L’un des plus grands défis liés à la préparation du bureau hybride (et relatif à mon dernier article) est le degré d’incertitude concernant les modèles d’utilisation, en général et au jour le jour. Alors que le dynamisme et le choix sont souhaitables du point de vue de la rétention des talents, une trop grande flexibilité peut créer des problèmes si elle aboutit à un manque d’espace ou à des goulots d’étranglement. Une solution consiste à éviter complètement la question via des politiques de travail hybride hautement structurées, mais il peut être plus efficace d’établir des politiques ou de modifier le lieu de travail d’une manière qui essaie d’accueillir de nouveaux comportements liés à l’environnement de travail.
En quoi le dynamisme du bureau hybride représente-t-il un défi immobilier ?
Le défi du travail flexible à grande échelle est tout simplement celui-ci : si les choix individuels des employés ont tendance à causer des regroupements les mêmes jours aux mêmes heures, il est probable que le résultat soit hautement inefficace du point de vue immobilier.
Imaginez que l’on demande aux employés de venir au bureau au moins trois jours par semaine, et qu’ils puissent choisir les jours en question. Que se passera-t-il si la grande majorité des employés décide individuellement de travailler de chez eux les lundis et vendredis, afin de dormir un peu plus longtemps après le week-end ou pour éviter les embouteillages de fin de semaine ?
Si l’équipe de gestion immobilière a renégocié son bail en se fondant sur l’hypothèse que la main-d’œuvre serait répartie sur la semaine complète, il est probable que cela aboutisse à une cohue au bureau du mardi au jeudi, avec des employés qui perdent beaucoup de temps pour trouver des bureaux disponibles et qui se résignent à travailler dans des espaces bruyants comme la cafétéria par manque de place. Si en revanche, l’équipe de gestion immobilière a anticipé ce comportement de regroupement, cela se traduira par beaucoup d’espace perdu les lundis et vendredis, et probablement aussi par un surplus de personnel dans les équipes de nettoyage ou le personnel de sécurité.
Une solution qui a été envisagée consiste à planifier les roulements ou rotations au bureau. Des équipes ou des services spécifiques se verraient attribuer certains jours et le trafic au bureau serait en grande partie prévisible (avec une marge d’erreur pour accueillir des personnes arrivant à l’improviste). Cette solution serait probablement efficace pour planifier l’espace, grâce à l’utilisation d’outils logiciels de planification et de réservation visant à faciliter l’affectation ou la réaffectation. Toutefois, cela réduirait aussi le choix et la flexibilité des employés, ainsi que les possibilités de rencontres entre des employés ayant des roulements différents. Dans des entreprises où les équipes sont fluides, cela pourrait également aboutir à des emplois du temps imprévisibles, et ainsi saper certains des avantages personnels liés à la flexibilité.
Répondre au défi grâce à la surveillance
Cependant, il n’est peut-être pas vraiment nécessaire que chaque entreprise établisse des politiques aussi strictes pour que le travail hybride soit efficace. Le scénario précédent n’est qu’hypothétique et les employés pourraient bien entendu suivre d’autres modèles. Les parents pourraient par exemple choisir d’organiser leurs horaires de bureau en fonction des heures où ils doivent déposer et récupérer leurs enfants, et venir travailler tous les jours à temps partiel. D’autres employés pourraient établir leurs horaires de bureau en fonction des choix de leur équipe ou de leur responsable, ou pourraient suivre différents horaires en fonction de l’avancement de leur projet. Les nouveaux employés ou les plus jeunes pourraient choisir d’aller au bureau plus souvent, à la recherche d’opportunités de mentorat et de réseautage. Agrégés sur un bureau entier, les pics et les creux d’utilisation pourraient être bien moins extrêmes que dans l’hypothèse précédente – ou ils pourraient varier énormément d’un bureau à un autre.
Les entreprises qui n’ont pas à effectuer leurs choix immobiliers immédiatement (peut-être parce que leurs baux sont encore valables quelques années) peuvent se permettre le luxe d’évaluer de quelle manière les dynamiques du travail hybride vont réellement se déployer. Les capteurs sont un outil puissant permettant de capturer les tendances historiques qui encadrent les pics, les creux, les moyennes et les flux de trafic dans différents lieux et espaces. Lorsque leurs données sont agrégées et passent dans des programmes d’analyse, les équipes de gestion immobilière peuvent se servir des résultats pour évaluer les modèles de travail hybride et vérifier si ceux-ci sont réellement stables ou s’ils changent une fois que l’attrait de la nouveauté du travail hybride s’estompe.
Ces modèles peuvent ensuite être utilisés pour prendre des décisions immobilières basées sur les données qui garantiront un espace suffisant pour accueillir le trafic de pointe sans qu’il n’y ait trop d’espace inutilisé, et pour repenser la disposition des bureaux ou modifier les modèles de places assises pour accueillir le travail flexible. D’autres équipes peuvent utiliser les données pour prendre de meilleures décisions en ce qui concerne les prestations de services et, si nécessaire, introduire également ou repenser les politiques de télétravail sur la base d’informations transparentes.
Cet article fait partie d’une série d’articles expliquant comment les technologies des espaces de travail peuvent faciliter un bureau hybride et changer les manières de travailler.
