Haben Sie kürzlich zu einem flexiblen Büro mit gemeinsam genutzten Schreibtischen und Arbeitsflächen gewechselt? Oder haben Sie das vor? Dann könnten Sie von einer Software profitieren, die für die Verwaltung einer solchen Umgebung entwickelt wurde.
Der Arbeitsplatz nach der Pandemie
Die Veränderungen der Arbeitsstrukturen, die bereits vor der Pandemie im Gange waren, haben sich während der Krise deutlich beschleunigt. Die Unternehmen mussten sich schnell anpassen, ohne zwangsläufig die Zeit zu haben, Flexoffice-Software einzuführen.
Langfristig gesehen wird sich der Einsatz eines solchen Hilfsmittels jedoch als unverzichtbar erweisen. Denn es ermöglicht Ihnen, wirksam auf die verschiedenen Herausforderungen zu reagieren, die mit der neuen verteilten Arbeitsstruktur einhergehen.
Flexoffice und neue Formen des Arbeitens
Das Konzept des flexiblen Büros ist nicht neu. Aber die Pandemie hat seine Popularität enorm gesteigert.
Flexoffice: Definition
Das Flexoffice, auch hybrider Arbeitsplatz genannt, ermöglicht es Mitarbeitenden, entweder aus der Ferne oder vor Ort zu arbeiten. Es erlaubt ihnen auch, Arbeitsplätze und Räume flexibel zu besetzen, je nach ihren Tätigkeiten und persönlichen Vorlieben.
Die flexible Nutzung des Arbeitsplatzes ist sehr sinnvoll. Vor allem jetzt, da die Beschäftigten selten alle zur gleichen Zeit im Büro sind. Dies ist auf die Zunahme von Telearbeit (WFH/Work from Home), Teilzeitarbeit und erhöhter Mobilität nach Covid zurückzuführen. Und es sieht so aus, als würde sich dieser Trend fortsetzen.
Das Flexoffice spiegelt somit die Entwicklung der Gesellschaft im Allgemeinen und der Arbeitswelt im Besonderen wider. Das bedeutet auch, dass Unternehmen ihren Mitarbeitenden nun eine Reihe von unterschiedlichen Räumlichkeiten anbieten müssen. Dazu gehören in der Regel Besprechungs- und kleine Konferenzzimmer, Ruhebereiche, Entspannungs- oder Lounge-Bereiche, schallisolierte Telefonkabinen, Arbeitsstationen und private Räume.
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Die Herausforderungen des Hybridbüros
Die größte Herausforderung des Flexoffice besteht darin, die Bedürfnisse und Erwartungen der Belegschaft zu erfüllen und gleichzeitig Vorteile für das Unternehmen zu schaffen. Mit anderen Worten: Das Ziel besteht darin, angenehme Arbeitsplätze bereitzustellen, die die Produktivität fördern, und gleichzeitig die damit verbundenen Kosten (Miete, Gebühren, Wartung usw.) zu senken.
Bild mit freundlicher Genehmigung von Accenture Brussels
Mit der Zunahme der Telearbeit verschiebt sich der Zweck des Büros. Zwar werden nach wie vor Räume für konzentriertes Arbeiten benötigt, aber die Beschäftigten wünschen sich vor allem angenehme Räume für persönliche Interaktion und Zusammenarbeit, wenn sie ins Büro gehen.
Diesen Anforderungen gerecht zu werden, ist eine Herausforderung, da es nicht einfach ist, festzulegen, wie viel von jedem Raumtyp benötigt wird. Und ob sich die Nutzung im Laufe der Zeit ändert. Die beste, wenn nicht sogar die einzige Möglichkeit, dies zu tun, ist der Einsatz von Technologien zur Raumüberwachung und -verwaltung.
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Flexoffice-Software: das perfekte Werkzeug für hybrides Arbeiten
Warum in Flexoffice-Software investieren?
Die Investition in technologische Hilfsmittel zur Verwaltung von Büros, die immer weniger besetzt sind, mag widersprüchlich erscheinen. Dennoch ist es betriebswirtschaftlich gesehen sehr sinnvoll. Es ermöglicht Ihnen:
- Kenntnis darüber, wie viel Platz Sie freigeben können, um Geld zu sparen (Miete, Energie, Dienstleistungen)
- Bestmögliche Konfiguration der Räumlichkeiten
- Optimale hybride Arbeitsbedingungen für die Mitarbeiter zu schaffen, die die Räume nutzen.
Um dies zu erreichen, rüsten Sie sich am besten mit einer Flexoffice-Softwareanwendung aus.
Eine solche Software ermöglicht es Ihnen, die wesentlichen Daten zu sammeln, um die genannten Ziele zu erreichen. Zentralisierte Daten aus Raumreservierungen zum Beispiel oder detaillierte Sensordaten über die Belegungsquote der einzelnen Räume und Schreibtische.
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Ein wichtiger Trend
Immer mehr Unternehmen nutzen digitale Tools, die für das flexible Büro entwickelt wurden. So können die Mitarbeitenden sehen, wo sie sitzen können und welche Kolleginnen und Kollegen neben ihnen sitzen werden. Führungskräfte wissen, wo ihre Teams sitzen und wer ins Büro kommt oder nicht. Und schließlich ist es eine Möglichkeit für die Personalabteilung, das Leben im Unternehmen danach auszurichten, wo sich jeder befindet. Die Flexoffice-Anwendung wird auch verwendet, um einen Besprechungsraum zu buchen oder einen Raum für die Zusammenarbeit zu reservieren.
Viele professionelle Dienstleistungsunternehmen, Finanzinstitute, Logistikunternehmen und Organisationen des öffentlichen Sektors haben bereits eine IoT-vernetzte Arbeitsplatzlösung eingeführt. Accenture nutzt sie, um flexible Arbeitsplätze zu optimieren, AXA, um neue Arbeitsweisen zu ermöglichen, und PostNord, um die Flächeneffizienz und die Gebäudebelegung zu verbessern. .
Die Vorteile der Flexoffice-Software für Unternehmen
Verwalten Sie den Arbeitsbereich entsprechend Ihren Anforderungen
Flexoffice-Software macht es zunächst einmal einfach, Belegungsmuster zu erkennen und die bevorzugten Arbeitsbereiche der Belegschaft zu ermitteln. Diese Art von Software lässt sich in der Regel mit dem IoT verbinden, sodass Sie die von Arbeitsplatzsensoren erfassten Informationen nutzen können. Dank der Nutzungsdaten, die direkt von einer Arbeitsplatz-App oder über Sensoren erfasst werden, können Sie sicherstellen, dass der Arbeitsplatz zweckmäßig genutzt wird. Sie erhalten Einblicke in die Nutzung des Arbeitsplatzes und können die Räume an die Bedürfnisse und Vorlieben ihrer Nutzer anpassen und so deren Wohlbefinden und Motivation fördern.
Verbessern Sie die Produktivität und das Engagement Ihrer Mitarbeitenden
Diese Software ist ein leistungsstarkes Werkzeug, um ein angenehmes und produktives Arbeitsumfeld für die Beschäftigten zu schaffen, indem sie ihnen Räume zur Verfügung stellt, die an ihre Aufgaben und Bedürfnisse angepasst sind. Die Leistung und Motivation der Belegschaft kann so deutlich verbessert werden.
Senkung der Immobilienkosten
Durch Analyse und Visualisierung der Daten in Dashboards (siehe Erklärungsvideo) ermöglicht es die Flexoffice-Software Unternehmen, besser zu verstehen, wie der Arbeitsplatz genutzt wird. Auf der Grundlage dieser Erkenntnisse können sie die Arbeitsbereiche optimieren und deren Fläche und die damit verbundenen Kosten reduzieren. Die Immobilienkosten können dann auf das Notwendigste beschränkt werden, indem überflüssiger Platz wegfällt.
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Einfachere und effizientere Verwaltung der Ausrüstung
Neben den Räumen selbst ermöglicht eine Arbeitsplatzplattform die Überwachung jeglicher Ausrüstung (Lüftung, Heizung, Vermögenswerte, Sicherheit usw.). Sie bietet Echtzeiteinblicke in den Betriebszustand der Ausrüstung und ein vollständiges Inventar. Es ist auch möglich, Geräte bestimmten Räumen oder Benutzern zuzuordnen.
Intelligente Dienste ermöglichen
Außerdem ermöglicht eine Software wie Spacewell Workplace Management die Implementierung intelligenter Dienste, sowohl bei der Wartung und Instandhaltung der Geräte als auch bei den Dienstleistungen für die Nutzer. So muss beispielsweise ein Raum, der den ganzen Tag über nicht genutzt wurde, nicht vom Wartungspersonal gereinigt werden, was zur Senkung der Betriebskosten beiträgt.
Angesichts des Aufkommens und der rasanten Entwicklung neuer Arbeitsweisen können Unternehmen ihre Räume nicht mehr so verwalten, als hätte sich nichts geändert. Sie müssen sich an den neuen Kontext und die neuen Gewohnheiten ihrer Beschäftigten anpassen. Mit den Werkzeugen und Denkweisen von gestern kann das nicht funktionieren. Um angenehme und effiziente Büroräume anbieten zu können, ist es unerlässlich, die neuen Hilfsmittel zu übernehmen, die für diese neuen Anforderungen entwickelt wurden, und eine vernetzte Softwareplattform für Arbeitsplätze einzusetzen.
