Optimierung der Bürofläche für neue Arbeitsweisen Teil 3 der Blogreihe zum Thema „Hybridbüro“

Bei der Rückkehr ins Büro stellt sich die wichtige Frage, wie viel Platz Unternehmen benötigen, wenn sie (möglicherweise) flexiblere Arbeitsformen einführen. Die Antwort kann erhebliche finanzielle Auswirkungen haben: Neben den Personalkosten können Immobilien einer der größten Kostentreiber für Unternehmen sein, insbesondere in wissensbasierten Branchen. ¹ Da Mietverträge in der Regel langfristig abgeschlossen werden, kann Platzverschwendung in Gegenden mit hohen Mietpreisen zu jahrelangen unnötigen Kosten führen, während eine Überbelegung negative Auswirkungen auf die Produktivität der Mitarbeiter haben kann. Das richtige, ausgewogene Verhältnis zu finden, ist daher eine der größten Herausforderungen für Immobilienteams im gegenwärtigen Umfeld. As companies get to grips with remote and hybrid work, they will need to adjust their office footprint to the new realities on the work floor.

Herausforderungen bei der Planung des Bürobedarfs in einer hybriden Welt

Die Corona-Pandemie und die Ausweitung der Telearbeit haben Prognosen für den Bürobedarf erheblich durcheinandergewirbelt.² Dies stellt Unternehmen, die ihren Platzbedarf optimieren wollen, vor eine einzigartige Herausforderung.

Die erste Folge der Pandemie war der Umgang mit erheblichen Änderungen bei den Beschäftigungszahlen. Einerseits waren viele Unternehmen gezwungen, Personal abzubauen oder einen Einstellungsstopp zu verhängen. Mit insgesamt weniger Mitarbeitern erwarten Unternehmen in den betroffenen Branchen, dass sie in Zukunft weniger Platz benötigen, selbst wenn man von Änderungen bei der Sitzordnung oder der Telearbeit absieht. Gleichzeitig haben einige Firmen, vor allem im Technologiesektor, ein explosives Wachstum verzeichnet und gehen davon aus, dass sie ihre Belegschaft erweitern, oft an neuen Standorten. Für sie lautet die Schlüsselfrage, wie schnell sie weiter expandieren werden, wenn sich die Wirtschaft erholt.

Zugleich wird die Raumberechnung durch eine mögliche Ausweitung der Tele- oder Hybridarbeit erschwert. Im Laufe des letzten Jahres haben viele Unternehmen entdeckt, dass einige Arbeitsstellen oder Aufgaben genauso gut (wenn nicht sogar besser) von zu Hause aus erledigt werden können statt im Büro. Da in Mitarbeiterumfragen immer mehr Arbeitnehmer angeben, zumindest zeitweise von zu Hause aus arbeiten zu wollen, denken Arbeitgeber nun über die Auswirkungen einer teilweise tele-arbeitenden Belegschaft auf den Bürobedarf nach.

Auf den ersten Blick könnte man meinen, dass hybrides Arbeiten einfach eine kleinere Bürofläche bedeutet, aber die Nachfrage könnte sich als nicht so einfach herausstellen. Der Platzbedarf wird für ein Unternehmen, das seinen Mitarbeitern bestimmte Tage für die Arbeit im Büro zuweist, ganz anders sein als für ein Unternehmen, in dem die Mitarbeiter selbst entscheiden, an welchen Tagen (oder sogar Stunden) sie zur Arbeit pendeln. Im letzteren Fall könnte die Büronachfrage sehr stark schwanken oder ungleichmäßig über verschiedene Zeiten und Tage verteilt sein. Vielleicht entscheidet sich die Mehrheit der Mitarbeiter dafür, freitags zu kommen, um Kontakte zu knüpfen, was zu einer hohen Raumnachfrage führt. Gleichzeitig bleiben die meisten Mitarbeiter dafür montags vielleicht lieber zu Hause, um E-Mails zu beantworten, was wiederum ein fast leeres Büro zur Folge hätte.

Die Frage nach den Aufgaben wirft eine dritte Herausforderung auf, die sich aus der Zunahme des hybriden Arbeitens ergibt (auf die wir im nächsten Blog-Beitrag ausführlicher eingehen werden): die Notwendigkeit der Unterbringung unterschiedlicher Arbeitsstile im Büro. Eine gängige Erwartung im Hinblick auf das Büro der Zukunft ist, dass es zunehmend ein Zentrum für Zusammenarbeit und Geselligkeit sein wird, während sich die individuelle, fokussierte Arbeit weitgehend an entfernte Standorte verlagert. Je nach Größe und Grundriss der von den Mitarbeitern im Büro genutzten Gemeinschaftsräume könnte sich die pro Person genutzte Fläche in diesem Szenario im Vergleich zu einem arbeitsplatzbasierten Büro tatsächlich erhöhen – das Ausmaß dieser Veränderung bleibt jedoch abzuwarten.