Auf Flexibilität setzen: Technologie zur Unterstützung hybrider Arbeitsplätze (Teil 1 der Blogreihe zum Thema „Hybridbüro“)

Ein Jahr nach Beginn der Pandemie und mit dem Versprechen einer Rückkehr zur Normalität, seit der Impfstoff da ist, suchen Unternehmen nicht länger nach COVID-19-Office-Lösungen, sondern beginnen, gezielt über das Büro der Zukunft nachzudenken. Da Mitarbeiter auch weiter daran interessiert sind, zumindest einen Teil der Zeit aus der Ferne zu arbeiten, untersuchen Unternehmen, welche Implikationen das „hybride Büro“ hat und wie man sich am besten auf den Arbeitsplatz der Zukunft vorbereitet. Sie untersuchen auch die Technologie für hybride Arbeitsplätze, um eine solche Umgebung zu unterstützen.

Das hybride Büro ist ein Arbeitsmodell, bei dem der Arbeitnehmer sowohl im physischen Büro als auch aus der Ferne arbeitet. Wie viele Arbeitsstunden wann außerhalb des Büros abgeleistet werden, unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen oder sogar von Mitarbeiter zu Mitarbeiter, doch ein solcher Wandel könnte den Platzbedarf von Unternehmen grundlegend verändern, vor allem, wenn Mitarbeiter vorrangig in Satellitenbüros und weniger im Zentralbüro arbeiten. Neben der offensichtlichen Herausforderung, wie viel Platz gebraucht wird, stellt sich auch die Frage, welche Art von Arbeitsplatz die Mitarbeiter brauchen, wenn sie ins Büro kommen, damit sie ihre Zeit im physischen Büro optimal nutzen können.

Raummanagement im hybriden Büro

Eine der Schlussfolgerungen, die Unternehmen aus der Pandemie gezogen haben ist, dass konzentriertes Arbeiten für viele Mitarbeiter zu Hause genauso gut oder sogar noch besser als im Büro möglich ist. Andererseits erfordern viele Formen der Zusammenarbeit und des sozialen Umgangs den direkten und persönlichen Kontakt, insbesondere im Fall von neuen Mitarbeitern. Daher rechnen viele Unternehmen damit, ihr Angebot an Konferenzräumen, Räumen für private Meetings und andere Bereiche für gemeinsames oder flexibles Arbeiten deutlich zu erweitern, um Platz für neue Arbeitsformen zu schaffen.1 ¹

Doch auch wenn das Büro zum Drehpunkt der Zusammenarbeit wird, besteht noch viel Ungewissheit über die benötigte Fläche und die Intensität der Nutzung dieser Raumtypen und darüber, wie sehr sich der Platzbedarf der Mitarbeiter durch räumliche Distanzierung verändert hat. Die beste Art, um diese Fragen zu beantworten, ist nicht, theoretische Überlegungen zur Zukunft des Büros anzustellen, sondern die Technologie einzuführen, mit der Raummanager genau überwachen können, wie ihre Räume tatsächlich genutzt werden und mit der sie diese laufend an die veränderte Nutzung des Büros von morgen anpassen können.

Im Hybridbüro werden uns neben der Zusammenarbeit höchstwahrscheinlich auch flexible Sitzordnung, Hoteling oder Hot Desking begegnen. Diese Konzepte bewegen sich von festen Sitzplätzen weg zu zeitweiligen Sitzordnungen, die über vorherige Reservierung (Hoteling) oder bei Ankunft per Check-in/Check-out (Hot Desking) aufgestellt werden. Flexible Arbeitskonzepte sind nicht neu, aber viele Unternehmen führen sie nun zum ersten Mal ein und müssen störungsfreie Reservierungssysteme und idealerweise auch Sensoren einrichten, damit sie reibungslos funktionieren. Aus Untersuchungen geht hervor, dass ein gut funktionierendes Konzept die Wahrnehmung des Arbeitsplatzes und die Leistung erheblich verbessern kann, aber auch, dass es bei vielen Büros mit der Umsetzung hapert.2 ²

Die Mitarbeitererfahrung am hybriden Arbeitsplatz

Jenseits der Optimierung von Anordnung und Fläche des Arbeitsraums stellen sich viele Arbeitsplatzmanager die Frage, wie sie ein mitarbeiterzentriertes Umfeld schaffen. Um das Büro zu einem attraktiven Ziel zu machen und auch die letzten Bedenken bezüglich der Sicherheit am Arbeitsplatz aus dem Weg zu räumen, werden neue Funktionen zur Verbesserung der Mitarbeitererfahrung das Büro der Zukunft bestimmen.

Ein Ansatz vieler Unternehmen ist die Nutzung von Arbeitsplatz-Anwendungen, die es Gebäudenutzern erlauben, Reservierungen zu machen, Kollegen zu finden, Dienste zu buchen, Reinigung und Wartung anzufordern und Daten zur Luftqualität in ihrem Raum abzurufen. Durch das Teilen von Informationen und das Straffen von Prozessen gestalten diese Anwendungen das Arbeitsplatzerlebnis angenehmer und produktiver. Zudem vermitteln sie Mitarbeitern ein stärkeres Gefühl der Kontrolle bei ihrer Rückkehr ins Büro. Mit dem Ausbau des hybriden Bürokonzepts werden diese bestehenden Lösungen zweifellos um neue Funktionen erweitert, um die Mitarbeiter, die aus der Ferne und im Büro arbeiten, besser zu vernetzen.

Warum jetzt in neue Arbeitsplatz-Technologien investieren?

In neue Technik für das physische Büro zu investieren, wenn wir zukünftig von einer reduzierten Mitarbeiterpräsenz am Arbeitsplatz ausgehen, erscheint zunächst unlogisch. Warum Geld ausgeben, um Räume zu überwachen, die nur von halb so vielen Mitarbeitern genutzt werden? Aber für Raummanager, die wissen wollen, auf wie viel Mietraum sie verzichten oder welche Flächen sie umfunktionieren können, sind diese Daten unentbehrlich. Gleiches gilt, wenn Unternehmen auf Flexibilität und Mitarbeitererfahrung setzen. Hier können Technologien, die Reservierungen vereinfachen, das Wohlbefinden fördern oder Mitarbeitern helfen, die Komplexität des hybriden Büros zu verstehen, den Unterschied zwischen einer reibungslosen Rückkehr zur Arbeit oder Chaos bedeuten. Der Tendenz zu folgen, wie eine „normale“ Rückkehr ins Büro aussehen könnte, mag verlockend sein, wir glauben jedoch, dass der Schlüssel zum Erfolg darin liegt, dass Sie Ihre Entscheidungen auf Ihre eigenen Nutzungsdaten stützen. Ebenso wie sich die Heimarbeit auf verschiedene Geschäftsabläufe und demografische Gruppen unterschiedlich ausgewirkt hat³, wird sich die Rückkehr ins Büro in jedem Unternehmen anders gestalten.