Flexibles Büro bzw. Flex Office: Welche Lösungen gibt es?

Die Organisationsformen von Unternehmen im Dienstleistungssektor haben sich in den letzten Jahren sehr stark verändert. Als Reaktion auf die Gesundheitssituation oder ganz allgemein um den neuen Erwartungen der Mitarbeiter gerecht zu werden, wurde das Flex Office bzw. flexible Büro entwickelt.

Da diese neuen Arbeitsformen für die Mitarbeitergewinnung und -bindung beinah unumgänglich geworden sind, und insbesondere, um ihnen geeignete und verfügbare Räume für die Zusammenarbeit zu bieten, ist das geeignete Rüstzeug erforderlich, um eine optimale Organisation zu gewährleisten und eine möglichst reibungslose Umsetzung sicherzustellen.

Flexibles Büro oder Flex Office: Was ist darunter zu verstehen?

Flexibles Büro, Flex Office, Flex-Desk oder auch dynamisches Büro: All diese Begriffe beschreiben dieselbe Art der Verwaltung von Arbeitsbereichen und -plätzen innerhalb eines Unternehmens.

Was bedeutet Flex Office?

Das Konzept des Flex Office beruht auf der Erkenntnis, dass die verschiedenen Mitarbeiter eines Unternehmens immer seltener alle gleichzeitig in den Räumlichkeiten des Unternehmens anwesend sind. Dazu tragen unter anderem die immer weiter verbreitete Telearbeit, Teilzeitarbeit, Geschäftsreisen oder auch Urlaubsabwesenheit bei.

Vor diesem Hintergrund ist es nicht mehr wirklich sinnvoll, weiterhin für alle Mitarbeiter des Unternehmens Büroräume zu haben und zu unterhalten. Unternehmen tendieren daher dazu, den Arbeitsbereich zu verkleinern, damit er für die Anzahl der Mitarbeiter, die sich voraussichtlich gleichzeitig dort aufhalten, ausreicht und gleichzeitig unnötige Ausgaben vermieden werden.

Darüber hinaus trägt das Flex Office der Notwendigkeit Rechnung, den Raumnutzern abhängig von ihren aktuellen Aufgaben oder Wünschen verschiedene Arbeitsmodalitäten anzubieten: Telefonboxen, Besprechungsräume, Gemeinschaftsräume, Räume zum Entspannen usw.

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Warum Flex Office?

Die Einführung der Grundsätze und Praktiken des flexiblen Büros bietet Unternehmen und ihren Beschäftigten viele Vorteile.

Zunächst einmal werden bei einem als Flex Office gestalteten Büro die Immobilienkosten gesenkt, weil weniger Platz benötigt wird und die Unterhaltskosten geringer sind.

Darüber hinaus fördert das „Flex Desk“-System die Produktivität und Kreativität der Mitarbeiter, indem sie den Raum wählen können, der ihren Bedürfnissen und aktuellen Aufgaben am besten entspricht. Außerdem stehen ihnen Begegnungsräume für Geschäftstermine zur Verfügung, oder sie können zu Hause bleiben, wenn sie eher in Ruhe arbeiten möchten. Diese Flexibilität verhindert auch, dass sich schädliche Gewohnheiten einstellen.

Ein Unternehmen, das seinen Beschäftigten Arbeitsmodalitäten entsprechend ihren Wünschen und Bedürfnissen anbietet, erhöht zudem das Engagement seiner Beschäftigten, die eher bereit sind, sich auf lange Sicht einzubringen. Diese Flexibilität ist umso wichtiger, als sich die Nutzung stark verändert hat: Büros werden heute viel mehr als früher für Zusammenarbeit und weniger für Einzelarbeit genutzt und müssen daher für die Zusammenarbeit geeignet, komfortabel und verfügbar sein.

Und schließlich fördert das Flex Office auch die Kommunikation und den Austausch innerhalb der Teams. Nicht nur der Informationsfluss wird optimiert, sondern auch die Teams arbeiten enger zusammen, da jeder jedem begegnen kann, anders als bei einem System, in dem jeder immer das gleiche Büro hat und somit immer mit den gleichen Kollegen verkehrt.

Warum sollte man eine spezielle Lösung für das flexible Büro einführen?

Eine flexible Büroorganisation bietet zwar viele Vorteile, aber damit das Unternehmen und seine Beschäftigten den größtmöglichen Nutzen daraus ziehen können und um größere Probleme zu vermeiden, ist eine IT-Lösung, die auf diese Art der Verwaltung von Arbeitsbereichen zugeschnitten ist, unerlässlich.

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Mögliche Nachteile des flexiblen Büros

Die Einführung einer flexiblen Organisation birgt einige Risiken, wenn sie nicht richtig gehandhabt wird:

• Konflikte entstehen, wenn sich die ungeschriebene Regel „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ durchsetzt und dies zu Stress und Spannungen zwischen Kollegen führt, z. B. wenn einige immer die Plätze wählen, die als die besten gelten;
• Verschlechterung der Qualität der Beziehungen zwischen Kollegen: Wenn der Arbeitsplatzwechsel allzu systematisch erfolgt, kann der Aufbau guter Beziehungen zwischen den Beschäftigten beeinträchtigt werden;
• Entpersonalisierung der Arbeitsbereiche: Das Fehlen eines festen Platzes kann bei einigen zu einem Gefühl der Austauschbarkeit führen und sie daran hindern, ihren Platz im Unternehmen zu finden.

Um solche Probleme zu vermeiden, braucht es eine Lösung, die speziell für das flexible Büro entwickelt wurde und Funktionen bietet, die auf diese Organisationsform zugeschnitten sind.

Welchen Nutzen bietet Ihnen eine Flex-Office-Lösung?

Eine speziell entwickelte Lösung bietet mehrere Funktionen, die eine flexible Büroverwaltung effizienter, einfacher und reibungsloser machen.

Erhalten Sie Informationen über die Raumnutzung und die Umgebungsbedingungen

Mit einer Lösung wie Spacewell Workplace können Sie detaillierte Sensordaten nutzen, um sich ein genaues Bild von der Nutzung der verschiedenen Bereiche eines Gebäudes zu machen: Belegungsrate, Luftqualität, Umweltprobleme usw. Diese Analyse ist die notwendige Grundlage für jede geplante Verbesserung der Qualität der Arbeitsumgebung.

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Passen Sie den Raum an und unterstützen Sie die Entscheidungsfindung

Wenn Unternehmen die Belegung und Nutzung der Arbeitsbereiche im Blick behalten, können sie erkennen, welche Räume zu wenig genutzt werden oder umgekehrt, welche Räume sehr gefragt sind. So ist es viel einfacher, die Büros entsprechend den Bedürfnissen und Wünschen ihrer Nutzer umzugestalten. Auch die Immobilienverwaltung wird verbessert, indem z. B. ungenutzte Räume untervermietet werden.

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Liefern Sie Echtzeitdaten zur Raumnutzung

Mit einer leistungsstarken Flex-Office-Lösung werden die von den Sensoren gelieferten Daten den Mitarbeitern in Echtzeit, z. B. auf ihren Smartphones, zur Verfügung gestellt. So können sie jederzeit einen freien Raum finden, der ihren Bedürfnissen entspricht.

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Ermöglichen Sie die nutzungsabhängige Anpassung der Dienste

In einem flexiblen Bürosystem müssen die Dienstleistungen (Wartung, Reinigung usw.) an die Raumnutzung angepasst werden können, die naturgemäß weniger vorhersehbar ist als bei einer herkömmlichen Organisation. Sie sollten nicht mehr zu festen Zeiten, sondern abhängig von der Nutzung erfolgen.

Mit einer an das Flex Office angepassten Lösung erhalten die für diese Dienste zuständigen Teams direkt auf ihre Smartphones Anweisungen, in welchen Bereichen sie tätig werden können oder sollen. So werden ihre Aufgaben dynamisch an die tatsächliche Nutzung der verschiedenen Räume angepasst und die Arbeitsbedingungen der Büronutzer verbessert.

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Spacewell Workplace, eine „All-in-One“ Flex-Office-Lösung

Konkret ist die Umsetzung der Grundsätze des flexiblen Büros mit einer Reihe von Voraussetzungen verknüpft:

• effizientes WLAN-Netz;
• Anschlüsse in jedem Arbeitsbereich;
• ein gekoppeltes System zur Speicherung der Dateien (idealerweise in der Cloud);
• das Vorhandensein von mindestens einem Besprechungsraum und mindestens einem „Phone Room“ für Telefongespräche.

Ein Unternehmen, das alle diese Voraussetzungen erfüllt, kann dann die Workplace-Lösung von Spacewell umsetzen (Schauen Sie sich das Erklärungsvideo an), die alle Funktionen bereitstellt, die für eine reibungslose und effiziente Verwaltung im flexiblen Modus erforderlich sind:

• ein Instrument zur Raumüberwachung, um die Raumnutzung zu optimieren;
• eine Workplace-App, um diese Nutzung für die Mitarbeiter zu erleichtern;
• eine Software für die Raumbuchung;
• eine App zur Buchung von Büroräumen.