Der Einsatz einer mobilen CMMS-Lösung hat viele Vorteile für die Gebäudeinstandhaltung. Sie erhalten die Vorteile einer CMMS-Anwendung und profitieren gleichzeitig von der Flexibilität und der Mobilität älterer Methoden zum Instandhaltungsmanagement.
Trotz ihrer zahlreichen Qualitäten gelten herkömmliche Softwareanwendungen für das Instandhaltungsmanagement in vielen Unternehmen nur mäßig attraktiv, insbesondere in Unternehmen, die sich mit der Instandhaltung von Gebäuden befassen, bei denen Ingenieure und Bediener sehr mobil sein müssen. Dies liegt daran, dass sie nur begrenzt, benutzerfreundlich sind und nicht an dem Ort eingesetzt werden können, an dem die Wartungsarbeiten durchgeführt werden. Daher ist eine mobile CMMS-Lösung ein großer Schritt nach vorn: Sie erfüllt die aktuellen Herausforderungen der modernen Instandhaltung und gibt den Wartungstechnikern ein leistungsfähiges Werkzeug an die Hand, das für ihre Tätigkeit geeignet und angemessen ist.
Vor- und Nachteile der traditionellen CMMS-Anwendungen
CMMS-Anwendungen haben den Unternehmen bei der Verwaltung von Instandhaltungsarbeiten zwar viele Verbesserungen ermöglicht, jedoch führten die Beschränkungen, die sie den Wartungstechnikern auferlegen, in verschiedenen Bereichen zu Beeinträchtigungen.
Instandhaltungsmanagement ohne spezielle CMMS-Anwendung
Bevor Software-Tools auf den Markt kamen, hielten Unternehmen, die ihr Instandhaltungsmanagement optimieren wollten, ihre Wartungseinsätze in Heften oder Einsatzbüchern fest. Diese Methode, die auch heute noch von einigen Unternehmen angewandt wird, ist zwar immer noch besser als gar keine Methode zur Verfolgung durchgeführter Wartungsarbeiten, aber sie ist ziemlich ineffektiv, wenn es darum geht, sehr spezifische Daten in der Wartungshistorie zu finden oder historische Daten zur Optimierung der Wartung zu analysieren. Außerdem ist das Risiko des Informationsverlustes hoch, da Papierdokumente oft verloren gehen, beschädigt oder zerstört werden.
Mit dem Aufkommen von Microsoft Excel begannen viele Unternehmen, Tabellenkalkulationen zu verwenden, um ihre Wartungseinsätze und die durchgeführten Arbeiten zu erfassen – eine Methode, die auch heute noch weit verbreitet ist. Dies verringert das Risiko des Informationsverlustes und erleichtert die Überprüfung durchgeführter Wartungsarbeiten. Die Analyse der Wartungshistorie oder die effiziente Planung künftiger Wartungsarbeiten bleibt jedoch sehr schwierig, kompliziert oder sogar unmöglich.
Lesetipp: Sollten Sie für Ihre Instandhaltung eine CMMS-Software oder Excel verwenden?
Einige Unternehmen haben sich mit Microsoft Access beschäftigt, um die Planung von regelmäßigen vorbeugenden Wartungsarbeiten und behördlichen Wartungsterminen in einem Kalender zu verwalten. Wenn das zu verarbeitende Datenvolumen jedoch einen bestimmten Punkt erreicht, reagiert die Anwendung nicht mehr, weil sie an ihre Grenzen stößt.
Darüber hinaus ist die gemeinsame Nutzung von Informationen mit solchen Tools immer eine sehr komplexe Angelegenheit, da sie nie für den Einsatz in einer Netzwerkumgebung konzipiert wurden.
CMMS-Anwendungen – ein Fortschritt für die Instandhaltung
Softwareanwendungen für das Instandhaltungsmanagement haben es möglich gemacht, die Instandhaltung zu rationalisieren und zu optimieren, indem sie speziell zugeschnittene Funktionen bereitstellen. Diese Anwendungen bieten optimierte Funktionen für die Verwaltung von Gebäudeausrüstungen, die Verwaltung von Ersatzteilbeständen und die Planung von Arbeitsschichten oder -teams, je nach Art der erforderlichen Serviceleistungen. Sie ermöglichen auch die Erstellung von Plänen zur vorbeugenden Wartung und die Anwendung von Verfahren zur Sicherheitsverriegelung und Kennzeichnung der Ausrüstung, wenn eine Wartungsarbeit ansteht. Die effizientesten dieser Anwendungen verfügen zudem über Funktionen, die die Verwaltung der Instandhaltungskosten erleichtern und eine Möglichkeit bieten, die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) zu kontrollieren.
Von solchen CMMS-Anwendungen kann ein Unternehmen erhebliche Vorteile erwarten, wie etwa:
- Bessere Kostenkontrolle durch die Überwachung der Ersatzteilbestände (und damit der Einkäufe) sowie die Planung von Serviceterminen;
- Erhöhte Produktivität, da eine bessere Planung und Organisation von Wartungsarbeiten letztlich zu einer Verringerung der Maschinenstillstandszeiten führt;
- Bessere Rückverfolgbarkeit: Da die Instandhaltungsmaßnahmen besser dokumentiert werden und ihre Historie leichter zugänglich ist, ist das Instandhaltungsmanagement transparenter und die Koordinierung zwischen den verschiedenen Beteiligten läuft tendenziell besser.
Nachteile der traditionellen CMMS-Anwendungen
In der Praxis werden diese schönen Versprechungen jedoch häufig durch einige typische Merkmale solcher Anwendungen beeinträchtigt. Ihre Installation ist oft kompliziert und häufig sind sie schwer zu bedienen. Sie erfordern einen komplizierten Konfigurationsprozess und eine lange Einarbeitungszeit für die Instandhaltungsteams. Wartungsingenieure sind oft skeptisch, weil diese Tools häufig nicht das von ihnen erwartete Maß an Benutzerfreundlichkeit oder Effizienz bieten, wie sie es normalerweise von modernen, beliebten Anwendungen des täglichen Lebens kennen. Noch wichtiger ist, dass diese Lösungen nicht mobil sind, d. h. sie können nicht dort eingesetzt werden, wo Wartungsarbeiten durchzuführen sind, was zu einer mehrfachen zeitaufwändigen Dateneingabe führt.
Infolgedessen ziehen es Wartungsingenieure im Allgemeinen vor, sich nicht an der Einführung solcher Tools zu beteiligen, da sie diese nur ungern einsetzen und sie als zusätzliche Belastung für ihre Arbeit empfinden. Diese mangelnde Einbeziehung hat klare Folgen für das Instandhaltungsmanagement: Die in das System eingegebenen Informationen sind häufig unvollständig oder ungenau, was dazu führt, dass die bisher angewandten Methoden tendenziell beibehalten werden, was wiederum die Vorteile, die man von der Einführung einer CMMS-Anwendung erwarten könnte, weitgehend zunichtemacht.
Es gibt viele Beispiele von Unternehmen, die eine CMMS-Anwendung einführen wollten, aber große Schwierigkeiten bei der Umsetzung hatten, weil die Wartungsteams nicht in der Lage oder nicht bereit waren, das neue Tool einzusetzen. Das Bestreben, derartige Situationen zu vermeiden, war der Auslöser für die Entwicklung von mobilen CMMS-Anwendungen.
Mobile CMMS – eine kleine Revolution
Die Entscheidung für eine mobile CMMS-Anwendung erhöht die Bereitschaft der Wartungsteams, das volle Potenzial eines CMMS auszuschöpfen.
Wie funktioniert ein mobiles CMMS?
In der Praxis basiert ein mobiles CMMS auf einer CMMS-App, die auf Tablets oder Smartphones läuft. Einige dieser Lösungen sehen beliebten alltäglichen Apps sehr ähnlich, die sowohl für Android als auch für iOS verfügbar sind.
Genauer gesagt bieten die Anbieter von CMMS-Anwendungen im Allgemeinen zwei Versionen ihrer Lösung an, die beide eine Internetverbindung erfordern. Die Hauptanwendung ist eine umfangreichere Desktop-Anwendung, die in einem Webbrowser läuft und daher einen Computer erfordert. Die mobile Anwendung, die für Android und iOS entwickelt wurde, ist eine CMMS-Anwendung, die nur einen Teil der in der Desktop-Anwendung verfügbaren Funktionen bietet. Natürlich verwenden beide Anwendungen dieselben Daten.
Vorteile einer mobilen CMMS-Anwendung
Der Hauptvorteil einer mobilen CMMS-Anwendung liegt auf der Hand: ihre Mobilität. Dies ist ein großer Vorteil, zumal wenn die Anwendung hauptsächlich für die Gebäudeinstandhaltung verwendet wird. Wartungsingenieure, die eine mobile CMMS-Anwendung verwenden, können ihre Berichte unmittelbar nach Abschluss ihrer Wartungsarbeiten verfassen und versenden. So bleibt es ihnen erspart, die Informationen zunächst in ein Notizbuch zu schreiben, bevor sie das Büro verlassen, wo sie dieselben Informationen in einen Computer eingeben müssen, oder sich die Informationen vor dem Verlassen des Büros zu merken – eine Methode, die häufig zu Informationsverlusten führt. Ingenieure können damit auch alle Informationen abrufen, die sie für einen Auftrag benötigen, wie z. B. das technische Datenblatt eines Geräts oder bestimmte Sicherheitsanweisungen.
Mit anderen Worten: Ein mobiles CMMS ermöglicht es Ihnen, den Zustand Ihrer Immobilien in Echtzeit zu verfolgen, wobei jeder Wartungseinsatz als Überprüfung oder Instandhaltung aller Objekte und Elemente dient, aus denen das Gebäude besteht. Von diesem Zeitpunkt an werden Ihre Techniker dank Ihrer mobilen CMMS-Anwendung jeden Tag ihre Daten in das System eingeben und der gesamte Informationsbestand über Ihre Immobilien wird regelmäßig aktualisiert. Der Instandhaltungsmanager, der stets über zuverlässige und relevante Informationen verfügt, kann künftig erforderliche Instandhaltungsarbeiten leichter vorhersehen (vorausschauende Instandhaltung).
In den meisten Fällen wird die Implementierung einer mobilen CMMS-Anwendung zur Verwaltung der Instandhaltung Ihre Techniker glücklich machen, denn eine solche Anwendung ist nicht nur benutzerfreundlicher als eine herkömmliche CMMS-Anwendung, sondern vereinfacht auch ihre Verwaltungsaufgaben (Berichte, Analysen, Dokumentation usw.).
Zu guter Letzt öffnet ein mobiles CMMS die Tür zur Verwendung von QR-Codes und NFC-Chips, sodass die Geräte mit Hilfe der Anwendung sehr schnell gescannt und identifiziert werden können. Dies spart den Bedienern wertvolle Zeit und vermeidet kostspielige Fehler, die durch die Verwechslung ähnlicher Geräte entstehen.
Obwohl der Unterschied zwischen einem herkömmlichen CMMS und einem mobilen CMMS auf den ersten Blick unwichtig erscheinen mag und nur darin besteht, dass die Software auf Tablets oder Smartphones genutzt werden kann, haben die Vorteile eines mobilen CMMS zahlreiche direkte und indirekte praktische Auswirkungen, die dem Wartungspersonal helfen, die Anwendung zu unterstützen, das gesamte Instandhaltungsmanagement zu verbessern und die Produktivität des Unternehmens zu steigern, das mit der Instandhaltung der Gebäude und ihrer Ausrüstung beauftragt ist.
