Pour ce qui est du retour au bureau, une question importante que se posent les sociétés, dans la mesure où elles accueilleront (potentiellement) des modes de travail plus flexibles, est de savoir de combien d’espace elles auront besoin. Car la réponse peut avoir des répercussions financières importantes : après la masse salariale, l’immobilier peut constituer l’un des facteurs de coûts les plus élevés pour les entreprises, notamment dans les industries du savoir. 1 Les baux tendant à être à long terme, l’espace inutilisé dans les zones à loyers élevés peut générer des dépenses inutiles sur des années, alors que le surpeuplement peut avoir des conséquences négatives sur la productivité des employés. Vu le contexte actuel, trouver le bon équilibre constitue donc l’un des plus grands défis auxquels sont confrontées les équipes de gestion immobilière. Au fur et à mesure que les entreprises se familiarisent avec le travail à distance et le travail hybride, elles devront adapter leurs locaux aux nouvelles réalités du monde du travail.
Défis liés à la projection des besoins en bureaux dans un monde hybride
La COVID-19 et l’essor du télétravail ont fortement bouleversé les projections d’espaces de bureaux, 2 créant ainsi un défi unique en son genre pour les entreprises qui cherchent à optimiser leur empreinte écologique.
La première conséquence de la pandémie a été de générer d’importantes modifications des chiffres de l’emploi. D’une part, de nombreuses entreprises ont été contraintes de mettre en œuvre des réductions d’effectifs ou de geler les recrutements. Avec moins d’employés dans l’ensemble, les entreprises des secteurs négativement affectés prévoient pour l’avenir une baisse de leur besoin en espace, indépendamment des changements liés aux attributions de bureaux ou au télétravail. Dans le même temps, notamment dans le secteur technologique, certaines sociétés ont connu une croissance record et prévoient d’accroître leurs effectifs, souvent sur de nouveaux sites. Savoir à quelle vitesse elles vont poursuivre leur progression à mesure que l’économie se redressera est une question clé pour ces sociétés.
En même temps, le possible essor du télétravail ou du travail hybride complique encore ce calcul d’espace. Cette dernière année, de nombreuses entreprises ont découvert que certains postes ou certaines tâches peuvent s’accomplir tout aussi bien (voire mieux) à la maison qu’au bureau. Alors que des sondages auprès des employés pointent du doigt une demande accrue de travailler à domicile au moins une partie du temps, les employeurs réfléchissent maintenant aux répercussions d’un effectif partiellement en télétravail sur la demande de bureaux.
L’on pourrait penser à première vue que le travail hybride se traduira simplement par une moindre empreinte écologique pour les bureaux, mais la demande pourrait ne pas être aussi simple. Le besoin d’espace ne sera pas foncièrement différent pour une entreprise attribuant aux employés des jours de travail spécifiques au bureau comparé à une autre entreprise où les employés choisissent quels jours (voire à quelles heures) ils se rendront au bureau et en repartiront. Dans ce dernier cas, la demande en bureaux pourrait être très instable ou inégalement répartie en fonction des heures et des jours. Peut-être la majorité des employés choisiront-ils de venir le vendredi afin de rencontrer des gens, générant une forte demande en espace, alors qu’ils choisiront de faire du télétravail les lundis pour rattraper leur retard sur leurs e-mails, ce qui se traduira par un bureau presque vide.
Cette question des tâches soulève un troisième défi qui émerge avec le développement du travail hybride (qui sera abordé plus longuement dans le prochain article) : la nécessité d’accueillir différents modes de travail au bureau. L’on s’attend généralement à ce que le bureau de demain soit de plus en plus un pôle de collaboration et de socialisation, et que le travail individuel et ciblé soit en grande partie déplacé vers des sites à distance. En fonction de la taille et de la disposition des espaces collaboratifs que les employés choisissent d’utiliser au bureau,³ la quantité d’espace utilisée par personne peut en réalité augmenter dans ce cas de figure, comparé à un poste de travail avec un bureau fixe, mais l’ampleur de ce changement reste à déterminer.
Suivi de l’utilisation réelle du bureau
Le débat ci-dessus révèle l’ampleur du défi auquel sont confrontées les équipes immobilières : la plupart des entreprises s’attendent à voir émerger de nouvelles manières de travailler qui pourraient considérablement transformer les besoins en espace de bureau, mais de nombreuses tendances s’opposent. De plus, personne ne sait si ces tendances vont persister. Tout comme de nombreux rapports continuent d’apparaître à propos de la « lassitude de Zoom », l’attrait du travail à distance ou hybride pourra aussi décliner avec le temps.
Dans ces circonstances, le meilleur moyen pour planifier les changements liés à l’environnement de travail et s’y adapter consiste à collecter et à analyser des données d’excellente qualité sur la façon actuelle d’utiliser le bureau. Différents types de capteurs peuvent suivre l’occupation et l’utilisation des espaces, et révéler des modèles tels que :
- Quels espaces collaboratifs sont les plus populaires et lesquels restent vides ;
- Les postes de travail appartiennent-ils véritablement au passé ou les employés considèrent-ils réellement le bureau comme un lieu pour échapper aux distractions de la maison ;
- Le choix de travailler à la maison ou au bureau varie-t-il en fonction des saisons, certains choisissant de s’établir entièrement au bureau pour avoir accès à une meilleure climatisation ou à un meilleur chauffage ; et
- Les tendances du travail hybride sont-elles ou non les mêmes sur tous les sites.
Il est essentiel de noter ici que les capteurs eux-mêmes ne sont qu’une solution partielle. La capacité à prendre des décisions éclairées en matière de gestion de portefeuille dépend en fin de compte de la qualité des outils d’analyse et de la facilité à traduire des données brutes en informations utiles. En d’autres termes, choisir la bonne plateforme d’analyse est aussi important que de choisir le bon capteur.
Cet article fait partie d’une série d’articles expliquant comment les technologies de l’espace de travail flexible peuvent faciliter un bureau hybride.
- La règle du 3-30-300 de JLL (société américaine spécialisée dans le conseil en immobilier d’entreprise) constitue une règle générale en matière de frais, proportionnels respectivement aux équipements, loyers et salaires. JLL (sept. 2016) : “A surprising way to cut real estate costs” (« Une manière surprenante de réduire les coûts immobiliers ») www.us.jll.com/en/trends-and-insights/workplace/a-surprising-way-to-cut-real-estate-costs
- Une enquête récente du CBRE a révélé que 80 % des occupants s’attendent à réduire l’empreinte carbone de leurs bureaux sur les 3 à 5 prochaines années. Recherche du CBRE (févr. 2021) : “Tomorrow’s Office: Future Directions for Portfolio and Workplace Strategy” (« Le bureau de demain : orientations futures pour une stratégie de portefeuille et d’environnement de travail »)
- Les enquêtes de McKinsey ont révélé que deux tiers des personnes interrogées s’attendent à une reconfiguration de leurs bureaux pour passer d’espaces individuels à des espaces collaboratifs. McKinsey Global Institute (février 2021). “The future of work after COVID-19,” (« L’avenir du travail après COVID-19 »)mckinsey.com/featured-insights/future-of-work/the-future-of-work-after-covid-19
