Warum sollten Sie die Einführung einer Flächenmanagement-Software in Betracht ziehen? Das ist eine Frage, die sich immer mehr Unternehmen stellen und die sowohl die zeitgemäße Entwicklung der Arbeitsmethoden als auch die Vorteile der in den letzten Jahren neu entwickelten Software widerspiegelt.
Um die Vorteile des Einsatzes von Büroverwaltungssoftware oder von Flächenmanagement-Software im Allgemeinen zu verstehen, muss man die neuen Arbeitsmethoden und die Merkmale der verschiedenen heute auf dem Markt erhältlichen Software verstehen.
Diese Lösungen, die umfassender sind als ein einfaches Büroverwaltungs-Tool oder eine Raumbuchungssoftware, passen sich diesen neuen Nutzungsmöglichkeiten an, um sowohl das Wohlbefinden und das Engagement der Mitarbeiter als auch die Rentabilität des Unternehmens zu fördern.
Neue Arbeitsweisen
Flexibles Büro, WFH, intelligentes Büro, digitaler Arbeitsplatz… Neue Arbeitsmethoden entwickeln sich in immer mehr Unternehmen. Dieses Phänomen, das durch die COVID-19-Krise beschleunigt wurde, hat immense Dimensionen angenommen.
Gründe für diese Veränderungen
Die Entwicklung neuer Arbeitsmethoden wird durch mehrere aktuelle Trends vorangetrieben. Einerseits entspricht sie den Erwartungen einer neuen Generation von Arbeitnehmern, die zeitlich und räumlich flexibel sein wollen. Andererseits erleichtert die technologische Entwicklung die Telearbeit mit geringeren Auswirkungen auf die reibungslosen Abläufe des Unternehmens. Und schließlich entspricht es häufig dem Bedürfnis der Unternehmen, ihre Betriebskosten zu senken und ihre Mitarbeiter zu halten, indem sie sich an deren Präferenzen anpassen.
Warum haben die Unternehmen ein Interesse daran, diese Veränderungen zu unterstützen?
Einige Unternehmen zögern, diese neuen Formen der Arbeitsorganisation vollständig zu übernehmen, was in den meisten Fällen ein strategischer Fehler ist.
Kostenreduzierung
In den meisten Fällen können durch die Einführung neuer Arbeitsmethoden die Immobilienkosten gesenkt werden. Durch die Förderung von Telearbeit oder hybriden Büros kann ein Unternehmen seine Arbeitsplatzkosten erheblich senken, indem es zum Beispiel die Anzahl der Arbeitsplätze reduziert oder Räume mit anderen Unternehmen teilt.
Erfüllung der Erwartungen der Mitarbeiter
Diese neuen Arbeitsmethoden entsprechen den Erwartungen der meisten Arbeitnehmer. Sie wünschen sich mehr Flexibilität als bisher und insbesondere die Möglichkeit, ihre Arbeitszeiten und ihren Arbeitsort an die Bedürfnisse ihres Privatlebens anzupassen, ohne dabei ihr Berufsleben zu vernachlässigen.
Talente gewinnen
Viele Unternehmen haben derzeit Schwierigkeiten bei der Personalbeschaffung, und einige haben Schwierigkeiten, ihre Mitarbeiter zu halten. Indem Sie sich innovativen Arbeitsformen öffnen, kann Ihr Unternehmen besser die gesuchten Talente anziehen und die Fluktuation begrenzen.
Förderung der Produktivität
Entgegen der landläufigen Meinung führen neue Arbeitsformen wie WFH im Allgemeinen zu einer höheren Produktivität. Dies liegt vor allem an der kürzeren Pendlerzeit und der besseren Konzentrationsfähigkeit der Arbeitnehmer.
Dennoch reicht es nicht aus, diese neuen Arbeitsweisen einfach nur zu akzeptieren, zu übernehmen oder zu fördern, um alle erwarteten Vorteile zu erzielen. Sie müssen sich entsprechend organisieren und vor allem die notwendigen Instrumente einsetzen, z. B. eine Software für das Flächenmanagement.
Warum benötigen Sie eine Flächenmanagement-Software?
Der Einsatz einer Software für das Flächenmanagement hat viele Vorteile für Unternehmen, die auf die eine oder andere Weise ihre Geschäftsräume optimieren müssen.
Neukonfiguration der Räumlichkeiten nach Ihren Bedürfnissen
Mit einer Software für das Flächenmanagement können Sie die Belegungsmuster und bevorzugten Arbeitsbereiche der Personen ermitteln, die diese Räume nutzen, in der Regel die Mitarbeiter. Anhand der von den Belegungs- und Personenzahlsensoren gesammelten Daten können Sie diese Informationen nutzen, um einen Arbeitsplatz so zu gestalten, dass er für die Nutzer optimal geeignet ist und ihr Wohlbefinden und damit ihr Engagement fördert.
Reduzierung der Kosten für Immobilienanlagen
Durch die Erfassung und Analyse von Daten zu Belegungstrends mit Hilfe von Software für das Flächenmanagement können Sie nachvollziehen, wie sich die Belegungsmuster im Laufe der Zeit verändern. Auf diese Weise können Sie Ihre Bürofläche und die Raumaufteilung an den tatsächlichen Belegungsbedarf anpassen und so die Immobilienkosten senken.
Verbesserung von Effizienz und Engagement
Reservierungssoftware für das Flächenmanagement ist ein hilfreiches Instrument, um ein besseres Umfeld für Ihre Mitarbeiter zu schaffen. Diese Art von Software ermöglicht die problemlose Reservierung eines Raums oder eines Arbeitsplatzes. Da die Mitarbeiter von einer größeren Flexibilität bei der Anpassung des Arbeitsplatzes an ihre Bedürfnisse profitieren, steigen ihre Motivation und ihre Leistung.
Implementierung intelligenter Dienstleistungen
Der Einsatz einer Flächenmanagement-Software ermöglicht eine bessere Planung und Anpassung der technischen Unterstützungsdienste an den tatsächlichen Bedarf des Gebäudes und seiner Räume. So erhalten Sie einen Einblick in die Belegung und Nutzung von Besprechungsräumen, Büros und anderen Räumlichkeiten. Wenn ein Raum zum Beispiel tagsüber überhaupt nicht genutzt wurde, muss auch kein Reinigungspersonal eingesetzt werden. So können Sie dank dieser intelligenten Dienste Ihre Betriebskosten senken.
Management eines Immobilienportfolios
Die Flächenmanagement-Software zeigt Ihnen alle Standorte in einem Baumdiagramm. Auf diese Weise können Sie die aktuelle, historische und zukünftige Nutzung des Raums visualisieren und Ihre Kosten und Investitionen optimieren.
Ausrüstungsüberwachung
Mit einer Flächenmanagement-Software können Sie auch alle zugehörigen Geräte verfolgen. Sie haben stets einen aktuellen Überblick über den Gerätebestand, können alle Geräte auf Grundrissen abbilden (einschließlich Drag-and-Drop) und Geräte bestimmten Standorten oder Benutzern zuordnen.
Flächenmanagement-Software ist ein wesentliches Instrument, um sicherzustellen, dass sowohl das Unternehmen als auch seine Mitarbeiter von der Einführung neuer Arbeitsmethoden profitieren. Sie verhindert, dass die Flexibilität in Büros, Besprechungsräumen und bei anderweitiger Nutzung von Arbeitsplätzen zu einer allgemeinen Desorganisation führt und sich letztlich als kontraproduktiv erweist.
Für Unternehmen, die bereits tätig sind, ist die Einführung dieser Art von Software problemlos umsetzbar. Für Unternehmen, die gerade erst den Betrieb aufnehmen, sind die Vorteile sogar noch größer. Diese Option sollte daher bei der Planung eines Umzugs an einen neuen Standort in jedem Fall in Betracht gezogen werden.
