Apps sind nichts Neues im Facility Management, aber ihr Fokus verschiebt sich. Die Zeiten, in denen Apps hauptsächlich von vor Ort arbeitenden FM-Service-Teams genutzt werden, sind lange vorbei. Mobile CAFM-Apps sind heute zunehmend so entworfen, dass sie der gesamten Belegschaft zugute kommen. Einer der Faktoren hinter dieser Entwicklung ist…
Der schier endlose Aufstieg des Smartphones
Mit einer weltweiten Auslieferung von rund 3 Milliarden Smartphones ist die große Popularität dieser Geräte unbestritten. In unserem Privatleben sind wir inzwischen stark auf unsere mobilen, „immer eingeschalteten“ Mini-Computer und die darauf laufenden Apps angewiesen. Sie ermöglichen es uns, alle Aspekte unseres Lebens zu organisieren, vom Einkaufen und Bezahlen über das Finden von Wegbeschreibungen bis hin zu unzähligen anderen nützlichen Funktionen. Es ist daher völlig normal, dass intelligente Apps auch schnell ihren Weg in die Arbeitswelt und in das Facility Management finden. Um so viel wie möglich zur Leistung von Gebäuden und zum Erfolg ihrer Nutzer beizutragen, müssen die CAFM-Apps alle Interessengruppen im Bereich des Facility Managements berücksichtigen, von Serviceteams und Facility Managern über Gebäudenutzer bis hin zu Anbietern von Büroflächen und Vermietern.
Der sich verändernde Arbeitsplatz
Die heutigen digitalen Technologien ermöglichen es Wissensarbeitern, mobil zu sein und von praktisch überall zu arbeiten. Aber als Menschen sehnen wir uns auch nach einem Gefühl von Zugehörigkeit und Gemeinschaft. Um Bestleistungen zu erbringen und gemeinsame Ziele zu erreichen, brauchen wir Arbeitsbereiche, die eine lebendige Interaktion und den Austausch von Ideen fördern und dabei gleichzeitig Raum für konzentrierte Einzelarbeit bieten.
Da flexible Büroflächen immer mehr zum Mainstream werden, steigt der Bedarf an mobilen Tools, um diese zu unterstützen. Es überrascht nicht, dass sich die IoT-fähigen mobilen CAFM-Apps bereits heute als unverzichtbar erweisen, um die Interaktion zwischen Mensch und Gebäude zu verbessern und eine größere Zufriedenheit am Arbeitsplatz zu erreichen.
Die Fähigkeit, einen attraktiven, agilen, technologiegestützten Arbeitsplatz zu bieten, wird daher unerlässlich für den Geschäftserfolg. Für Arbeitgeber ist er ein wichtiger Baustein im Kampf um Talente. Und für die Vermieter wird es immer wichtiger, zufriedene Mieter zu haben und die Aussichten auf eine Mietverlängerung zu verbessern.
Optimierung der physischen Arbeitsumgebung
Beleuchtung, Temperatur, Lärmpegel und die Luftqualität haben Einfluss auf das Wohlbefinden und die Produktivität am Arbeitsplatz. Daher überwachen Unternehmen die Arbeitsplatzumgebung zunehmend durch drahtlose IoT-Sensoren. Und dann benutzen sie diese Messwerte, um das Raumklima zu optimieren. Mit Apps wird es sogar möglich, die Umgebung (bspw. Temperatur, Lüftung, Stühle und Schreibtische) an die Bedürfnisse der einzelnen Nutzer anzupassen. Bei Fehlfunktionen können Gebäudenutzer über die App auch leicht Feedback geben.
Den Arbeitsplatz seinen Nutzern näher bringen
Die persönliche Betreuung während des gesamten Arbeitstages ist ein Szenario, das immer beliebter wird. So können die Mitarbeiter bspw. die Verfügbarkeit von Flächen/Räumen überprüfen und Dienstleistungen auch von unterwegs buchen. Morgens können die Mitarbeiter von zu Hause aus einen Parkplatz oder ein Mittagessen reservieren. Sie können ihren Terminkalender prüfen und benachrichtigt werden, sobald ein Besucher eintrifft. Sie können Wegbeschreibungen erhalten und Mitglieder des Teams in einer flexiblen Arbeitsumgebung finden. Sie können einen Service anfordern oder von unterwegs aus ein Ticket einbuchen, indem sie einen QR-Code einscannen. Oder sie bekommen personalisierte Empfehlungen auf Basis ihrer Historie. Das alles von ihren Handys aus und über eine Dialogschnittstelle, die die Navigation am Arbeitsplatz erleichtert. Ein Beispiel für eine solche App ist der Spacewell Workplace, der mit Hilfe von Live-Sensordaten und einer Visualisierung der Grundrisse eine Orientierung in Echtzeit bietet.
Apps sind eine gute Möglichkeit, Gebäudenutzer über spezielle Angebote im oder in der Nähe des Gebäudes zu informieren. Denken Sie an Fitness- und Sportzentren, Restaurants mit Mittagstisch und Bring-Dienste für Essen, Kindertagesstätten oder Reinigungen, chemische Reinigungen oder einen Bügelservice. Wenn Unternehmen mit Drittanbietern zusammenarbeiten und diese Art von Servicemeldungen über die App verbreiten, wird es für die Mitarbeiter einfacher, Beruf und Familie zu vereinbaren.
Menschen miteinander verbinden und ein unterstützendes Ökosystem schaffen
Ein weiterer Aspekt ist das Hinzufügen von sozialen Funktionen, um Menschen am Arbeitsplatz miteinander in Kontakt zu bringen. Mit der zunehmenden Verbreitung der Gig Economy (projektbezogene Arbeitsplätze) ist dies eine großartige Möglichkeit, ein Gefühl der Gemeinschaft und Zugehörigkeit zu schaffen. Eine App kann als unternehmensweite soziale Plattform fungieren und Menschen miteinander in Kontakt bringen, die Fahrgemeinschaften bilden oder Begleiter in der Mittagspause suchen. Fazit: Durch die Verknüpfung des Gebäudes mit seinen Nutzern und der Umgebung wird die Gesamterfahrung verbessert.
Bessere Daten, bessere Erfahrungen
Die Datenerfassung über mobile CAFM-Apps ist schnell und präzise. Wenn Gebäudenutzer über ihre Apps Flächen/Räume buchen, erhalten Manager detailliertere Daten zur Flächen-/Raumnutzung. Auch führt es zu besseren Informationen über Anlagen, wenn Mitarbeiter Tickets (Störungen) bequem und im Handumdrehen einbuchen können. Und die Möglichkeit für die Nutzer, Dienstleistungen zu buchen und sofortiges Feedback über eine App zu geben, ergibt ein umfassenderes Bild über die Servicequalität und über Bereiche, die verbesserungsbedürftig sind.
Neueste Entwicklungen bei CAFM-Apps
Handeln auf Basis von Echtzeitdaten durch IoT-Integration
Live-Sensordaten sind sehr wertvoll, um persönliche Hilfe am Arbeitsplatz zu leisten oder um Maßnahmen und Dienstleistungen zu initiieren. Verarbeitet in einer Echtzeit-Analytikplattform, können sie über Apps für den Endanwender sofort bereitgestellt werden.
Cross-Channel-Erfahrungen
Viele Berufstätige verwenden mehrere Geräte, z. B. einen Desktop, ein Tablet und ein Smartphone. Daher wird versucht, eine nahtlose geräteübergreifende Erfahrung zu schaffen, so dass Benutzer.
QR-Codes/NFC-Tags
QR-Codes sind für die Nutzer von Gebäuden einfach zu bedienen (und ideal für Servicetechniker). Das Scannen von QR-Codes ermöglicht es, ein Objekt direkt zu identifizieren und bspw. ein Ticket zum Auffüllen eines Getränkeautomaten einzubuchen.
Fazit
Es ist einfach zu sehen, wie Apps in Verbindung mit dem Internet der Dinge unsere Arbeitsplätze intelligenter machen. Gebäude werden zu Knotenpunkten für Dienstleistungen und Annehmlichkeiten, die die gesamte Nutzererfahrung verbessern. Die App ist das Ökosystem, das alles zusammenführt und Mehrwert für Nutzer, Arbeitgeber und Vermieter schafft.
