Voordat de trend van Activity Based Working (ABW) inzette, domineerden vaste eilandwerkplekken decennialang het kantoorlandschap. Beeld u in: rijen van beige blokken in een werkomgeving met beperkte lichtinval en harde tl-verlichting. Deze saaie, zielloze omgevingen ‒ ontworpen om ruimtekosten te drukken ‒ moedigden een monotone werkvorm aan. De overheersende technologietools van dat tijdperk (vaste computer, vaste telefoon) ketenden werknemers bovendien vast aan hun bureaus.
Routinejobs verdwijnen vandaag snel, het werk wordt steeds meer digitaal en creativiteit en samenwerking zijn belangrijker geworden. Open kantoorruimtes waren een eerste reactie op de veranderende aard van het werk, maar brachten grote nadelen met zich mee. Ze zijn ontworpen om samenwerking te stimuleren en creativiteit te inspireren, maar de mensen die in deze ruimtes werken, worden meermaals gestoord door gepraat en achtergrondlawaai en ondervinden moeite om zich te concentreren op de taak waar ze mee bezig zijn. Ze worden blootgesteld aan prikkels waar ze niet aan kunnen ontsnappen, wat vooral een nadeel betekent voor introverte karakters. Ga maar na: wat voor zin heeft het om geweldig talent aan te werven (en ze te betalen) om ze vervolgens in een ruimte te steken waar ze voortdurend afgeleid worden en belangrijke taken niet kunnen afwerken?
Daarom richten veel bedrijven zich steeds meer tot Activity Based Working. Dit is een ‘hybride’ model dat tal van mogelijkheden biedt om verschillende soorten activiteiten en werkvormen te ondersteunen.
Activity-based working: waar het om draait en waar het niet om draait
Laten we aanvangen met waar het niet om draait. Bij ABW draait het niet om:
- Werken in hippe nieuwe kantoren met tal van snufjes
- Open kantoorlandschappen of gedeelde werkplekken (hoewel sommige functies wel aanwezig kunnen zijn)
- Zoveel mogelijk mensen overtuigen om thuis te werken
- Zoveel mogelijk mensen in een kleine ruimte proppen
De gedachte achter gedeelde werkplekken is dat werknemers niet langer gebonden zijn aan een bureau. In de plaats van een vaste, toegewezen werkplek, hebben ze toegang tot ruimtes voor specifieke doeleinden die de beste omstandigheden bieden voor diverse activiteiten.
U kan het eigenlijk vergelijken met uw thuis. Thuis gebruikt u elke ruimte voor een specifieke activiteit. Sommige ruimtes zijn stille ruimtes, sommige zijn privé, sommige zijn voorzien voor specifieke taken (zoals koken), en in andere ruimtes komt uw gezin samen om te ontspannen.
Net zoals bij u thuis dient een goed ontworpen werkplek uw dagelijkse activiteiten doorheen de dag te ondersteunen. Het is daarom belangrijk om verschillende soorten ruimtes aan te bieden, bijvoorbeeld:
- Open ruimtes om de interactie tussen collega’s te bevorderen
- Concentratiecockpits voor geconcentreerd werk
- Kleine vergaderzalen voor ongepland teamoverleg (die doorgaans plaats bieden aan maximaal 5 personen)
- Grotere vergaderzalen voor geplande vergaderingen
- Telefooncellen
- Tussenruimtes voor informele vergaderingen om aan de drukke werkplek te ontsnappen (deelnemers kunnen bijvoorbeeld enkel maar rechtstaan waardoor de vergadering minder lang duurt)
- Comfortabele ontspanningsruimtes waar collega’s een informeel gesprek met elkaar kunnen aangaan
Naast de fysieke werkplek hebben werknemers ook behoefte aan een doeltreffende virtuele werkomgeving, waar ze onmiddellijk, overal en altijd toegang hebben tot alle relevante informatie. Bovendien dienen ze overal over de tools te beschikken om efficiënt met collega’s samen te werken, waar die zich ook bevinden.
Ruimteconsumenten
Met activity-based working hebben werknemers tal van opties ter beschikking. Ze worden dus ruimteconsumenten: ze gaan in het kantoor actief op zoek naar een ruimte die hun werk het beste kan ondersteunen. Gebruiksvriendelijke, intuïtieve technologieën kunnen de prestaties van een activity-based werkomgeving en de tevredenheid van de gebruikers verder stimuleren. Zo zetten organisaties al in op IoT-technologieën om de interactie tussen medewerkers en flexibele werkomgevingen te optimaliseren.
Software voor activity-based working ondersteunt ruimteoptimalisatie
Met mensen die op verschillende verdiepingen en in verschillende soorten ruimtes werken wordt het vrijwel onmogelijk om een duidelijk en objectief overzicht te krijgen van het werkelijke ruimtegebruik op een bepaald tijdstip. Gelukkig bestaan er nu discrete, draadloze sensoren die de aanwezigheid in real time detecteren. Deze sensorgegevens worden naar de cloud gestuurd en op vloerplannen en dashboards gevisualiseerd zodat er inzicht ontstaat in het werkelijke ruimtegebruik.
Het stelt bedrijven in staat om het juiste evenwicht te vinden tussen beschikbare werkplekken en ruimte-efficiëntie en om de werkomgeving opnieuw in evenwicht te brengen wanneer het aantal werknemers daalt of groeit. Bekijk deze video en ontdek hoe marktleider in de verzekeringssector AXA ruimtemonitoring gebruikt in haar Brusselse activity-based hoofdkantoor.
Software voor activity-based working verbetert het werkplekcomfort
Er is steeds meer bewijsmateriaal dat een verband legt tussen thermisch comfort en luchtkwaliteitenerzijds en welzijn en productiviteit anderzijds. Ook hier kan het IoT van pas komen om het binnenklimaat te monitoren en afwijkingen op te sporen. Draadloze sensoren monitoren niet alleen temperatuur, luchtvochtigheid en CO2-niveaus, maar ze kunnen ook de concentratie van vluchtige organische verbindingen in de werkomgeving meten. De opgehaalde gegevens zijn aan visualisatie- en analysetools gekoppeld zodat werkplekmanagers elke werknemer van een gezonde en comfortabele werkplek kunnen voorzien.
Software voor activity-based working biedt realtime-assistentie
Van zodra bedrijven de bezettingssensoren hebben geïnstalleerd, kunnen ze deze gegevens ook in real time beschikbaar maken om werknemers en bezoekers persoonlijk te assisteren. Via touchpoints zoals kiosks of mobiele apps kunnen de gebruikers van een gebouw op interactieve vloerplannen onmiddellijk zien welke werkplekken beschikbaar zijn. Zo kunnen ze gemakkelijker doorheen de ruimte navigeren zonder tijd te verliezen, zeker wanneer de werkomgeving meerdere verdiepingen telt.
Een cultuur waarin autonomie centraal staat
Organisaties passen steeds meer activity-based working toe om stimulerende omgevingen voor de medewerkers te creëren. Hiermee willen ze diverse activiteiten, van concentratiewerk tot kennisuitwisseling en samenwerking, optimaal ondersteunen. Dat leidt tot betere ideeën, duidelijkere besluitvorming, snellere probleemoplossing en uiteindelijk tot meer tevreden klanten.
Overweegt u van een werkplekmodel met vaste werkplekken naar een flexibele werkomgeving over te stappen? Of misschien heeft u het flexwerken al geïntroduceerd, maar wilt u de huidige werkomgeving verbeteren? Volg het voorbeeld van bedrijven zoals AXA en introduceer flexwerken, ondersteund door slimme technologieën.
