Logiciel de réservation d’espaces de travail
Donnez à vos employés la possibilité de trouver et de réserver facilement un bureau ou une salle de réunion qui soit adapté à leurs besoins en terme de capacité, de confort, des équipements ou de la proximité avec les collègues.
Points de contact multiples
Une vaste série de points de contact aident différents types d’utilisateurs dans diverses situations sur le lieu de travail.
Occupation en temps réel
Les données provenant des capteurs en direct indiquent la disponibilité des espaces de travail en temps réel sur les plans d’étage et annulent les réunions qui n’ont pas ou plus lieu.
Solution centralisée
La réservation des espaces de travail est intégrée à la gestion des visiteurs.
Points de contact multiples
Une vaste série de points de contact aident différents types d’utilisateurs dans diverses situations sur le lieu de travail
Occupation en temps réel
Les données provenant des capteurs en direct indiquent la disponibilité des espaces de travail en temps réel sur les plans d’étage et annulent les réunions qui n’ont pas ou plus lieu
Solution centralisée
La réservation des espaces de travail est intégrée à la gestion des visiteurs
Web
Réservez facilement des espaces et ajoutez des services, des équipements et des visiteurs en une seule fois. Donnez aux collaborateurs les moyens d’agir grâce au libre-service et aux fonctions avancées de gestion des flux de travail pour les réservations plus complexes.
Application mobile de réservation
Bien plus qu’une simple application de réservation, cet assistant numérique du lieu de travail facilite la réservation d’espaces, la collaboration, la visualisation des données en temps réel sur les plans d’étage et la localisation des collègues.
Application web de réservation
Une application web responsive, partout et pour tous ceux qui ont besoin d’accéder à l’environnement du bureau et de réserver des espaces sur la base des données (de capteurs) en temps réel.
Synchronisation avec Outlook et Google
Recherchez et réservez aisément des espaces lorsque vous planifiez un rendez-vous sur Google ou Outlook, et procédez à la synchronisation en temps réel de toutes les réservations sur tous les appareils.
Écran mural pour salle de réunion
Idéal pour la réservation de dernière minute d’espaces et de services. Ces écrans tactiles au design magnifique permettent aux utilisateurs de réserver des espaces et de voir en temps réel la disponibilité ainsi que la qualité de l’air intérieur à l’aide de LED de couleur.
Kiosque de réservation sur le lieu de travail
Avec son grand affichage interactif, il est idéal dans les zones très fréquentées. Intégré à l’IoT, il indique l’occupation en temps réel sur les plans d’étages, et permet une réservation instantanée des salles et des bureaux.
Pour assurer le succès du travail hybride
Le passage au travail hybride peut compliquer l’organisation du lieu de travail et la collaboration. Gérez de manière flexible la capacité des bureaux et donnez aux employés la possibilité de réserver leurs propres roulements à l’aide d’un logiciel de réservation de bureau flexible et convivial. Soutenez vos effectifs afin de maximiser le parti qu’ils tirent d’un environnement de travail flexible avec des informations en temps réel sur leurs appareils mobiles.
Une gestion aisée des réunions et des services
- Processus de réservation fiable grâce à un point de référence unique et centralisé
- Intégration complète des bons de travail, de la gestion des stocks et des services de gestion des visiteurs
- Affectation et réimputation des coûts à l’aide de règles métier configurables
Réservations de bureaux
- Le paramétrage de la capacité des bureaux permet aux gestionnaires de déterminer la capacité maximale par zone de bâtiment et de donner l’accès aux employés. Ils peuvent également décider combien de temps à l’avance les employés peuvent réserver un bureau.
- Les employés peuvent effectuer leur réservation de bureau simplement en saisissant le jour et les lieux de leur choix.
- L’employé recevra un courriel de confirmation avec les instructions d’accès et de sécurité.
Intégration des données de capteurs
- Affichage en temps réel de l’occupation des salles de réunion et des bureaux
- Capteurs non intrusifs et facilement placés dans votre espace de travail
- La saisie anonyme des données sur le logiciel de réservation de salles garantit le respect de la vie privée
- Des protocoles basés sur les capteurs annulent les réunions « fantômes » afin d’accroître les espaces disponibles
Règles cérébrales
- Appliquez les règles cérébrales qui annulent automatiquement les réservations si les salles de réunion ou bureaux restent libres ou ne respectent pas les paramètres de confort.
- Notification en cas de non-présentation : si vous avez réservé une salle de réunion, mais que vous ne vous y présentez pas, un courriel de rappel vous sera envoyé après 15 minutes. Vous aurez ensuite 10 minutes supplémentaires avant que le système n’annule votre réservation de la salle.
- Notification de niveau de confort : recevez un message lorsque la température ou le niveau de CO2 dans une salle atteint un certain seuil.
- Réservation de future réunion : recevez un message vous demandant de confirmer une future réservation de salle de réunion. Si le message est ignoré, la réservation de la salle sera annulée.
Tableaux de bord des réservations sur le lieu de travail
- Visualisez les données en temps réel et historiques ainsi que les statistiques relatives aux réunions et aux réservations.
- Analysez les tendances (occupation, utilisation des services, ICP).
- Anticipez les évolutions (espaces et services de taille adaptée)
Ce que les autres en disent
“Grâce à l’utilisation de technologies intelligentes, les affichages des salles de Spacewell ont permis d’améliorer de 30 % l’occupation de nos 200 salles de réunion”
Peggy Excelmans
Responsable de l’équipe Facilities IT Systems, Gouvernement flamand
Questions fréquentes sur le système de réservation des lieux de travail
Un logiciel de gestion des salles de réunion est un outil assisté par l’ordinateur permettant de gérer efficacement l’occupation de vos salles de réunion et d’ainsi optimiser vos espaces de travail.
Un logiciel de gestion des salles de réunion possède plusieurs fonctions telles que : l’optimisation de l’occupation de vos salles de réunion, l’enregistrement de vos visiteurs, la visualisation sur l’utilisation de vos espaces de travail etc…
