Eine der größten Herausforderungen bei der Vorbereitung auf das hybride Büro (und eine, die sich auf meinen letzten Beitrag bezieht) ist die Ungewissheit in Bezug auf die Nutzungsmuster, sowohl insgesamt als auch im Arbeitsalltag. Zwar sind Dynamik und Wahlfreiheit aus Sicht der Talentbindung wünschenswert, zu viel Flexibilität kann jedoch zu Problemen führen, wenn dadurch Platzmangel oder Engpässe entstehen. Eine mögliche Lösung besteht darin, das Problem durch stark strukturierte Richtlinien für hybrides Arbeiten gänzlich zu vermeiden. Es kann allerdings effektiver sein, Richtlinien festzulegen oder den Arbeitsplatz so zu verändern, um neue Verhaltensweisen am Arbeitsplatz weitestgehend zu berücksichtigen.
Inwiefern stellt die Dynamik von Hybridbüros eine Herausforderung für die Immobilienbranche dar?
Die Herausforderung beim flexiblen Arbeiten im großen Stil lässt sich so zusammenfassen: Wenn sich die Einzelentscheidungen der Mitarbeiter auf die gleichen Zeiten und Tage konzentrieren, ist das Ergebnis aus Sicht der Immobilienverwaltung wahrscheinlich sehr ineffizient.
Stellen Sie sich vor, dass Mitarbeiter an mindestens drei Tagen in der Woche ins Büro kommen sollen und sich dabei die Tage selbst aussuchen dürfen. Was passiert, wenn der Löwenanteil der Mitarbeiter eigenständig beschließt, montags und freitags von zu Hause aus zu arbeiten, um nach dem Wochenende etwas länger auszuschlafen oder den Wochenendverkehr zu umgehen?
Wenn das Immobilienteam den Mietvertrag ausgehend von der Annahme, dass die Belegschaft über die gesamte Arbeitswoche verteilt wird, neu verhandelt, wird das Ergebnis wahrscheinlich ein Gedränge im Büro von Dienstag bis Donnerstag sein, bei dem Mitarbeiter viel Zeit mit der Suche nach freien Schreibtischen verschwenden und sich damit abfinden, aus Platzmangel in lauten Räumlichkeiten wie der Cafeteria zu arbeiten. Hätte das Immobilienteam jedoch dieses gehäufte Auftreten bereits im Voraus berücksichtigt, hätte dies jede Menge verschwendeten Platz an Montagen und Freitagen und wahrscheinlich auch einen Personalüberschuss für die Reinigungsteams oder das Sicherheitspersonal zur Folge.
Ein Lösungsvorschlag zielt auf die Einführung von Schichten oder eines turnusmäßigen Wechsels im Büro ab. Bestimmte Teams oder Abteilungen würden dann bestimmten Tagen zugewiesen und der Büroverkehr wäre weitgehend vorhersehbar (mit einer gewissen Fehlertoleranz, um unvorhergesehene Gäste unterzubringen). Diese Lösung wäre wahrscheinlich für die Belegungsplanung effektiv, wobei Software-Terminierungs- und Reservierungstools für eine einfache (Neu-) Zuweisung eingesetzt würden. Sie würde jedoch auch die Wahlmöglichkeiten und die Flexibilität der Mitarbeiter einschränken und zufällige Begegnungen zwischen Mitarbeitern, die verschiedenen turnusmäßigen Arbeitszeiten zugewiesen sind, verringern. In Organisationen mit variablen Teams könnte dies auch zu unvorhersehbaren Zeitplänen führen, wodurch einige der persönlichen Vorteile der Flexibilität verloren gingen.
Überwachung zur Bewältigung der Herausforderung
Es ist jedoch nicht unbedingt notwendig, dass jede Organisation solch strenge Richtlinien aufstellt, um hybrides Arbeiten erfolgreich zu gestalten. Das erwähnte Szenario ist lediglich hypothetisch. Mitarbeiter können natürlich auch in andere Muster verfallen. Eltern könnten zum Beispiel ihre Bürozeiten an den Bring- und Abholzeiten der Kinder ausrichten und jeden Tag eine gewisse Zeit im Büro verbringen. Andere Mitarbeiter orientieren ihren Bürozeitplan vielleicht an den Entscheidungen ihres Teams oder Managers oder folgen je nach Projektphase unterschiedlichen Zeitplänen. Junge oder neue Mitarbeiter gehen vielleicht häufiger ins Büro auf der Suche nach Mentoring- und Netzwerkmöglichkeiten. Insgesamt betrachtet können Spitzenzeiten und Zeiten mit weniger Auslastung in einem Büro weit weniger extrem ausfallen als in der vorherigen Hypothese – bzw. sie können in verschiedenen Büros stark variieren.
Unternehmen, die ihre Immobilienentscheidungen nicht sofort treffen müssen (vielleicht weil ihre Mietverträge noch mehrere Jahre laufen), befinden sich in der komfortablen Position, abschätzen zu können, wie sich die Dynamik des hybriden Arbeitens tatsächlich entfalten wird. Sensoren sind ein leistungsfähiges Werkzeug zur Erfassung von Verlaufsdaten zu Spitzenzeiten, Zeiten mit geringer Belegung, Durchschnittswerten und Verkehrsströmen an verschiedenen Orten und in verschiedenen Bereichen. Sind diese Daten erst einmal zusammengefasst und in Analyseprogrammen aufbereitet, können Immobilienteams die Ergebnisse nutzen, um hybride Arbeitsmuster zu bewerten und zu überprüfen, ob sie wirklich stabil sind oder sich ändern, sobald die anfängliche Neuheit des hybriden Arbeitens nachlässt.
Diese Muster können dann für datengesteuerte Immobilienentscheidungen verwendet werden, die sicherstellen, dass genügend Platz vorhanden ist, um in Spitzenzeiten keinen Büroraum zu verschwenden und die Anordnung von Büros bzw. die Sitzordnung im Hinblick auf flexibles Arbeiten neu zu gestalten. Andere Teams können die Daten nutzen, um bessere Entscheidungen in Bezug auf die Bereitstellung von Diensten zu treffen und ggf. auch Fernarbeitsrichtlinien auf der Grundlage transparenter Informationen einzuführen oder anzupassen.
Dieser Beitrag ist Teil einer Reihe über Möglichkeiten, wie Arbeitsplatztechnologien ein hybrides Büro und veränderte Arbeitsweisen ermöglichen können.
