
Optimiser ce taux d’occupation passe généralement par l’instauration de nouveaux concepts autour de l’environnement de travail. Les entreprises les plus innovantes à ce sujet cherchent ainsi à mettre en place un type d’environnement de travail centré sur l’activité de leurs salariés pour favoriser leur collaboration et leur productivité. Ceux-ci peuvent eux-mêmes choisir quand, comment et avec qui ils travaillent, afin d’adapter leur façon de travailler à leurs activités et à leurs besoins.
L’IWMS, une réponse à l’importance nouvelle de la gestion de l’environnement de travail
Les professionnels de la gestion d’espaces de travail sont actuellement confrontés dans leur activité à un besoin croissant de réduction des coûts, de transparence et flexibilité. Quels sont les coûts réels et où trouver des économies potentielles ? Comment adapter le patrimoine immobilier et les services à l’évolution des exigences de l’entreprise ? Comment maintenir un niveau élevé de qualité de service pour un coût abordable ? Quelle est la meilleure stratégie de sous-traitance ?
Voici une partie des questions auxquelles ils doivent aujourd’hui répondre, tout en se conformant à la législation, aux impératifs du développement durable ou aux évolutions technologiques.
Dans ce contexte, ces professionnels ont un besoin croissant d’informations fiables à tous les niveaux : stratégique, tactique et opérationnel. Les données opérationnelles sur les bâtiments et espaces de travail et sur leur utilisation leur sont de plus en plus indispensables pour optimiser leur gestion tout en fournissant à leurs occupants un bon environnement de travail.
L’IWMS et les 3 niveaux d’optimisation de l’environnement de travail
Une solution IWMS peut aider les entreprises à fournir un bon environnement de travail à leurs collaborateurs tout en optimisant les coûts à trois niveaux différents.
Le niveau stratégique
Adopter l’IWMS permet d’aligner à moyen et long terme les stratégies d’entreprise et l’environnement de travail. De nombreux paramètres ont une influence sur cet environnement : croissance, nouveaux marchés, évolutions du personnel, fusions, etc.
En utilisant une solution de gestion intégrée de l’environnement de travail, toutes ces évolutions peuvent être prises en compte et utilisées pour prendre les décisions stratégiques les plus adaptées. Elle permet également d’anticiper les besoins futurs en élaborant différents scénarios en fonction des évolutions possibles et des objectifs de l’entreprise.
Le niveau tactique
L’objectif du workplace management, au niveau tactique, est de mettre en œuvre la stratégie définie par l’entreprise et d’assurer le pilotage et le contrôle continu des performances pour les améliorer si besoin.
Dans le cadre de l’IWMS, ce processus intègre tous les projets et activités qui permettent d’optimiser les espaces de travail, ce qui inclut la prise en compte et la coordination des changements produits par les évolutions de l’entreprise.
Cela permet une gestion tactique de l’environnement de travail, grâce à une grande variété de solutions et d’analyses pour planifier et gérer les changements en fonction des taux d’utilisation et des coûts. Par exemple, le recours à un système de conception assistée par ordinateur (CAO) permet de visualiser l’utilisation présente et future des espaces de travail.
Le niveau opérationnel
Les aspects stratégique et tactique ne doivent cependant pas faire oublier la condition première d’une gestion réussie de l’environnement de travail : l’excellence opérationnelle et la flexibilité. En effet, un espace de travail dans lequel les utilisateurs peinent à trouver un poste ou une salle de réunion disponible quand ils en ont besoin ne peut pas être considéré comme bien géré. La valeur ajoutée première du workplace management est donc de faciliter leur travail en leur offrant des solutions intelligentes pour repérer, réserver et utiliser les espaces et équipements dont ils ont besoin.
L’utilisation d’une solution IWMS permet à la fois la réservation de salles et espaces de travail et leur utilisation sans réservation lorsqu’ils sont disponibles. Pour cela, le recours à des capteurs de présence et un outil d’analyse des taux d’utilisation est indispensable. Pour les facility managers, ces technologies sont par ailleurs une aide précieuse pour limiter les taux d’inoccupation et pour adapter de manière optimale les services proposés au taux d’occupation réel d’un bâtiment.
Le constat est implacable : pour être efficace, la gestion de l’environnement de travail doit maintenant prendre en compte de nombreux paramètres. C’est pourquoi adopter une solution de gestion intégrée est aujourd’hui incontournable pour les professionnels qui souhaitent être en mesure de fournir aux occupants un bon environnement de travail tout en maîtrisant les coûts.
