Le flex office est un mode d’organisation des espaces de travail en plein développement qui comporte de nombreux avantages, mais aussi quelques inconvénients. Avant de le mettre en place, il est donc important d’être conscient de ceux-ci et d’adopter les bons outils pour en tirer le meilleur parti.
Qu’est-ce que le flex office ?
En cours depuis plusieurs années dans de nombreuses entreprises, la diffusion du concept de flex office a connu une nette accélération pendant la période de la pandémie de Covid. Mais qu’est-ce que le flex office exactement ?
Flex office : définition
Le terme de flex office désigne un mode d’organisation qui consiste à aménager et à répartir les espaces de travail en fonction des usages et des besoins des collaborateurs. Son objectif est de proposer des conditions de confort et d’ergonomie permettant d’optimiser le bien-être et la productivité des salariés.
Le flex office en pratique
Dans la pratique, les salariés n’ont plus de bureau attitré, mais partagent l’ensemble des espaces de travail. Chaque jour, chaque collaborateur se rend dans la zone qui convient à ses tâches et besoins du moment, et s’enregistre à l’aide de ses identifiants pour retrouver son espace de travail digital personnel.
Parmi les différents espaces, on peut trouver un grand open space, des box isolés pour passer des appels ou réaliser des visio-conférences, des salles de réunion connectées, des espaces détente… et, bien sûr, le domicile des salariés qui peuvent choisir de télé-travailler.
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Flex office : avantages et inconvénients
L’application des principes du bureau flexible est généralement très bénéfique aux entreprises et à leurs salariés. Cependant, il est important de bien comprendre les avantages et les inconvénients du flex office pour en saisir les enjeux et choisir la bonne méthode et les bons outils pour le mettre en pratique.
Les avantages du flex office
S’il est difficile de recenser intégralement les avantages du flex office, on peut néanmoins en dégager les principaux.
La flexibilité
La flexibilité permise par ce type d’organisation est un avantage en soi. En effet, avec l’évolution des usages et leur diversification, les salariés peuvent avoir des préférences différentes en termes de modalités de travail. Alors que certains privilégient le télétravail, d’autres préfèrent alterner entre celui-ci et le travail au bureau, ou encore travailler principalement sur site avec leurs collègues. La flexibilité permet à chacun de choisir ce qui lui convient le mieux tout en ayant toujours accès à l’ensemble de son environnement numérique de travail.
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Limiter la routine
En provoquant des changements de place réguliers avec la suppression des postes de travail fixe, le flex office permet de lutter contre une routine souvent nocive à la vie de bureau sur le long terme. Les salariés ont ainsi plus d’occasions de rencontrer de nouvelles personnes ou de découvrir de nouvelles ambiances, ce qui favorise le travail collaboratif et la créativité.
Améliorer la productivité
La liberté donnée aux collaborateurs grâce à une organisation flexible permet de stimuler leur productivité. Chacun peut ainsi choisir l’environnement le plus adapté à ses tâches du moment, en s’isolant dans une salle s’il a besoin de concentration, en télétravaillant si cela lui permet d’être plus efficace, ou en travaillant collectivement dans une salle de réunion s’il en a besoin, sans déranger ses autres collègues.
Réduire le temps de transport
Le temps passé dans les transports est souvent un problème important dans les grandes aires urbaines. En donnant la possibilité aux salariés de télétravailler régulièrement, le flex office favorise leur qualité de vie et donc leur engagement.
Limiter les charges immobilières
Bien gérés, des locaux utilisés pour le flex office sont moins occupés. Avec la mise en adéquation du niveau de présence physique des salariés avec la surface des locaux, les entreprises peuvent réduire la superficie de ceux-ci, et réaliser d’importantes économies en matière de charges immobilières.
Optimiser les m² de la surface de bureaux
Introduire le flex office dans votre entreprise ouvre de nouvelles perspectives en matière d’optimisation des espaces. Dès lors que la plupart des salariés alternent entre home office et bureaux flexibles, la surface de locaux nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise s’en trouve drastiquement réduite. Une source d’économie importante pour les entreprises du tertiaire dans un contexte où les prix au m² des bureaux ne cessent d’augmenter.
Les inconvénients du flex office
L’application des principes du flex office comporte certains inconvénients qu’il convient de minimiser.
Les difficultés logistiques
Assurer une logistique efficace dans un mode flex office peut représenter une difficulté majeure si l’organisation de l’entreprise n’est pas adaptée. En effet, maintenir les espaces de travail propres et fonctionnels, gérer les plannings, permettre à chacun de toujours trouver une place représente un défi dans un contexte flexible. En cas de mauvaise organisation, le risque est que les collaborateurs ne soient pas en conditions optimales pour mener leurs tâches à bien, voire se réfugient dans un télétravail non souhaité.
Le risque de dépersonnalisation
L’absence de bureaux ou d’espaces attitrés peut générer chez les salariés un sentiment d’interchangeabilité ou de dépersonnalisation qui peut nuire à leur engagement. Il est donc important de rendre les espaces de travail chaleureux et conviviaux, et de maintenir la qualité des relations au sein de l’entreprise en assurant des moments de convivialité.
La fluidité de la communication entre collègues doit également être garantie malgré l’absence fréquente de proximité physique entre personnes d’un même service.
Adapter le management
Si les modalités de management ne s’adaptent pas à l’organisation en flex office, les bénéfices de celle-ci peuvent rapidement disparaître. Les managers doivent donc développer le principe de confiance dans les relations avec les salariés, et s’appuyer sur des outils opérationnels efficaces, tels qu’un bon système de communication interne, parfaitement maîtrisé par l’ensemble des salariés.
Grâce à la solution Spacewell
Grâce à la solution Spacewell, les entreprises peuvent minimiser les inconvénients du flex office et tirer le meilleur parti de ce mode d’organisation.
Réduire les coûts
Afin d’exploiter au mieux le potentiel de diminution des coûts liés aux espaces de travail, le logiciel de gestion de bureau Spacewell permet de suivre et d’analyser l’évolution des taux d’occupation, et d’adapter la mise à disposition des espaces.
Adapter les espaces aux besoins
Dans la même logique, Spacewell permet d’identifier les modèles d’occupation et les zones de travail préférées des collaborateurs, grâce aux données collectées par les capteurs. Les bureaux peuvent ainsi être adaptés aux besoins et au bien-être des salariés, afin d’encourager leur productivité et leur engagement.
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Gérer les équipements
Dans une organisation en flex office, le suivi des différents équipements et leur entretien peuvent s’avérer compliqués. Avec un logiciel comme Spacewell Workplace (Regarder une vidéo explicative), les entreprises peuvent bénéficier d’un suivi en temps réel de leur état de fonctionnement et des interventions de maintenance nécessaires.
Provide a great workplace experience
Thanks to real-time sensor data, and digital floorplans on mobile tools, employees can easily navigate a flexible workplace environment. They can find and book free spaces without walking around, and can even check the temperature and air quality in meeting rooms.
Mettre en place une organisation intelligente
Utiliser un logiciel de gestion des espaces permet d’adapter les services techniques aux besoins réels des bâtiments et des lieux de travail, grâce aux nombreuses données récoltées. Les services de maintenance s’adaptent ainsi à l’utilisation réelle des espaces, ce qui rend leur travail plus efficace et productif et réduit les coûts d’exploitation.
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L’organisation d’espaces de travail en mode flex office, si elle est bien maîtrisée, présente plus d’avantages que d’inconvénients. En adoptant un logiciel de gestion des espaces comme Spacewell Workplace, les entreprises peuvent s’assurer d’une mise en place réussie et bénéfique tout en réduisant leurs coûts d’exploitation.
