Die Kapitalrendite intelligenter Arbeitsplatzinvestitionen (Whitepaper)

Kurzfassung

Die Kapitalrendite intelligenter Arbeitsplatzinvestitionen

Unternehmen, die ihre Arbeitsplätze optimieren wollen, sehen sich gleichzeitig mit einer Vielzahl von konkurrierenden Investitionsbedürfnissen konfrontiert, um sowohl die Arbeit vor Ort als auch Fernarbeit zu fördern. Angesichts so vieler neuer Prioritäten stellt sich bei der Beurteilung eines neuen Produkts die Frage, wie die Erträge dieser Investition (ROI) im Vergleich zu denen anderer potenzieller Produkte auswirken.

Intelligente Arbeitsplatzlösungen, die Hardware- und Softwarelösungen zur Optimierung des physischen Arbeitsplatzes, zur Verbesserung der Arbeitsabläufe im Büro und zur Schaffung einer positiven Arbeitsplatzerfahrung umfassen, sind zunehmend kosteneffizienter geworden, können aber immer noch eine erhebliche Investition bedeuten. Diskussionen über die Kapitalrendite von intelligenten Arbeitsplatztechnologien geraten häufig angesichts der breiten Anwendungspalette der Technologien ins Stolpern, von denen nicht alle für jedes Unternehmen relevant sein werden, sowohl aufgrund unterschiedlicher Arbeitsplatzkulturen als auch unterschiedlicher vorhandener Technologien.

Um Unternehmen bei der Beurteilung von intelligenten Arbeitsplatzlösungen zu unterstützen, werden in diesem Beitrag die verschiedenen Möglichkeiten aufgezeigt, wie Unternehmen die Kapitalrendite von sensorbasierten Arbeitsplatztechnologien zur Optimierung von Raumnutzung und Mitarbeitererfahrung erfassen können. Er stützt sich vornehmlich auf Untersuchungen Dritter, um sowohl die Quelle als auch den Umfang der Renditemöglichkeiten zu erläutern, und skizziert verschiedene Ansätze zur Berechnung der Erträge, um potenziellen Investoren alle notwendigen Werkzeuge zur Abschätzung der möglichen Gewinne für ihre eigenen Büroflächen an die Hand zu geben.

Optimierung der Raumnutzung

Die vielleicht größte und sichtbarste Quelle für die Kapitalrendite aus intelligenten Arbeitsplatzlösungen ist die Rendite durch eine Optimierung der Raumnutzung: Wenn ein Unternehmen ein ganzes Stockwerk oder ein ganzes Gebäude durch den Verzicht auf unnötige Flächen eliminieren kann,sind die Einsparungen bei Miete, Nebenkosten und Dienstleistungen beträchtlich und für die Beteiligten leicht zu quantifizieren. Dasselbe gilt für die Vermeidung künftiger Immobilieninvestitionen: Wege zu finden, das Beste aus einem bestehenden Portfolio herauszuholen (auch wenn dies zu keiner Flächenreduzierung führt), kann dazu beitragen, die für eine Expansion erforderliche Anzahl der Objekte zu verzögern oder zu reduzieren.

Raumoptimierung lässt sich in drei Arten von Ansätzen unterteilen: Optimierung der Büroflächennutzung konzentriert sich auf die Verwaltung der Gesamtfläche, Konsolidierung zielt darauf ab, die Fläche pro Person zu optimieren, während die Optimierung der Raumverteilung sicherstellt, dass die bereitgestellten Raumtypen tatsächlich mit den Räumen übereinstimmen, die die Mitarbeiter für ihre Arbeit benötigen.

Bei der Optimierung der Büroflächennutzung wird die Gesamtflächennutzung eines Standorts oder Portfolios mit dem tatsächlichen Bedarf auf Basis von Belegungs- und Nutzungsdaten verglichen. Dabei wird die tatsächliche Nutzung der einzelnen Arbeitsplatztypen mit Best-Practice-Benchmarks abgeglichen, wobei Anpassungen auf der Grundlage branchen- oder unternehmensspezifischer Besonderheiten vorgenommen werden. Darüber hinaus ist es bei der Festlegung von Optimierungszielen wichtig, neben den häufig zitierten Durchschnittswerten auch Zeiten hoher Belegung oder Maximalbelegung zu berücksichtigen. Sensortechnologien am Arbeitsplatz sind für diesen Optimierungsansatz von entscheidender Bedeutung, da sie die kontinuierliche Berichterstattung und den Grad der Granularität liefern, der eine datenbasierte Entscheidungsfindung darüber ermöglicht, wann und wie viel Räume hinzugefügt oder freigegeben werden müssen.

Konsolidierung bezieht sich auf die Verringerung der durchschnittlichen Fläche pro Person, indem mehr Menschen auf derselben Fläche untergebracht werden. Bei entsprechend guter Konsolidierung werden die Erfahrung oder die Produktivität der Mitarbeiter nicht beeinträchtigt, und durch das Hinzufügen spezialisierter Räume kann das Ökosystem Arbeitsplatz sogar vielfältiger werden. Der bekannteste Weg zur Konsolidierung ist die Verlagerung von Einzelbüros zu Bürozellen, Sitzbänken oder anderen offenen Büroarbeitsplätzen. Ein weiterer gängiger Weg ist die komplette Abschaffung zugewiesener Sitzplätze und die Reduzierung des Verhältnisses von Schreibtisch zu Person. In solchen verdichteten Umgebungen können intelligente Arbeitsplatzlösungen wie Sensoren den Mitarbeitern helfen, die benötigten Räume leicht zu finden und auf sie zuzugreifen, indem sie in Echtzeit erkennen können, welche Räume verfügbar sind. Die Vorteile der Konsolidierung können sich in Form von Raumeinsparungen zeigen, aber die Forschung hat verdichtete Umgebungen auch mit höherer Produktivität und verbesserter Zusammenarbeit in Verbindung gebracht.

Optimierung der Raumverteilung bezieht sich auf die Neukonfiguration von Räumen für Zusammenarbeit, wie z. B. Konferenzräume oder Gruppenräume, um die Größe des Raumes an das tatsächliche Nutzungsverhalten anzupassen. Allgemeiner ausgedrückt, ist es der Versuch, das Angebot und die Nachfrage nach Räumen so auszurichten, dass diese vollständig oder nahezu vollständig ausgelastet sind. Bei der Optimierung der Raumverteilung wird gemessen, wie häufig und wie intensiv ein Raum im Laufe der Zeit genutzt wird, typischerweise über Personenzählungssensoren, aber auch mithilfe anderer Sensor- und Überwachungsmöglichkeiten. Die tatsächlichen Messdaten werden dann sowohl mit Belegungs- als auch mit Auslastungs-Benchmarks verglichen, um die kombinierte Leistung jedes Raums zu bewerten und zu erkennen, welche Räume unterdurchschnittlich genutzt werden und idealerweise auch zu verstehen, warum.

Optimierung der Mitarbeitererfahrung

Die Mitarbeitererfahrung spiegelt die Bemühungen wider, das Engagement der Mitarbeiter zu verbessern, was sich positiv auf die Mitarbeiterbindung und die Produktivität auswirkt. Obwohl die Mitarbeiter- oder Arbeitsplatzerfahrung von einer Vielzahl von Faktoren beeinflusst wird, gehen einige Schätzungen davon aus, dass die physische und technologische Umgebung jeweils bis zu 30 Prozent der gesamten Mitarbeitererfahrung ausmacht.

Die Arbeitsplatzforschung zu flexiblen und beweglichen Räumen bietet einen Ansatz, um zu verstehen, wie Technologien die Mitarbeitererfahrung verbessern können, da diese flexiblen Arbeitskonzepte stark auf Technologie angewiesen sind, um reibungslos zu funktionieren. Die Arten von Produktivitätssteigerungen, die mit der Arbeitsplatzerfahrung verbunden sind und durch intelligente Arbeitsplatztechnologie ermöglicht werden, lassen sich in mehrere Kategorien unterteilen: Zweck, Eigenständigkeit, Kommunikation und Reputation.

Zweck beschreibt die Art und Weise, wie die Technologie Mitarbeitern hilft, die Räume und Tools zu finden und darauf zuzugreifen, die sie für die Erledigung verschiedener Arten von Aufgaben im Büro benötigen. Darüber hinaus kann der Zweck auch die Fähigkeit beinhalten, Mitarbeiter mit Räumen zusammenzubringen, die ihrer Persönlichkeit oder ihren Bedürfnissen entsprechen (z. B. Konzentrationsschwierigkeiten in lauten Umgebungen oder umgebungsrelevante Präferenzen), unabhängig von den eigentlichen Aufgaben, die sie ausführen. Die Abstimmung des Raums auf den Zweck ist einer der zentralen Grundsätze aktivitätenbasierten Arbeitens, aber auch die bestimmende Logik anderer Arten flexiblen Arbeitens, einschließlich hybriden Arbeitens.

Eigenständigkeit bezieht sich auf das Gefühl der Effektivität, das dadurch entsteht, dass die Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz im Büro selbst wählen können. Dabei wird die Produktivität (neben Vorteilen wie der Talentbindung) nicht nur durch gut konzipierte Räume verbessert, die bestimmte Arten von Aktivitäten unterstützen, sondern ist auch das Ergebnis des Gefühls von Befähigung und Zufriedenheit, das mit der Wahlmöglichkeit einhergeht. Dieses positive Gefühl führt wiederum zu einer höheren Leistung.

Das Konzept der Kommunikation umfasst sowohl spontane Begegnungen, die Kreativität auslösen können, als auch die tägliche Teamarbeit und das Gemeinschaftsgefühl. Eine der wichtigsten Möglichkeiten, wie Technologie die Verbindungen am Arbeitsplatz verbessern kann, besteht darin, das Auffinden von Kollegen zu erleichtern und die Konsolidierung zu fördern.

Reputation umfasst sowohl die Fähigkeit durch das Unternehmensimage, Vorteile in Bezug auf die Talentgewinnung und -bindung zu generieren, als auch breiteren Nutzen im Hinblick auf die Moral zu erzielen. Ein flächen- wie auch technologiemäßig hochleistungsfähiger Arbeitsplatz wird mit einer Reihe positiver Effekte in Zusammenhang gebracht, darunter auch solche, als innovativer wahrgenommen und von aktuellen Mitarbeitern wahrscheinlicher weiterempfohlen zu werden.

Schließlich dient die Technologie – zusätzlich zu den vier oben genannten Kategorien, die mit einem leistungsstarken, flexiblen Arbeitsplatz in Verbindung gebracht werden – auch als leistungsfähiges Tool, um die Arbeitsumgebung kontinuierlich für die Leistung zu optimieren. Insbesondere beschränkt sich die Möglichkeit, Daten darüber zu erheben und zu analysieren, wie Mitarbeiter mit dem Raum interagieren, nicht allein darauf, zu verstehen, welche Größe von Besprechungsräumen die Mitarbeiter bevorzugen, sondern kann auch genutzt werden, um systematisch Daten darüber zu sammeln, wie Mitarbeiter auf Änderungen der Ausstattung reagieren. Daher ist ein letzter Vorteil der Technologie ihre Fähigkeit, aktives Experimentieren am Arbeitsplatz zu ermöglichen.

Jede große Klasse von Arbeitsplatzoptimierung kann durch vereinfachte Anwendungsfälle veranschaulicht werden, doch die Wirklichkeit zeigt, dass die Berechnungen in der Praxis in der Regel weitaus komplexer sind. Ein einzelnes Unternehmen setzt möglicherweise Lösungen an mehreren Standorten ein, die alle unterschiedliche Durchschnittsmieten, Gehälter oder Mitarbeiterzahlen aufweisen. Selbst innerhalb von zwei Standorten desselben Unternehmens in derselben Stadt können die Ergebnisse ganz unterschiedlich aussehen. Wir bieten einen dreistufigen Prozess an, der es potenziellen Investoren ermöglicht, ihre möglichen Erträge abzuschätzen:

1. Legen Sie die Optimierungsszenarien fest, die für jeden Teil Ihres Portfolios gelten.
2. Sammeln Sie relevante Daten für die Organisation, sowohl aus internen Quellen als auch aus öffentlich zugänglichen Ressourcen wie Benchmarking-Daten.
3. Verwenden Sie diese Daten, um entweder Schätzungen der Kapitalrendite oder des Technologie-Break-even-Points vorzunehmen, um die Entscheidungsfindung zu unterstützen, wobei zu beachten ist, dass die Renditen aus verschiedenen Szenarien möglicherweise nicht vollständig addiert werden können.