Optimierung der Büroflächenkonfiguration – Angebot und Nachfrage in Einklang bringen Teil 4 der Blogreihe zum Thema „Hybridbüro“

Während sich der vorherige Beitrag vor allem auf die Art und Weise konzentrierte, wie hybrides Arbeiten die Größe der Bürofläche beeinflussen könnte, stellt dieser Beitrag die Frage, welche Art von Raum die Menschen suchen werden, wenn sie ins Büro zurückkehren. Es gibt einen wachsenden Chor von Analysten, die eine Verschiebung hin zu Räumen für Zusammenarbeit und Sozialisierung im Büro prognostizieren, wobei einige Unternehmen bereits dabei sind, ihre Büros umzugestalten, um diesem Wandel Rechnung zu tragen.1 ¹

Während es gute Gründe gibt, die Zusammenarbeit zu begrüßen und einen Anstieg der Nachfrage nach Gruppenräumen zu erwarten, gibt es auch triftige Gründe, einen vorsichtigeren Ansatz zu wählen. Bevor das gesamte Immobilienportfolio umgestaltet wird, könnten Unternehmen davon profitieren, die tatsächlichen Nutzungsdaten genau zu beobachten, um zu sehen, wie sich die Mitarbeiter im wiedereröffneten Büro bewegen.

Erwartungen an eine kollaborative Zukunft

Das Prinzip, das der Vorhersage eines auf Zusammenarbeit ausgerichteten Arbeitsplatzes zugrunde liegt, ist recht einfach. Untersuchungen, die während der Pandemie durchgeführt wurden, ergaben, dass die Produktivität der Mitarbeiter bei vielen Arten von Aufgaben hoch blieb oder sogar zunahm. Schwierig sind Zusammenarbeit und ähnliche kreative Gruppenaktivitäten.

Das Eignung von 2.000 Tätigkeiten für die Heimarbeit untersuchend, befand McKinsey, dass Unterrichten, Ausbilden, Coachen, Beraten, kreativ Denken und Kommunizieren mit Kollegen darunter unverhältnismäßig leiden.² . Mitarbeiterbefragungen scheinen dieses Ergebnis zu bestätigen: Umfrageergebnisse von JLL zum Beispiel weisen auf, dass 70 % der Angestellten das Büro für teambildende Aktivitäten bevorzugen³ , und PwC fand heraus, dass 87 % der Angestellten das Büro als wichtig für die Zusammenarbeit ansehen.^{4. Empirische Belege aus vielen Unternehmen deuten} auf die Befürchtung hin, dass ein Mangel an „kreativen Kollisionen“ das Innovationstempo verlangsamen könnte.

Diese Ergebnisse unterstützen nachdrücklich die Idee, dass das Büro eine physische Umgebung bieten sollte, die die Interaktion fördert, sei es durch die Gestaltung von Räumen, die die Wahrscheinlichkeit erhöhen, Kollegen zu treffen, oder durch die Bereitstellung von mehr Gruppenräumen für gezielte Interaktion.

Ist das Büro nur für die Zusammenarbeit da?

Obgleich eine solche Sicht intuitiv Sinn ergibt, blendet sie mehrere Faktoren aus, die einen solchen Übergang verlangsamen oder verhindern könnten. Erstens signalisieren viele Mitarbeiter immer wieder, dass sie aus Gesundheits- und Sicherheitsgründen nicht ins Büro zurückkehren wollen. Vereinzelte Hinweise legen zudem nahe, dass viele Arbeitnehmer neu entdeckte soziale Ängste erleben⁵ . Während es sich hierbei um kurzlebige Reaktionen auf die Aussicht einer Rückkehr ins Büro handeln kann, haben Mitarbeiter möglicherweise Bedenken, um in größeren Gruppen zu arbeiten, oder geänderte Vorstellungen davon, welchen Freiraum sie brauchen, um sich wohlzufühlen und produktiv zu sein. Selbst wenn Mitarbeiter nach Räumen für die Zusammenarbeit suchen, ziehen sie möglicherweise andere Räume für die Zusammenarbeit vor, als Manager erwarten, und wählen kleinere Gruppenräume statt größerer Konferenzräume oder umgekehrt.

Ein zweiter Grund, warum eine umfassende Verlagerung hin zu offenen, kollaborativen Büros möglicherweise nicht wie erwartet funktioniert, ist, dass sie auf der Annahme beruht, dass Mitarbeiter zu Hause konzentriert und effektiv arbeiten können. Umfragen haben jedoch ergeben, dass die Qualität des Arbeitsplatzes und der Grad der Ablenkung in der häuslichen Umgebung sehr unterschiedlich sind. Sehr vielen Arbeitnehmern bietet die häusliche Umgebung keine gute Unterstützung,⁶ sie benötigen das Büro für ruhiges, konzentriertes Arbeiten.

Ausarbeitung einer Bürokonfigurationsstrategie

Statt Büros laut Prognosen über dramatische Veränderungen im Büro umzugestalten, wäre ein anderer Ansatz für die Bürokonfiguration, sich auf Datentrends zu konzentrieren. Während einige Büroumgestaltungen sicherlich sinnvoll sind, könnten Unternehmen auch von einem schrittweisen Ansatz profitieren, bei dem sie sowohl die Belegung als auch die Nutzung der verschiedenen verfügbaren Raumtypen im Blick behalten, um Angebot und Nachfrage nach Räumen allmählich abzustimmen.