Für Unternehmen stellt das Arbeitsplatzmanagement eine ständig wachsende Herausforderung dar. Die jüngsten Veränderungen in der Arbeitsethik erfordern nun eine Anpassung und Berücksichtigung neuer Zwänge bei der Verwaltung von Büros und anderen Arbeitsflächen.
Um diese Herausforderungen zu meistern und gleichzeitig die Gewinne zu steigern, müssen Unternehmen, die an der Spitze bleiben wollen, daher die wichtigsten Verfahren und Instrumente zur Erreichung ihrer Ziele ermitteln.
Was ist Arbeitsplatzmanagement?
Das Konzept des Arbeitsplatzmanagements entstand aus den Problemen, die Arbeitsplatzmanager neuerdings zu bewältigen haben. Neue Praktiken, neue Technologien und die Coronapandemie haben zu tiefgreifenden Veränderungen in der Nutzungsweise von Büros geführt.
Lesetipp: Die beste Facility-Management-Software für die Welt nach COVID?
Homeoffice, flexible Büros, freie Flächen und Videokonferenzen sind weit verbreitete Phänomene und erfordern von den Arbeitsplatzmanagern eine hohe Anpassungsfähigkeit.
Das Arbeitsplatzmanagement zielt darauf ab, wirksame und innovative Lösungen für diese neuen Praktiken und die dadurch verursachten Schwierigkeiten anzubieten. So werden beispielsweise Projektions- oder Videokonferenzsysteme (z. B. 26-Zoll-HD-Bildschirme) häufig nicht ausreichend genutzt, da sie nur für Besprechungen in kleinen Gruppen eingesetzt werden. Mitarbeiter, die sich zurückziehen wollen, um einen Kunden anzurufen oder sich zu konzentrieren, haben hingegen manchmal Schwierigkeiten, den richtigen Raum zu finden.
Beim Arbeitsplatzmanagement geht es darum, das Arbeitsumfeld so zu gestalten, dass die unterschiedlichen Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigt werden. Mit dem Ziel, ihnen eine Arbeitsfläche zu bieten, die ihren Komfort, ihr Engagement und ihre Produktivität fördert. Dieses Konzept umfasst die Verwaltung der Ausrüstung und der damit verbundenen Dienste sowie die Einführung von Verfahren zur Erreichung dieser Ziele.
Lesetipp: Was sind die wichtigsten Vorteile einer Flächenmanagement-Software?
Warum sollten Sie ein Arbeitsplatzmanagement einführen?
Schwierigkeiten bei der Rekrutierung, neue Arbeitsgewohnheiten und die gestiegenen Anforderungen der Mitarbeiter an das Arbeitsumfeld zwingen die Unternehmen, ihr Bestes zu geben, um dies zu verbessern. Mehrere Studien zeigen sowohl die Bedeutung dieses Themas für die Mitarbeiter als auch die Unzufriedenheit vieler von ihnen mit ihren Arbeitsbedingungen.
Anstatt ad hoc auf spezifische Anforderungen zu reagieren, sollten Unternehmen Praktiken für das Arbeitsplatzmanagement entwickeln und damit eine echte Strategie für das Management des Arbeitsumfelds umsetzen.
Was ist ein Arbeitsplatzmanager?
Während immer mehr Unternehmen eine spezielle Stelle für Arbeitsplatzmanager schaffen, bezieht diese neue Methode des Arbeitsumfeldmanagements allgemeiner alle Büro- und Facility-Manager sowie Personalabteilungen und Immobilienmanager von Unternehmen ein.
Ein Arbeitsplatzmanager setzt sich voll und ganz für das geistige und körperliche Wohlbefinden seiner Mitarbeiter ein. Seine Aufgabe ist es, die Arbeitsfläche so zu gestalten, dass sie in allen Situationen angenehm und funktionell ist.
Auch Facility-Manager sind an diesem Prozess beteiligt, da sie für die Koordinierung der Büroorganisation und die Verwaltung der damit verbundenen Dienste wie Catering oder Concierge-Service zuständig sind. Das Arbeitsplatzmanagement hilft ihnen auch, ihre Ressourcen optimal einzusetzen und die mit den Räumlichkeiten verbundenen Kosten zu senken.
Auch die Personalabteilungen sollten in die Umsetzung einer Arbeitsplatzmanagementstrategie einbezogen werden, indem sie beispielsweise die Erwartungen der Mitarbeiter erfassen und analysieren sowie für ihre Sicherheit sorgen.
Schließlich sind auch die Verwalter und Betreiber von Gewerbeimmobilien involviert, da diese Methode sie in die Lage versetzen kann, ihre Flächenerträge zu optimieren und gleichzeitig funktionale sowie energie- und umwelteffiziente Arbeitsumgebungen zu schaffen.
Besseres Arbeitsplatzmanagement mit einem integrierten Arbeitsplatzmanagementsystem (CAFM)
Wie kann das Arbeitsplatzmanagement in der heutigen Welt umgesetzt und verbessert werden? In diesem Zusammenhang sind vor allem zwei Aspekte zu berücksichtigen: Praktiken und Tools.
Die Best Practices eines Arbeitsplatzmanagers
Das Management eines Arbeitsumfelds umfasst ein sehr breites Spektrum an Themen:
- Ausrüstungs- und Einrichtungsplan und Flächenmanagement;
- Zufriedenheit der Mitarbeiter mit ihrem Arbeitsumfeld;
- Optimierung der Raumnutzung;
- körperliche und gesundheitliche Sicherheit;
- Automatisierung und Flüssigkeit der Abläufe;
- und natürlich die Kosten.
Im Allgemeinen sind die Best Practices die Praktiken, die zur Rationalisierung der Flächenverwaltung beitragen. Ein effizienter Arbeitsplatzmanager kann erfolgreich:
- genaue und relevante Daten darüber sammeln, wie Mitarbeiter die Arbeitsflächen nutzen, um die Entscheidungsfindung zu unterstützen;
- den Energieverbrauch und die CO2-Bilanzen überwachen;
- Daten verwalten sowie Gebäude und Ausrüstung konsequent überwachen.
Was sind die wichtigsten Funktionen einer Arbeitsplatzmanagement-Lösung?
Um diese Verfahren einzusetzen und Ihre Ziele zu erreichen, benötigen Sie die richtigen digitalen Tools. Da es inzwischen eine Vielzahl von Softwarelösungen für das Arbeitsplatzmanagement gibt, sollten Sie ihre wichtigsten Funktionen kennen
Ein einziges Gateway
Ein konsistentes Arbeitsflächenmanagement erfordert eine Lösung, die alle Daten und Prozesse, einschließlich der Arbeitsaufträge, zentralisiert. Ein heterogener Software-Mix verlangsamt die Aufgaben und behindert den Informationsfluss und die Zuverlässigkeit der Informationen.
Lesetipp: Workplace App: Digitale All-in-one-Arbeitsplatzlösung
Ein Tool fürs Asset-Management
Die von Ihnen gewählte Software muss in der Lage sein, den gesamten Lebenszyklus von Objekten zu verwalten: die Erstellung und Verwaltung von Arbeitsaufträgen sowie das Monitoring von Indikatoren und Kosten.
Integration und Innovation
Ein effektives Arbeitsflächenmanagement erfordert den Einsatz verschiedener Tools zum Monitoring der Arbeitsfläche. Beispiele für diese Tools sind IoT-Sensoren, die zur Überwachung der Belegungsquote oder der Luftqualität eingesetzt werden können. Eine effiziente Arbeitsplatzmanagementlösung ist daher in der Lage, die von diesen Instrumenten gesendeten Daten zu erfassen, zu verarbeiten und zu analysieren.
Lesetipp: Wie kann Ihr Arbeitsplatzmanagement durch CAFM verbessert werden?
Das CAFM von Spacewell: die ideale Lösung
Als Experte für Facility Management und ein CAFM-Marktführer , bietet Spacewell eine Lösung, die sich nahtlos an alle Unternehmen anpasst, die ihr Arbeitsplatzmanagement verbessern möchten.
Das Spacewell-CAFM (integriertes Arbeitsplatzmanagementsystem) hat viele Vorteile:
- Flexibilität: Diese standardkonforme Software ist in hohem Maße konfigurierbar und bietet externe Konnektivität über Standard-Webdienste.
- Effizienz: Diese Lösung bietet Best Practices für den Workflow, das automatisierte Ticketmanagement und die Verteilung von Arbeitsaufträgen auf der Grundlage der Fähigkeiten der einzelnen Techniker.
- Leicht verwertbare Informationen dank Echtzeit- und Verlaufs-KPI-Dashboards sowie einer äußerst ergonomischen Datenanzeige.
Die CAFM-Lösung verfügt über zahlreiche Funktionen, die sowohl das Facility Management als auch die Instandhaltung erleichtern, und bietet die innovativsten Technologien wie BIM oder IoT sowie Funktionen zur Verwaltung von Lieferanten und Dienstleistern.
Unternehmen müssen sich zahlreichen Herausforderungen stellen, um das Mitarbeiterengagement zu maximieren und mit der Konkurrenz Schritt zu halten. Doch zum Glück gibt es auch immer mehr Lösungen dafür. Wenn Sie sich für eine CAFM-Software wie die von Spacewell entscheiden, verfügen Sie über ein wichtiges Instrument zur Erreichung Ihrer Ziele im Bereich Arbeitsplatzmanagement.
