Le flex office, parfois appelé flexi bureau, est un concept de plus en plus répandu dans le monde du travail. S’il désigne des pratiques qui remontent aux années 90, il est revenu à la mode en France dans les années 2010 puis a été fortement mis en lumière à l’occasion de la pandémie de Covid 19.
Toutes les projections indiquent que le flex office va continuer à se développer dans les prochaines années, pour de multiples raisons. Pour autant, les nombreux avantages de la logique flex adaptée aux espaces de travail ne doivent pas faire oublier qu’une entreprise a grandement intérêt à appréhender cette pratique dans sa globalité et à se doter des bons outils pour que le flex office présente plus d’avantages que d’inconvénients.
Le flex office : définition et exemples
La définition du flex office
Ce terme, parfois remplacé par sa forme française « flexi bureau », désigne une façon d’attribuer les postes de travail aux salariés. Dans un mode d’organisation classique, qu’il s’agisse d’un open-space ou de bureaux fermés, chaque salarié se voit attribuer un poste fixe.
En revanche, dans des bureaux organisés selon le principe du flex office, l’espace de travail est réparti entre tous en fonction des usages. Les salariés occupent donc les zones qui conviennent le mieux aux tâches qu’ils réalisent ou qui correspondent le plus à leur mode de travail. Selon le moment de la journée, leur activité du moment ou leurs préférences, les salariés peuvent donc s’installer à un bureau, dans une salle de réunion, un espace bulle ou à la cafétéria ou dans un espace de création, ou encore travailler de chez eux.
Précisons que le concept de flex office est différent de celui de desk sharing, qui signifie seulement l’absence de bureau attitré au sein des locaux de l’entreprise.
Le flexi bureau dans la pratique : quelques exemples
Dans la pratique quotidienne, le fonctionnement du flexi bureau est assez simple. Chaque salarié récupère à son arrivée son ordinateur et autres instruments de travail dans l’espace de rangement personnel et sécurisé qui lui est réservé. Il rejoint ensuite l’espace de travail qui correspond à sa mission du jour ou du moment et à sa préférence.
Par exemple, s’il a besoin de calme et de tranquillité pour avancer seul sur un dossier particulier, il peut s’installer à un bureau ou dans un espace bulle, voire travailler de chez lui. S’il doit travailler en équipe sur un projet créatif, il peut s’installer avec ses collègues dans une salle de réunion ou un espace de création. S’il préfère travailler seul dans un cadre animé ou souhaite échanger informellement avec des collègues, il peut rejoindre la cafétéria ou l’espace informel.
Avantages et inconvénients du flex office
Le principe de flex office présente de nombreux avantages, mais aussi quelques inconvénients s’il n’est pas appliqué avec les bons outils et une bonne organisation.
Les avantages du flex office
Limiter les coûts
Le premier avantage du flex office est de permettre aux entreprises de réduire les coûts liés à leurs locaux. En choisissant de mettre en place un espace flex, elles peuvent réduire le nombre et la surface moyenne des postes de travail, ce qui fait baisser le montant des loyers et des charges liés à l’immobilier.
Favoriser la productivité et la créativité
En leur permettant de choisir l’espace le plus adapté à leurs tâches et à leurs besoins du moment, le bureau flex offre aux collaborateurs de l’entreprise une liberté qui favorise leur productivité et leur créativité. Ils peuvent ainsi organiser leurs rendez-vous professionnels autour d’un café ou rester chez eux s’ils ont besoin de calme ou de concentration. Cette organisation aide également à lutter contre le sentiment de routine, qui nuit généralement à la productivité.
Encourager les liens
En favorisant les changements d’environnement et les déplacements, l’organisation flex incite les salariés à nouer des liens entre des services différents, ce qui est plus difficile avec une organisation classique. Le développement d’une forte culture d’entreprise est ainsi facilité, tout comme le partage de compétences.
Favoriser l’engagement des collaborateurs
Le bureau flex est un bon moyen d’améliorer l’engagement des collaborateurs au sein de l’entreprise. Il correspond en effet à un mode de management basé sur la confiance plutôt que sur le contrôle, et leur offre un confort, par exemple en réduisant les temps de transport, ce qui les incite à s’investir dans la durée.
Une meilleure hygiène
Sans postes attitrés, les employés en flex office sont tenus de nettoyer les espaces qu’ils occupent après leur passage. La propreté et l’hygiène globales des locaux professionnels sont ainsi favorisées.
Les risques liés au flex office
La mise en place du « flexi bureau » comporte également quelques risques qui doivent être correctement appréhendés pour limiter les effets négatifs de ce mode d’organisation.
Un bureau impersonnel ?
Pour les salariés habitués à travailler dans un espace qu’ils ont personnalisé avec le temps, par exemple au niveau de la décoration, le passage au flex office peut être perturbant. Mettre des casiers personnels à leur disposition afin qu’ils puissent chaque jour retrouver quelques objets qui leur permettent de se sentir à l’aise pourra les aider à s’adapter.
L’importance des règles
L’organisation flex des locaux professionnels requiert une attention particulière du management à deux types de règles. D’une part, les règles de savoir-vivre sont encore plus importantes qu’en organisation traditionnelle. D’autre part, tous les collaborateurs doivent jouer le jeu des règles du flex office, sans quoi les avantages du flex office risquent d’être annulés, par exemple avec des personnes qui s’assoient toujours aux mêmes places à côté des mêmes collègues.
La sur-occupation des espaces
Certaines entreprises qui choisissent le flex office pensent trop à réduire la surface de leurs locaux, ce qui les conduit à sous-estimer leur taux d’occupation. Les espaces de travail se retrouvent alors surchargés, ce qui nuit évidemment à la productivité et au bien-être des salariés.
Comment mettre en place le flex office ?
Pour maximiser les avantages du flex office et en minimiser les inconvénients, il est important de mettre en place les bonnes méthodes et les bons outils.
Les outils au service du bureau flex
La mise en place d’une organisation flex nécessite une préparation matérielle rigoureuse ainsi que l’adoption de certains outils incontournables.
D’une part, chaque salarié doit disposer d’un ordinateur portable et d’un smartphone. L’entreprise doit être équipée des services essentiels suivants :
- un réseau wi-fi performant ;
- un système de stockage des fichiers, par exemple dans le cloud ;
- des connectiques efficaces dans chaque espace de travail ;
- une ou plusieurs salles de réunion ;
- au moins une « phone room » réservée aux appels téléphoniques.
Mais ces services essentiels ne suffisent pas à garantir une mise en place harmonieuse et réussie du flex office. Pour ce faire, il faut aussi adopter des outils plus spécifiquement pensés pour le fonctionnement d’un espace flex :
- un logiciel de réservation de salles de réunion ;
- un logiciel d’office hotelling ou réservation de bureau ;
- un space monitor pour optimiser l’utilisation de l’espace ;
- une application workplace pour fluidifier l’utilisation de l’espace par les salariés.
Appliquer les bonnes méthodes au service du bureau flex
Outre ces outils, l’instauration des principes du flex office requiert un véritable accompagnement des managers. Celui-ci permettra d’éviter l’isolement potentiel de certains salariés, de dynamiser les équipes à travers l’organisation de réunions régulières et le maintien d’une cohésion d’équipe et d’entreprise.
Par ailleurs, l’entretien des locaux par les services généraux doit être optimal, et s’appuyer pour cela des bons outils numériques. En effet, tous les espaces doivent rester agréables et fonctionnels pour ne pas générer de tensions au sein des équipes.
Si le flex office est appelé à être mis en place dans de nombreuses entreprises en raison de ses nombreux avantages, il est important de préparer en amont l’adoption de ce mode d’organisation des espaces de travail, sans quoi il peut devenir contre-productif. Pour ce faire, une bonne organisation et le recours à des outils performants et spécifiques sont indispensables.
