Le ROI des investissements dans des lieux de travail intelligents (Livre blanc)

Synopsis

Le ROI des investissements dans des lieux de travail intelligents

Les entreprises qui cherchent à améliorer leurs lieux de travail jonglent avec un grand nombre de demandes d’investissement concurrentes pour soutenir le travail sur site et à distance. Avec autant de nouvelles priorités, il est normal lors de l’évaluation d’un nouveau produit de se demander comment comparer le retour sur cet investissement (ROI) à celui d’autres produits potentiels.

Les solutions de lieu de travail intelligent, incluant des solutions matérielles et logicielles pour optimiser le lieu de travail physique, rationaliser les méthodes de travail au bureau et créer une expérience positive sur le lieu de travail sont devenues de plus en plus rentables. Toutefois, elles peuvent encore constituer un investissement important. Les discussions à propos du ROI des technologies de lieu de travail intelligent se heurtent souvent au fait que ces technologies ont des applications extrêmement variées, qui ne seront pas toutes pertinentes pour toutes les sociétés, en raison des différences de cultures organisationnelles et de technologies existantes.

Afin d’aider les entreprises à évaluer les solutions de lieu de travail intelligent, ce document décrit les différentes façons dont elles peuvent s’approprier le retour sur investissement avec des technologies de lieu de travail basées sur les capteurs visant à optimiser l’espace et l’expérience employé. Ce document s’inspire fortement de recherches menées par des tiers pour expliquer à la fois la source et l’ampleur du rendement possible, et expose différentes approches de calcul de rendement afin que les investisseurs potentiels disposent de tous les outils nécessaires pour estimer les possibles gains pour leurs espaces de bureau.

L’optimisation de l’espace

Le rendement lié à l’optimisation de l’espace est peut-être la source de ROI la plus importante et la plus visible découlant des solutions de lieu de travail intelligent : Si une entreprise est en mesure de supprimer un étage ou un bâtiment entier en réduisant l’espace inutile,les économies de loyer, de charges diverses et de services sont importantes et faciles à quantifier pour les parties prenantes. Cela permet également d’éviter de futurs investissements immobiliers : trouver des moyens d’optimiser le portefeuille existant (même si cela ne conduit pas à des réductions d’espace) peut aider à retarder ou à réduire la quantité d’immobilier nécessaire à l’expansion.

L’optimisation de l’espace distingue trois approches : l’optimisation de la surface cible la gestion de la quantité d’espace dans l’ensemble, la densification vise à optimiser la quantité d’espace par personne, tandis que l’optimisation de la combinaison des espaces garantit que les types d’espaces fournis correspondent réellement aux espaces dont les employés ont besoin pour les aider dans leur travail.

L’optimisation de la surface du lieu de travail implique la comparaison de la superficie totale d’un lieu ou portefeuille au besoin réel en fonction des données d’occupation et d’utilisation. Cela s’effectue en alignant l’utilisation réelle de chaque type d’espace de travail sur les critères de référence des meilleures pratiques, sous réserve d’ajustements en fonction des caractéristiques de l’entreprise ou du secteur. De plus, en parallèle des moyennes les plus fréquemment citées, il est essentiel lors de la définition des objectifs d’optimisation de tenir compte du pic d’occupation ou de l’occupation maximale. Les technologies de capteurs sur le lieu de travail sont essentielles à cette approche d’optimisation, car elles fournissent des rapports en continu avec un niveau de précision permettant une prise de décision basée sur les données pour savoir quand ajouter ou libérer de l’espace et en quelle quantité.

La densification désigne la réduction de l’espace moyen par personne en mettant davantage d’employés dans le même espace. Si elle est bien effectuée, la densification ne nuit pas à l’expérience employé ou à la productivité, voire pourra entraîner un écosystème de lieu de travail plus diversifié puisque des espaces spécialisés sont ajoutés. L’approche de densification la plus connue consiste à passer de bureaux privés, individuels, à des box et banquettes de bureaux ou à d’autres agencements de bureaux de type open space. Une autre stratégie courante consiste à éliminer complètement les postes attribués et à réduire le ratio bureau/employé. Dans ces environnements densifiés, des solutions de lieu de travail intelligent comme les capteurs peuvent aider les employés à trouver facilement les espaces dont ils ont besoin et à y accéder, en identifiant en temps réel les espaces disponibles. Les avantages de la densification peuvent se traduire par des économies d’espace, mais les recherches ont également lié les environnements denses à une productivité et à une collaboration accrues.

L’optimisation de la combinaison des espaces consiste à reconfigurer les espaces collaboratifs comme les salles de conférence ou de réunion afin d’aligner la taille de l’espace sur les modèles d’utilisation réels. De façon plus générale, il s’agit d’aligner l’offre et la demande d’espace de manière à ce que l’espace soit essentiellement utilisé à sa pleine capacité ou quasiment. L’optimisation de la combinaison des espaces s’effectue en mesurant la fréquence et l’intensité d’utilisation d’un espace dans le temps, en général à l’aide de capteurs de comptage de personnes, bien que d’autres options de détection et de surveillance existent. Les mesures réelles sont ensuite comparées aux référentiels d’occupation et d’utilisation afin d’évaluer les performances combinées de chaque espace, ce qui pourra aider à identifier les espaces sous-utilisés et idéalement à comprendre aussi pourquoi.

L’optimisation de l’expérience employé

L’expérience employé reflète les efforts visant à améliorer l’engagement des employés, avec des avantages en termes de rétention du personnel et de productivité. Bien que l’expérience employé ou du lieu de travail dépendent d’un grand nombre de facteurs, certaines estimations suggèrent que les environnements physiques et technologiques contribuent chacun à hauteur de 30 % de l’expérience employé globale.

Les recherches concernant les espaces flexibles et agiles dans l’environnement de travail fournissent une approche permettant de comprendre comment les technologies peuvent améliorer l’expérience employé, dans la mesure où ces concepts de travail flexible reposent fortement sur la technologie pour fonctionner sans heurt. Les améliorations de productivité associées à l’expérience sur le lieu de travail et rendues possibles par la technologie de l’environnement de travail intelligent s’inscrivent dans plusieurs catégories : objectif, autonomie, communication et réputation.

L’objectif décrit la façon dont la technologie aide les employés à trouver et à accéder aux espaces et outils dont ils ont besoin pour effectuer différents types de tâches au bureau. L’objectif peut également inclure la capacité à associer des employés à des espaces adaptés à leur personnalité ou à leurs besoins (notamment la difficulté à se concentrer dans des environnements bruyants ou des préférences environnementales), indépendamment des tâches qu’ils effectuent. L’alignement de l’espace sur l’objectif est l’un des principes centraux du travail basé sur les activités, mais c’est également la logique régissant d’autres types de travail flexible, notamment le travail hybride.

L’autonomie désigne le sentiment d’efficacité qui découle de la capacité des employés à choisir leur espace de travail au bureau. De ce point de vue, la productivité (ainsi que les avantages tels que la rétention de talents) n’est pas seulement améliorée par la présence d’espaces bien conçus qui favorisent certains types d’activités, mais elle est aussi le résultat du sentiment d’autonomisation et de satisfaction qui découle de ce choix. Ce sentiment positif entraîne à son tour de meilleures performances.

Le concept de communication englobe à la fois les rencontres fortuites qui peuvent stimuler la créativité ainsi que le travail d’équipe quotidien et le sens de la communauté. Faciliter la recherche de collègues et favoriser la densification sont les principales façons dont la technologie peut améliorer les connexions sur le lieu de travail.

La réputation englobe la capacité de l’image de l’entreprise à procurer des bénéfices en termes d’attraction et de rétention des talents, tout comme des avantages plus larges sur le plan moral. Le fait de disposer d’un lieu de travail performant, incluant à la fois espace et technologie, a été associé à un certain nombre de conséquences positives, notamment l’impression d’être plus innovant et plus susceptible d’être recommandé à d’autres par les employés actuels.

Enfin, outre les quatre catégories ci-dessus qui sont associées à un environnement de travail hautement flexible et performant, la technologie sert également d’outil puissant pour optimiser l’environnement de travail et garantir des performances de façon continue. Plus précisément, la capacité de surveiller et d’analyser les données indiquant comment les employés interagissent avec l’espace ne se limite pas à comprendre la taille des salles de conférence préférées des employés, mais peut aussi être utilisée pour recueillir des données systématiques sur la façon dont les employés répondent aux changements d’aménagement. Le dernier avantage de la technologie est donc sa capacité à permettre une expérimentation active sur le lieu de travail.

Chaque grande catégorie d’optimisation du lieu de travail peut être illustrée par des cas d’utilisation simplifiés, mais en réalité, les calculs sont susceptibles d’être beaucoup plus complexes dans la pratique. Une seule entreprise pourrait déployer des solutions dans plusieurs lieux dont les loyers, salaires ou nombres d’employés moyens sont différents. Même au sein de deux sites appartenant à la même entreprise et situés dans la même ville, les résultats pourraient être tout à fait différents. Nous proposons un processus en trois étapes qui permet aux investisseurs potentiels d’estimer leurs possibles gains :

1. Déterminez les scénarios d’optimisation qui s’appliquent pour chaque partie de votre portefeuille.
2. Recueillez les données pertinentes pour l’entreprise, provenant de sources internes et de ressources accessibles au public comme les données d’évaluation comparative.
3. Utilisez ces données pour calculer le retour sur investissement (ROI) ou des estimations de seuil de rentabilité de la technologie afin d’orienter la prise de décision, en gardant à l’esprit que les rendements des différents scénarios pourront ne pas être parfaitement cumulatifs.