Eines ist klar: Die Büros der Zukunft werden sehr viel mehr dafür tun müssen, um Mieter anzulocken und den Bedürfnissen der Arbeitnehmer gerecht zu werden. Die Erfahrung mit der durch COVID bedingten Heimarbeit hat die Erwartungen verändert, die Mitarbeiter und Unternehmen an den Arbeitsplatz stellen. Der Trend geht dahin, dass Büromietverträge kürzere Laufzeiten haben, die Belegungsrate stärker variiert und der Raum zum Serviceangebot wird (Space-as-a-Service). Wie in diesem Artikel der New York Times zu lesen war: „Das Büro wird zum Verbraucherprodukt. Und wie jeder andere Konsumartikel auch, wird das Büro kontinuierlich um seine Kunden kämpfen müssen.“
Das Forschungsunternehmen Leesman, das sich auf das Messen und Analysieren der Mitarbeitererfahrungen spezialisiert hat, stellte 2019 fest, dass nahezu 40 Prozent aller Mitarbeiter das Gefühl hatten, ihr Arbeitsplatz ermögliche es ihnen nicht, produktiv zu arbeiten. Die Bürowelt bewegte sich bereits vor COVID weg von festen Plänen und Sitzordnungen, zugunsten von flexiblerem und stärker tätigkeitsorientiertem Arbeiten. In der Welt nach COVID werden wir sogar noch mehr Flexibilität in Bezug auf Arbeitsformen und -orte erleben. Mitarbeiter werden sich, abhängig von ihren Tätigkeiten, zwischen Homeoffices, dem städtischen Hauptquartier, vorstädtischen Satellitenbüros oder dem lokalen Café bewegen.
Daten & Analyse in Echtzeit
Um diese Mischform von Umgebungen erfolgreich zu managen, brauchen Arbeitsplatzmanager bessere Daten und Analysen. Üblicherweise geht es bei CAFM-Software um Prozessautomatisierung auf der Grundlage bewährter Verfahren zur Erzielung betrieblicher Effizienz. Das ist bis heute ein wesentlicher Aspekt des Gebäudemanagements, reicht aber nicht länger aus. Um in der neuen Arbeitswelt erfolgreich zu sein, muss Facility-Management-Software um Echtzeit-Datenströme ergänzt werden, die über Umgebungsbedingungen und Nutzung der verschiedenen Räume durch die Gebäudenutzer Aufschluss bieten. CAFM muss den Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung stehen, die von ihren agilen Workplace-Apps erwarten, dass sie genauso interaktiv und intuitiv sind wie ihre Verbraucher-Apps. Und die beste Facility-Management-Software muss leistungsstarke Datenanalysefunktionen bieten, um die Dynamik der Vorgänge im Gebäude wirklich zu verstehen.
Um in der neuen Arbeitswelt erfolgreich zu sein, muss Facility-Management-Software über reine Prozessautomatisierung hinausgehen, um operative Effizienz zu erreichen.
Wir haben bereits in einem früheren Blogbeitrag thematisiert, dass CAFM-Software hierfür mit intelligenter Gebäudetechnik zu CAFM+ verschmelzen muss. Durch die Integration beider Systeme kann CAFM+ auf mehr hochwertige Echtzeitdaten zugreifen, als es jedes der beiden Systeme einzeln könnte, und es kann diese Daten auch in umsetzbare Erkenntnisse über Geschäftsbereiche und Benutzertypen umwandeln.
Wenn Sie die beste Facility-Management-Software für die neue Arbeitswelt suchen, sollten Sie auf 3 Dinge achten:
1. Die beste Facility-Management-Software bietet native Integration
Damit CAFM+ reibungslos funktionieren kann, müssen die CAFM- und Gebäudetechnik-Plattformen vollständig integriert werden. Das bedeutet, dass sie von Grund auf und so entwickelt werden, dass sie ohne Kompromisse zusammenarbeiten. Wir beobachten, dass viele CAFM-Anbieter nur Lippenbekenntnisse zum IoT machen und einfach nachträglich ein paar Sensoren installieren. Leider kann das nur unerfüllte Erwartungen und Enttäuschung zur Folge haben.
Ein FM-System mit Sensoren am Rande ist wie mit dem Auto durch die Nacht zu rasen, zwar mit eingeschalteten Scheinwerfern, aber mit gebundenen Händen und Füßen.
Eric Van Bael
Denn Sensoren sind nur ein Teil der Lösung. Und weil sich die Arbeit mit IoT-Big Data stark von der Art der strukturierten Datenverarbeitung unterscheidet, die in CAFM stattfindet. Darüber hinaus muss Smart-Facility-Software nicht nur IoT-Sensordaten in Echtzeit sinnvoll auswerten, sondern dies auch in Kombination mit anderen Datenquellen wie BIM/Rich-Asset-Daten oder dem Datenstreaming von Benutzergeräten tun.
2. Die beste Facility-Management-Software bietet dynamische Analysen
Traditionelle Dashboards zeigen aggregierte Daten auf statische Weise an. Sie nehmen die Daten, filtern den gewünschten Datensatz nach Ihren Suchparametern und sehen die Ergebnisse. Diese werden zwar schön präsentiert, gehen aber nicht über „schreibgeschützte“ Informationen hinaus. Arbeitsplatzmanager können sich nicht durch die Daten klicken, um Zusammenhänge aufzudecken und die Grundursachen zu verstehen.
Damit die Daten einen wirklichen Zweck erfüllen, ist eine andere Art von Analysewerkzeug erforderlich – eines, das die Dinge nicht nur „etikettiert“, sondern die Punkte miteinander verbindet und die zugrunde liegenden Faktoren aufdeckt: „Die Belegung in diesem Teil des Gebäudes ging letzte Woche zurück, weil der Komfort aufgrund eines Problems mit dem HLK-System negativ beeinträchtigt wurde.“ Diese Erkenntnis ist möglich, weil Sie ein dynamisches Bild von den gesamten Daten haben. Wann immer Sie einen einzelnen Parameter ändern, passt sich das gesamte Dashboard dynamisch an. Die Software macht es einfach, Ihre Arbeitsplätze und Immobilien aus der Vogelperspektive zu betrachten und dann feinmaschig bis auf das gewünschte Detail einzuzoomen.
3. Die beste Facility-Management-Software bietet mobilen Support und intuitive Benutzererfahrung
Echtzeitanalysen wandeln die Daten in nützliche Informationen sowohl für Gebäudenutzer als auch für Dienstleister um, wann und wo sie benötigt werden.
Facility-Teams bewegen sich viel in Gebäuden und auf Geländen: sie müssen unterwegs auf relevante Informationen zugreifen können. Eine intelligente Service-App wie Work Assistant kombiniert geplante Aufgaben mit Serviceanfragen und sensorgesteuerten Einsätzen, die alle übersichtlich priorisiert und auf Etagenplänen angezeigt werden. Mit einem solchen Tool können die Mitarbeiter von Dienstleistern ihre tägliche Arbeit dynamisch managen und auf reale Ereignisse in Echtzeit reagieren. Dies ist die neue Welt der dynamischen, ergebnisorientierten Dienstleistungserbringung, die durch IoT-bezogene Technologien ermöglicht wird.
Mit mobiler digitaler Unterstützung können Mitarbeiter produktiver arbeiten. Die beste CAFM+-Software beinhaltet Benutzer-Apps, die Anleitung in Echtzeit bieten. Entweder direkt auf dem Smartphone des Mitarbeiters oder über eine Reihe von anderen intuitiven Touchpoints. Spacewells Workplace-App z. B. macht es den Mitarbeitern einfach, ihre Arbeitsbereiche und Ressourcen zu steuern. Sie müssen nicht länger auf der Suche nach einem geeigneten Raum umherirren, ihr Smartphone zeigt ihnen, dass in der nächsten Etage ein Raum frei ist, mit der geeigneten Ausstattung und entsprechendem Komfort.
Natürlich bietet eine zukunftssichere Facility-Management-Software noch weitere Funktionen, wie Sicherheit auf Unternehmensebene und SaaS-Bereitstellung. Doch das sollte heutzutage selbstverständlich sein.
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