Optimiser la configuration des espaces de bureaux – Aligner l’offre et la demande (Le bureau hybride, article N° 4)

Alors que l’article précédent s’intéressait essentiellement à la façon dont le travail hybride peut influencer la taille de l’empreinte écologique des bureaux, cet article s’interroge sur le type d’espace que les employés vont rechercher lorsqu’ils reviendront au bureau. Un nombre grandissant d’analystes prévoient une évolution vers des espaces collaboratifs et de socialisation au bureau, certaines sociétés étant déjà en train de réaménager leurs bureaux pour s’adapter à ce changement. ¹

Alors qu’il y a de bonnes raisons d’accueillir la collaboration et de prévoir une demande accrue d’espaces dédiés aux groupes, il y a également des raisons valables pour adopter une approche plus prudente. Avant de transformer l’ensemble du portefeuille immobilier, les sociétés gagneraient à surveiller attentivement leurs informations actuelles d’utilisation pour voir vers quelles zones les employés se tournent à la réouverture des bureaux.

Les attentes en matière de futur collaboratif

La logique qui sous-tend les prévisions d’un lieu de travail axé sur la collaboration est assez simple. Les recherches entreprises pendant toute la pandémie ont révélé que la productivité des employés est restée élevée, voire a encore augmenté pour de nombreux types de tâches, les plus difficiles à accomplir à distance étant la collaboration et d’analogues activités créatives de groupe.

Dans une évaluation du potentiel à distance de 2 000 activités, McKinsey a identifié que l’enseignement, la formation et le coaching, ainsi que fournir des conseils, avoir des pensées créatives et communiquer avec des collègues sont des activités qui ont subi une perte de productivité disproportionnée avec le télétravail² . Un sondage auprès des employés semble confirmer ce constat : les résultats d’une enquête menée par JLL suggèrent par exemple que 70 % des employés considèrent qu’il est préférable d’être au bureau pour des activités de team-building ³ , tandis que PwC a montré que pour 87 % des employés, le bureau est important pour la collaboration.⁴ Selon certaines sources, de nombreuses entreprises indiquent redouter qu’un manque de « télescopages créatifs » ne cause un ralentissement du rythme de l’innovation.

Ces résultats soutiennent fortement l’idée que le bureau devrait fournir un environnement physique favorisant l’interaction, que ce soit en concevant des espaces pour accroître la probabilité de croiser des collègues ou en fournissant plus d’espaces collectifs en vue d’interactions ciblées.

Le bureau sert-il uniquement à collaborer ?

Même si cette vision paraît intuitivement logique, elle ne tient toutefois pas compte de plusieurs facteurs qui pourraient ralentir ou empêcher une telle transition. Tout d’abord, de nombreux employés continuent de signaler qu’ils sont nerveux à l’idée de retourner au bureau pour des raisons de santé et de sécurité. D’autres sources laissent également entendre que de nombreux employés souffrent d’une toute récente anxiété sociale ⁵ . Bien que ces réactions liées au retour au bureau puissent n’être que de courte durée, les employés risquent d’être plus méfiants pendant un certain temps à l’idée de travailler en groupes importants, ou pourront avoir des attentes différentes quant à l’espace nécessaire pour se sentir à l’aise ou productif. Même lorsque les employés recherchent des espaces collaboratifs, il est possible qu’ils se tournent vers des espaces collaboratifs différents de ceux prévus par les responsables, en préférant de petites salles en comités restreints aux salles de conférence plus grandes, ou l’inverse.

Une deuxième raison pour laquelle un passage massif à des bureaux ouverts et collaboratifs pourrait ne pas fonctionner comme prévu est que cela repose sur l’hypothèse que les employés peuvent effectivement réaliser un travail individuel et ciblé à la maison. Des enquêtes ont toutefois révélé que la qualité de l’espace de travail et le niveau de distraction à domicile varient fortement. Le domicile ne fournit pas un bon support⁶ pour un nombre important d’employés qui ont peut-être vraiment besoin du bureau pour travailler dans le calme et se concentrer.

Élaborer une stratégie de configuration des bureaux

Plutôt que de réaménager les bureaux pour répondre aux prévisions de changement radical de ces espaces, une autre approche consiste à se concentrer sur les tendances des données. Même si la reconfiguration de certains bureaux a certainement du sens, les entreprises pourraient également profiter d’une approche plus progressive en surveillant à la fois l’occupation et l’utilisation de différents types d’espaces disponibles au bureau, de manière à aligner l’offre et la demande d’espace au fil du temps.