Optimera kontorsutrymmet för nya sätt att arbeta (del 3 i serien om hybridkontoret)

En betydelsefull fråga för en återgång till kontoret är hur mycket utrymme företag kommer att behöva när de (potentiellt) inför mer flexibla arbetssätt. Svaret kan ha stor ekonomisk betydelse: näst efter lönerna kan fastigheterna vara en av de största kostnadsskapande faktorerna för företag, särskilt i kunskapsbranscher. ¹ Eftersom hyreskontrakt brukar ha lång löptid kan överflödigt utrymme i områden med höga hyror leda till åratal av onödiga utgifter, medan trängsel kan ha en negativ inverkan på de anställdas produktivitet. Att hitta rätt balans är därför en av de största utmaningar som fastighetsansvariga står inför i den nuvarande situationen. (As companies get to grips with remote and hybrid work, they will need to adjust their office footprint to the new realities on the work floor.)

Utmaningar när det gäller att planera kontorsbehov i en hybridbaserad värld

Covid-19 och det ökade distansarbetet har gjort det enormt mycket svårare att planera kontorsutrymmet,² vilket innebär en unikt svår uppgift för företag som vill optimera sin utrymmesanvändning.

Den första konsekvensen av pandemin var att den ledde till betydande förändringar av antalet anställda. Å ena sidan har många företag tvingats minska arbetsstyrkan eller införa anställningsstopp. Med färre anställda totalt förväntar sig företag i negativt påverkade branscher att behöva mindre utrymme i framtiden, även bortsett från förändringar i platsanvändning eller distansarbete. Samtidigt, särskilt i tekniksektorn, har vissa företag upplevt en explosiv tillväxt och förväntar sig att utöka sina arbetsstyrkor, ofta på nya platser. För dem är en nyckelfråga hur snabbt de kommer att fortsätta att expandera när ekonomin återhämtar sig.

Samtidigt kompliceras utrymmesberäkningen av den potentiella ökningen av distans- eller hybridarbete. Det senaste året har många företag upptäckt att vissa arbetsfunktioner eller arbetsuppgifter kan skötas lika bra hemma som på kontoret (och ibland kanske till och med bättre). Eftersom undersökningar bland anställda pekar på en större efterfrågan på att kunna arbeta hemma åtminstone en del av tiden bedömer arbetsgivare nu vilken inverkan en delvis distansarbetande arbetsstyrka kan få på behovet av kontorslokaler.

Vid första påseende skulle man kunna tänka sig att hybridarbetet helt enkelt innebär mindre kontorsyta, men efterfrågan kanske inte är så okomplicerad. Behovet av utrymme kan vara ett helt annat för ett företag som tilldelar anställda specifika dagar att arbeta på kontoret än för ett där anställda väljer vilka dagar (eller till och med klockslag) då de kommer att göra sin pendlingsresa. I det senare fallet skulle kontorsefterfrågan kunna vara mycket skiftande eller ojämnt fördelad mellan olika klockslag och dagar. Kanske kommer de flesta anställda att välja att komma in på fredagar så att de kan träffas, vilket leder till stor efterfrågan på utrymme, och välja att stanna hemma på måndagar och för att gå igenom sin e-post, vilket resulterar i att kontoret nästan står tomt.

Denna fråga om arbetsuppgifter innebär en tredje utmaning som uppkommer genom hybridarbetets tillväxt (som kommer att diskuteras mer ingående i nästa bloggartikel): behovet av att hantera olika arbetssätt på kontoret. En vanlig förväntning på framtidens kontor är att det alltmer kommer att bli ett nav för samarbete och sociala kontakter,³ medan det enskilda fokuserade arbetet till stor del förflyttas till andra platser. Beroende på storleken på och planeringen av de samarbetsutrymmen som anställda väljer att använda på kontoret kan den mängd utrymme som används per person i själva verket öka i detta scenario i förhållande till ett arbetsplatsbaserat kontor – men det återstår ännu att se hur stor denna förändring blir.