- Einfaches und schnelles Finden und Buchen eines bestimmten Arbeitsplatzes in Regierungsbüros im ganzen Land.
- Das Workspace Management System (WMS) liefert anonyme, datengestützte Einblicke, um die Arbeitsumgebung besser auf die Nutzung abzustimmen und zu hybridem Arbeiten, Talentgewinnung, Nachhaltigkeit und verantwortungsvoller Raumnutzung beizutragen.
Die Zentralregierung möchte, dass bis 2027 jeder Beamte seine Arbeit an einem Ort verrichten kann, der ihm am besten passt. Hybrides Arbeiten ist die Norm. Das Workspace-Management-System unterstützt diese Entwicklung. Nach einer einzigartigen europaweiten Ausschreibung mit Dialogtagen mit Anbietern und Nutzertests mit Regierungsmitarbeitern hat sich die Zentralregierung für Spacewell als Partner für die Implementierung eines Workspace-Management-Systems (WMS) entschieden.
André Weimar, Direktor für öffentliches Beschaffungswesen, Einrichtungen und Wohnungspolitik, Ministerium für Inneres und Beziehungen des Königreichs: „Das hybride Arbeit hat die Nutzung von Regierungsbüros verändert. Wir halten es für wichtig, dass unsere Mitarbeiter einen viel besseren Einblick in die aktuelle Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen und Besprechungsräumen haben und dass sie Reservierungen vornehmen können, was uns allen eine bessere und einfachere Nutzung der Büroflächen ermöglicht. Das WMS bietet auch die Möglichkeit, Arbeitsplätze in der Nähe des Wohnortes zu finden und zu reservieren, wodurch die Zusammenarbeit in verschiedenen Teilen des Landes erleichtert wird. Über Organisationsgrenzen hinweg, sowohl innerhalb als auch außerhalb der Regierung, in stärkerer Zusammenarbeit mit der Gesellschaft. Außerdem helfen die Erkenntnisse aus dem WMS dabei, unsere Büros effizienter zu nutzen.”
Flexibilität und Sicherheit
Mit dem WMS können die Mitarbeiter im Voraus und in Echtzeit auf digitalen Raumplänen sehen, wo in einer Behörde Arbeitsplätze zur Verfügung stehen, einschließlich der Einrichtungen des jeweiligen Standorts.
Martijn Cové, Mandatsgeber Ministerium für Inneres und Beziehungen des Königreichs: „Das WMS ist für die Regierungsmitarbeiter praktisch, flexibel und sicher. Jeder kann ein und dieselbe App nutzen, um einen Arbeitsplatz in Regierungsbüros im ganzen Land zu reservieren. Das bedeutet, dass Sie beispielsweise einmal in Amsterdam und ein anderes Mal in Utrecht oder Leiden arbeiten oder sich als Team treffen können. Je nachdem, was in Bezug auf die Reisezeit, Zusammensetzung des Teams oder Tätigkeiten am praktischsten ist.”
Wertvolle Erkenntnisse
Carina van den Heuvel, Key Account Managerin bei Spacewell: „Wir bei Spacewell freuen uns sehr über dieses Projekt und darüber, wie die Zusammenarbeit zustande kam, einschließlich der Nutzertests während der Auswahlphase, sodass die Regierungsmitarbeiter bei der Auswahl des WMS ein Mitspracherecht hatten. Dies kann für die Annahme nur von Vorteil sein. Mithilfe der Daten von Reservierungen und Sensoren können wir die Arbeitsumgebung immer genauer auf die Wünsche und Bedürfnisse der Mitarbeiter abstimmen. Wir freuen uns sehr, hierzu mit unserer Workplace-Lösung beizutragen.”
Privatsphäre garantiert
Sowohl für die Zentralregierung als auch den ausgewählten Partner Spacewell ist die Privatsphäre von entscheidender Bedeutung. Um die tatsächliche Belegung zu messen, erfassen Sensoren, ob sich „etwas” oder „nichts” in einem Raum befindet. Ohne Kameras. Die Daten von Reservierungen, Belegung und Sensoren sind anonymisiert und nicht auf Personen rückführbar.
Pilotprojekt mit Workspace-Management System in Regierungsbüros
Der Vertrag mit einer möglichen Laufzeit von 20 Jahren beginnt im Herbst 2023 mit einem Pilotprojekt in Regierungsbüros in Den Bosch, Eindhoven, Utrecht, Amsterdam, Den Haag und Leiden. Dabei werden von Herbst 2023 bis Mitte 2024 in acht Regierungsbüros 14.500 Bewegungssensoren installiert. Die Investition für die Pilotphase beträgt 1,5 Millionen Euro. Anhand der aus dem Pilotprojekt gewonnenen Erkenntnisse und Erfahrungen wird Ende 2024 entschieden, ob das Workspace-Management-System in weiteren Regierungsbüros eingeführt werden soll.
Über das niederländische Ministerium für Inneres und Beziehungen des Königreichs
Das niederländische Ministerium für Inneres und Beziehungen des Königreichs ist u. a. für die Unterbringung von Regierungsbeamten, gute Beschäftigungspraktiken und den Trend zum hybriden Arbeiten zuständig. Weitere Informationen über die Vision der Regierung für hybrides Arbeiten finden Sie unter www.watwerktvooronsrijk.nl (auf Niederländisch).
