Eine CAFM-Softwarelösung kommt in Unternehmen, die Arbeitsbereiche oder Immobilien verwalten, immer häufiger zum Einsatz. Falls Sie sich noch nicht entschieden haben und mehr darüber wissen möchten, was eine CAFM-Software für Sie leisten kann, informieren Sie sich hier über die verschiedenen Vorteile dieser Lösung.
Was ist CAFM-Software?
Der Begriff CAFM steht für Computer Aided Facility Management.
CAFM-Software ist eine digitale Plattform, die Unternehmen bei der Optimierung der Ressourcennutzung zur Verwaltung des Arbeitsplatzes unterstützt, einschließlich Immobilien, Infrastruktur, Ausrüstung und Personalverwaltung. Die Lösung besteht im Allgemeinen aus mehreren Modulen.
Modul Immobilienmanagement
Das Modul Immobilienmanagement deckt alle Geschäftsbereiche ab, die sich mit dem Kauf, der Vermietung, der finanziellen Verwaltung und der Veräußerung der von einem Unternehmen verwalteten Immobilien befassen.
Das in einem CAFM enthaltene Modul Immobilienmanagement umfasst Portfoliomanagement, Mietbuchhaltung, Steuermanagement, Transaktionsmanagement sowie strategische Planung.
Modul Arbeitsplatzmanagement
Das Modul Flächen- und Arbeitsplatzmanagement bietet Funktionen für die Verwaltung von Arbeitsbereichen (Raumorganisation, Raum- & Arbeitsplatzbuchungen, Luft- & Energiemanagement usw.). Dieses Modul verfügt über integrierte 2D- oder 3D-Pläne, kann zudem Daten von Sensoren (Anwesenheit, Temperatur usw.) enthalten und mit dem Modul Instandhaltungsmanagement verbunden werden.
Modul Instandhaltungsmanagement
Das Modul Instandhaltungsmanagement überwacht, analysiert und plant verschiedene Arten der Wartung: korrektive (oder reaktive), präventive, bedingte oder vorausschauende Wartung.
Eine effiziente CAFM-Softwarelösung muss in der Lage sein, alle Instandhaltungsteams zu integrieren, unabhängig davon, ob es sich um interne oder – bei Inanspruchnahme von Dienstleistern – um externe Teams handelt.
Modul Integriertes Dienstleistungsmanagement
Das Modul Integriertes Dienstleistungsmanagement einiger CAFM-Softwarelösungen stellt den potenziellen Kunden des Unternehmens ein Serviceportal zur Verfügung, über das sie Technikereinsätze anfordern, Arbeitsplätze buchen oder externe Inhalte anbieten können.
Modul Energiemanagement & Nachhaltigkeit
Die neueste CAFM-Software verfügt über ein Modul, das speziell auf die Verwaltung und Kontrolle des Energieverbrauchs ausgerichtet ist und Unternehmen dabei hilft, Höhe und Kosten des Energieverbrauchs zu senken.
Warum eine CAFM-Softwarelösung?
Die Einführung und Nutzung von CAFM-Software kann die mit der Immobilien- und Anlagenverwaltung verbundenen Kosten erheblich senken und gleichzeitig die Produktivität steigern.
Diese Kosten, die im Allgemeinen fast 20 % der Gesamtausgaben ausmachen, können durch folgende Maßnahmen begrenzt werden:
- Verringerung der Wartungskosten für die Ausrüstung (bis zu -14 %);
- Verbesserte Nutzung und Belegung der Arbeitsplätze;
- Effizientere Nutzung der Einrichtungen (bis zu 42 %).
Wie holen Sie das Beste aus einer CAFM-Softwarelösung heraus?
Der potenzielle Nutzen der CAFM-Software ist beträchtlich. Bevor Sie sich jedoch für eine Lösung entscheiden, sollten Sie genau auflisten, welche Vorteile Sie sich davon versprechen, damit Sie eine effektive Spezifikation erstellen können.
Um Ihnen dabei zu helfen, finden Sie nachstehend die 5 wichtigsten Funktionen, die im Allgemeinen von einer CAFM-Software, wie der vom Marktführer Spacewell angebotenen Lösung, erwartet werden.
Lesetipp: Spacewell als Marktführer für CAFM anerkannt
Fundiertes Wissen
Vielen Unternehmen ist bewusst, dass ein unzureichendes Verständnis des Immobilienportfolios – im weitesten Sinne des Wortes – zu erheblichen Risiken im Hinblick auf Kosten, Compliance und Geschäftskontinuität führt. Sollten Sie sich in dieser Situation befinden, wird Ihnen eine CAFM-Lösung bei der Planung Ihrer Instandhaltung, der Verwaltung Ihrer Lieferanten, der Bewertung des Wertes und der Eigenschaften Ihrer Anlagen usw. erheblich helfen.
Ein so leistungsfähiges Tool verschafft Ihnen einen Überblick über Ihr Unternehmen, indem es eine standardisierte Datenbank für alle Raum-, Ausrüstungs- und Immobilienmanagementprozesse erstellt: Sie erhalten ein genaues Bild der von Ihnen belegten Fläche und können die Arbeit Ihrer Subunternehmer im Detail verfolgen.
Garantierte Compliance
Die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften wird für Gebäudemanager immer mehr zu einem nicht enden wollenden Rätsel. Ob es um Sicherheit, Wartung oder Umwelt geht, die Normen werden immer zahlreicher und strenger. Und es ist schwer, stets alle Änderungen im Auge zu behalten.
Um sicherzustellen, dass Ihre Einrichtungen den Vorschriften entsprechen, und um dies im Falle eines Audits oder eines Zwischenfalls beweisen zu können, ist eine gut organisierte und leicht zugängliche Dokumentation unerlässlich.
CAFM-Software bietet in der Regel Funktionen, die die Einhaltung von Standards gewährleisten und allen Mitarbeitern die notwendigen Dokumente zur Verfügung stellen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.
Lesetipp: Wie kann Ihr Arbeitsplatzmanagement durch CAFM verbessert werden?
Besseres Raummanagement
Viele Unternehmen nutzen ihre Arbeitsplätze nicht ausreichend, wobei dies den Managern bisweilen nicht einmal bewusst ist. Mithilfe von CAFM lässt sich sowohl eine zuverlässige Diagnose der Auslastung von Büros, Arbeitsplätzen und Besprechungsräumen erstellen als auch andere Arbeitsmodelle einführen, um die den Mitarbeitern zur Verfügung gestellten Flächen und damit die Kosten zu reduzieren.
Die Diagnose analysiert und identifiziert Ineffizienz, unnötige Verluste, Engpässe und Budgetüberschreitungen. Neben der Erstdiagnose kann eine CAFM-Softwarelösung zur Bewertung und kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse eingesetzt werden, um die Produktivität und die Kunden- bzw. Benutzerzufriedenheit zu steigern.
Leichtere Entscheidungsfindung
Heutzutage ist es für Geschäftsführer immer wichtiger, fundierte und rechtzeitige Entscheidungen zu treffen. Dazu müssen sie sich auf Daten verlassen können, die exakt, vollständig, zuverlässig und schnell verfügbar sind.
Mit einer integrierten Arbeitsplatzmanagementlösung haben sie all diese Daten immer griffbereit: durch verschiedene Arten von Berichten, Analysen und Dashboards. Sie haben sogar Zugang zu Prognosen, um sie bei ihrer Entscheidungsfindung zu unterstützen.
Geringere Kosten
Alle oben genannten Vorteile wirken sich auf die Kosten aus. Es ist zwar schwierig, alle diese Faktoren genau zu beziffern, aber einige Studien gehen von einer Senkung der Raumkosten um 10-15 %, der Prozesskosten um 5-8 % und der Mietkosten um 5-8 % aus. Ganz allgemein liegen die Einsparungen bei Immobilien und Einrichtungen dank der Datenkontrolle und Transparenz bei 10 bis 20 %.
Die Anschaffung einer CAFM-Softwarelösung ermöglicht es Unternehmen und Organisationen, erhebliche Fortschritte bei der Raumplanung und -verwaltung zu erreichen und ihre Betriebskosten erheblich zu senken. Um eine optimale Wirksamkeit zu erzielen, muss diese Anschaffung durch die Wahl des richtigen Tools und die Einbeziehung aller künftigen Nutzer vorbereitet, aufgebaut und verbreitet werden.
Zu diesem Zweck stehen Ihnen die Spacewell-Teams zur Verfügung, um Sie bei der Formulierung Ihrer Erwartungen und der Ermittlung Ihrer Anforderungen zu unterstützen und Ihnen eine Lösung anzubieten, die zu Ihrem Unternehmen und Ihren Bedürfnissen passt.
