- Enkelt och snabbt hitta och boka en specifik arbetsplats på regeringskontor över hela landet.
- Workspace Management-systemet (WMS) ger anonyma datadrivna insikter för att bättre anpassa arbetsmiljön till användningen och bidra till hybridarbete, talangattraktion, hållbarhet och ansvarsfull användning av lokaler.
Centralregeringen vill att alla tjänstepersoner ska kunna utföra sitt arbete på den plats som passar dem bäst senast 2027. Hybridarbete är normen. Workspace Management-systemet stöder denna utveckling. Efter ett unikt europeiskt anbudsförfarande med dialogdagar med leverantörer och användartester med statsanställda valde statsförvaltningen Spacewell som sin partner för implementeringen av ett system för hantering av arbetsytor (WMS).
André Weimar, direktör för offentlig upphandling, fastigheter och bostadspolitik, ministeriet för inrikes frågor och förbindelser inom kungariket: ”Hybridarbete har förändrat användningen av regeringskontor. Vi tycker att det är viktigt att våra medarbetare har mycket bättre insikt i den aktuella tillgängligheten av arbetsplatser och mötesrum och att de kan göra bokningar, vilket gör att vi alla kan använda kontoren bättre och enklare. WMS ger också möjlighet att hitta och reservera arbetsplatser närmare hemmet, vilket till exempel gör det lättare att samarbeta i olika delar av landet. Över organisatoriska gränser, både inom och utanför regeringen, mer i delaktighet med samhället. Insikterna från WMS hjälper oss också att börja använda våra kontor mer effektivt.”
Flexibilitet och säkerhet
Med WMS kan medarbetarna se i förväg och i realtid på digitala planritningar var det finns tillgängliga arbetsplatser i en byggnad, inklusive lokalerna per plats.
Martijn Cové, bemyndigad uppdragsgivare, ministeriet för inrikes frågor och förbindelser inom kungariket: “WMS ger statsanställda bekvämlighet, flexibilitet och säkerhet. Alla kan använda en och samma app för att boka en arbetsplats på statliga kontor över hela landet. Det innebär till exempel att man ena gången kan arbeta eller träffas som ett team i Amsterdam och en annan gång i Utrecht eller Leiden. Detta beroende på vilket som passar bäst när det gäller restid, gruppsammansättning eller aktiviteter.”
Värdefulla insikter
Carina van den Heuvel, kundansvarig hos Spacewell: ”På Spacewell är vi mycket glada över det här projektet och det sätt på vilket samarbetet inleddes, inklusive användartester under urvalsfasen så att myndighetsanställda fick inflytande över valet av WMS. Detta kan bara gynna införandet. Med data från bokningar och sensorer kan vi i allt högre grad finjustera arbetsmiljön efter medarbetarnas önskemål och behov. Vi är verkligen glada över att kunna bidra till detta med vår Workplace-lösning.”
Garanterad integritet
För både centralregeringen och den utvalda partnern Spacewell är integriteten av avgörande betydelse. För att mäta den faktiska beläggningen registrerar sensorer om ”något” eller ”inget” finns i ett utrymme. Utan kameror. Data från bokningar, beläggning och sensorer är anonymiserade och kan inte spåras till enskilda personer.
Pilotprojekt med Workspace Management-system på regeringskontor
Kontraktet med en potentiell löptid på 20 år kommer att inledas hösten 2023 med ett pilotprojekt på regeringskanslierna i Den Bosch, Eindhoven, Utrecht, Amsterdam, Haag och Leiden. Detta innebär att 14 500 rörelsesensorer installeras i åtta regeringskontor från hösten 2023 till mitten av 2024. Investeringen för pilotfasen är 1,5 miljoner euro. Baserat på insikterna och erfarenheterna från pilotprojektet kommer ett beslut att fattas i slutet av 2024 om Workspace Management System ska gå vidare och rullas ut i fler regeringskontor.
Om det nederländska ministeriet för inrikes frågor och förbindelser inom kungariket
Det nederländska ministeriet för inrikes frågor och förbindelser inom kungariket Inrikesministeriet ansvarar bland annat för regeringens kontorsbostäder, god anställningspraxis och trenden mot hybridarbete. För mer information om regeringens vision om hybridarbete, besök www.watwerktvooronsrijk.nl (på nederländska).
