Como ya comentamos en un post anterior sobre los distintos tipos de casos prácticos de IoT en edificios comerciales, uno de los escenarios más populares es la supervisión y el análisis de la ocupación de los lugares de trabajo. Y con razón. Muchas organizaciones desperdician hasta la mitad de su espacio. En otras palabras, su potencial de ahorro es enorme. Según un estudio de World Green Building, las empresas europeas podrían ahorrar 243.000 millones de dólares reduciendo el espacio desaprovechado en los edificios de oficinas. A escala mundial, las empresas podrían llegar a ahorrar hasta 1,5 billones de dólares si se optimizaran los espacios de trabajo. Otras fuentes sugieren que, por término medio en Norteamérica, los escritorios y las oficinas no se utilizan durante dos tercios del tiempo. Y un estudio sobre el uso del espacio de Herman Miller concluyó que las oficinas privadas no están ocupadas un promedio del 77 % de la jornada laboral.
Con la llegada de la pandemia, estas cifras no mejoraron en absoluto, sino al contrario. A causa del auge del teletrabajo, los índices de ocupación se han desplomado. Y todo indica que la ocupación de las oficinas seguirá siendo baja y menos predecible pasada la pandemia. No es de extrañar, por tanto, que muchas empresas se planteen o estén en proceso de pasar de las plazas asignadas a conceptos de lugares de trabajo más ágiles, con disposiciones flexibles de los asientos, reservas de asientos (hoteling) u ocupación de plazas disponibles en ese momento (hot-desking). Las primeras empresas que adoptaron este modelo, como AXA, pudieron reducir la proporción de mesas por empleado y usar el espacio de manera más eficaz mucho antes de la llegada de la COVID-19. (Consulte aquí el caso de lugar de trabajo inteligente de AXA.) Tras la pandemia, es probable que se impongan los conceptos de trabajo ágil, con ayuda de la tecnología digital para asistir a los empleados.
La monitorización de la ocupación del lugar de trabajo: la piedra angular de la oficina moderna
La reducción de la desocupación no debe producirse a expensas de la experiencia de los empleados. Un enfoque inteligente empieza por medir la evolución de la utilización de los edificios, lo que permite obtener información para poder no solo redimensionar la huella (es decir, los metros cuadrados) sino también mejorar la configuración del espacio. Los responsables del sector inmobiliario deben poder tomar decisiones sobre su cartera con conocimiento de causa y confianza. Esto requiere una información detallada y muy precisa y no datos parciales ni observaciones esporádicas que puedan llevar a conclusiones erróneas. Y ahí es donde interviene el IoT. Los sensores son mucho mejores que los seres humanos a la hora de captar y cartografiar sistemáticamente -y de forma anónima- los datos de ocupación.
Las opciones de los sensores van desde sensores de movimiento básicos que le indican cuándo un espacio, escritorio o asiento está ocupado, hasta sensores de recuento más sofisticados que se montan en el techo y que pueden decirle realmente cuántas personas hay en un espacio específico y dónde están. Estos datos se procesan, se almacenan de modo seguro en la nube y se analizan. Y, lo que es más importante, se visualizan en planos de planta y paneles de control que ofrecen una visión detallada de cómo se utilizan los edificios de oficinas a lo largo del día.
Monitorización no intrusiva de la ocupación del lugar de trabajo
Es importante destacar que los sensores de IoT proporcionan datos de seguimiento precisos de la ocupación sin infringir el derecho de las personas a su privacidad. Un sensor sabe si un asiento está o no ocupado, pero no sabe quién está sentado en él. Una solución inteligente como Workplace Analytics de Spacewell procesa los datos de ocupación para optimizar el entorno de trabajo y no para espiar las actividades de las personas. Creemos que el uso responsable del IoT y de los conocimientos derivados resulta fundamental para aprovechar todo el potencial de nuestros lugares de trabajo.
Una gran oportunidad por delante
La pandemia ha alterado la forma y el lugar donde trabajamos. En el contexto del trabajo híbrido, muchas empresas pueden acabar pagado un espacio de oficina que ya no necesitan. Un estudio reciente de CBRE concluyó que un 80 % de los ocupantes esperan reducir su espacio de oficina durante los próximos de 3 a 5 años. Una herramienta como el panel de control del Opportunity Simulator de Spacewell permite a los equipos inmobiliarios corporativos y a los responsables de los centros de trabajo evaluar el rendimiento de su espacio, ejecutar diferentes escenarios de optimización del espacio y calcular el ahorro.
No dude en contactar con nosotros. Juntos exploraremos cómo la gestión del espacio de oficina basada en los datos puede beneficiar a su empresa.
