KPI’s zijn gegevens die worden gebruikt om de doeltreffendheid van onderhoudswerkzaamheden te evalueren, ongeacht de te onderhouden uitrusting. Aan de hand van deze “kritieke prestatie-indicatoren” kunnen de effecten van maatregelen in de loop van de tijd beter worden beoordeeld, en er kan worden bepaald welke soorten maatregelen het beste werken en welke gebieden voor verbetering en optimalisering vatbaar zijn. Hoewel sommige KPI’s in Excel kunnen worden bijgehouden, is het veel gemakkelijker en efficiënter om de KPI’s voor onderhoud met behulp van een krachtig CMMS te monitoren.
Afhankelijk van de betrokken bedrijfssector kunnen de KPI’s variëren, maar het principe van de indicatoren blijft in grote lijnen hetzelfde voor het onderhoud van elk type uitrusting.
Basisprincipes van KPI’s
In het algemeen gelden de volgende kenmerken voor een kritieke prestatie-indicator:
- meetbaar,
- begrijpelijk, kan met andere diensten worden gedeeld en door alle partijen wordt begrepen;
- aanpasbaar volgens het vastgestelde actieplan.
Wat zijn de 6 belangrijkste onderhouds-KPI’s?
Onderhoud is een service die aan een aantal specifieke eisen beantwoordt en deskundigheid vereist, meer bepaald in het onderhoud van gebouwen. Om de interventies te evalueren die zijn uitgevoerd om de apparatuur in goede staat te bewaren voor de gebruikers, zijn de 6 belangrijkste prestatie-indicatoren de volgende:
- de responstijd
- de reparatietijd
- het percentage preventief onderhoud
- de verhouding tussen correctief onderhoud en preventief onderhoud
- de verplaatsingstijd
- de interventietijd
De vergelijking van deze indicatoren op basis van de te onderhouden gebouwen of apparatuur is van cruciaal belang om de prestaties van de onderhoudsploegen te verbeteren en de eventuele verschillen te begrijpen. Bovendien is het van belang de evolutie daarvan in de tijd op te volgen.
Ook interessant: Wat gebruikt u het beste voor uw onderhoudsbeheer: CMMS-software of Excel?
De responstijd
De responstijd is de tijd tussen de indiening van een onderhoudsaanvraag en het begin van de interventie op het terrein. Deze tijdsduur is een belangrijke indicator voor de beoordeling van de capaciteit van een bedrijf om zijn onderhoudsteams te organiseren en hun werkrooster te beheren.
Voor maximale efficiëntie moet het bedrijf snel de nodige middelen kunnen mobiliseren om een storing, beschadiging of defect te verhelpen.
Om deze indicator te meten en de teams zo goed mogelijk te organiseren, is het gebruik van CMMS-software vaak een handig hulpmiddel. Hiermee kan namelijk de interventietijd van technici systematisch worden geregistreerd en hun prestaties worden verbeterd door de taken op het terrein te vereenvoudigen. Het stelt managers ook in staat de interventies waaraan technici werken op te volgen alsook de geschatte duur en prioriteitsniveau in de gate te houden, om zo de organisatie van de teams te verbeteren.
De reparatietijd
De reparatietijd is de gemiddelde tijdsduur die nodig is om de apparatuur te herstellen of opnieuw operationeel te maken. Deze omvat de volgende stappen: melding, diagnose, reparatie, wachttijd, toetsing, enz. De reparatietijd geeft dus aan in hoeverre een bedrijf in staat is op een probleem snel te reageren en een oplossing te bieden.
De dekkingsgraad van preventief onderhoud
Preventief onderhoud maakt het mogelijk om geplande interventies uit te voeren voordat zich problemen voordoen. De dekkingsgraad van het preventieve onderhoud is het aandeel uitgevoerde geplande interventies binnen een bepaalde periode.
Ook interessant: De rol van CMMS in preventief onderhoud
De verhouding tussen correctief en preventief onderhoud
De meeste onderhoudsmanagers streven ernaar het aandeel preventief onderhoud ten opzichte van correctief onderhoud te verhogen, aangezien dit over het algemeen doeltreffender is in termen van productiviteit van apparatuur en voorkomt dat deze gedurende enige tijd buiten bedrijf raakt.
De verhouding tussen correctief en preventief onderhoud is daarom een van de belangrijkste indicatoren. Het doel is het anticiperen op storingen aan te moedigen en zo het tijdverlies als gevolg van onvoorziene gebeurtenissen te beperken.
Ook interessant: CMMS voor correctief onderhoud
Overige onderhoudsindicatoren
Ook andere indicatoren van industrieel onderhoud kunnen worden toegepast bij het onderhoud van bepaalde gebouwen.
De doeltreffendheid van onderhoudswerkzaamheden
Er zijn twee belangrijke indicatoren die essentieel zijn om de doeltreffendheid van het onderhoud te beoordelen: MTBF en MTTR.
MTBF (Mean Time Between Failure)
MTBF (“Mean Time Between Failure” of de gemiddelde tijd tussen storingen) is een maatstaf die aangeeft of de tijd tussen twee storingen of defecten van een apparaat de neiging vertoont toe te nemen of af te nemen. Als de MTBF toeneemt, betekent dit dat de apparatuur betrouwbaarder wordt en dat het onderhoud dus doeltreffender is.
MTTR (Mean Time To Repair)
MTTR (“Mean Time To Repair” of de gemiddelde reparatietijd) wordt gebruikt om de uitvaltijd van apparatuur te bepalen wanneer deze defect raakt of storingen vertoont. Hoe korter de MTTR, hoe effectiever het onderhoud.
Problematische apparatuur: gerichte aanpak met onderhouds-KPI’s
Aan de hand van bepaalde indicatoren kan worden nagegaan welke uitrusting de meeste onderhoudsproblemen oplevert, om er bijzondere aandacht aan te besteden of om de processen met betrekking tot die uitrusting te wijzigen.
OEE
De OEE-indicator wordt dikwijls gebruikt door onderhoudsmanagers. Deze geeft het aantal storingen van een apparaat aan en de tijd die aan het onderhoud daarvan is besteed.
Dankzij OEE (berekeningsvoorbeeld) kan het onderhoud van een gebouw worden verbeterd door preventief onderhoud te ontwikkelen voor de apparatuur die de meeste onderhoudsproblemen veroorzaakt.
Onderhoudskosten per uitrusting of gebouw
Deze indicator lijkt misschien voor de hand liggend, maar het is belangrijk deze in het achterhoofd te houden. De onderhoudskosten per apparaat, die meestal op jaarbasis worden berekend, omvatten alle kosten die nodig zijn voor het onderhoud, namelijk:
- arbeidskosten,
- verbruikte reserveonderdelen,
- indirecte kosten (door onbeschikbaarheid, stilstand, enz.).
Deze indicator helpt bij de keuze tussen vernieuwing of nieuwe investering, en maakt het mogelijk het potentiële rendement van nieuwe apparatuur snel te berekenen door dit te vergelijken met de huidige kosten van de gebruikte apparatuur.
Diagnoseboom voor storingen
De diagnoseboom is een instrument waarover onderhoudsteams beschikken om de mogelijke oorzaken van een storing en de remedies hiervoor te identificeren zodat deze worden verholpen. Dankzij de historiek van de interventierapporten kan een boomstructuur worden opgebouwd waarin alle problemen, hun mogelijke oorzaken en de toepasselijke remedies zijn opgenomen. Na verloop van tijd zal hij een steeds nuttiger diagnostisch hulpmiddel vormen voor technici.
FMECA-onderzoeken
FMECA-onderzoeken (Failure Mode, Effect and Criticality Analysis) berekenen de kriticiteit van elke combinatie van probleem/oorzaak/oplossing, op basis van de onderhoudshistoriek van elk onderdeel van de apparatuur. Deze formule houdt rekening met verschillende parameters, zoals de uitvaltijd van apparatuur, de frequentie waarmee een probleem zich voordoet of de detecteerbaarheid van storingen. Met de FMECA-indicator kunnen onderhoudstechnici hun aandacht richten op de meest kritieke problemen.
Toezicht op downtime of immobilisatie
Deze indicator kan worden gebruikt om te beoordelen hoe lang een apparaat of een gebouw onbruikbaar is.
Toezicht op het voorraadbeheer
Zoals met alle apparatuur, vergt het onderhoud van gebouwen een voorraad reserveonderdelen om de nodige vervangingen te kunnen uitvoeren. Door de voorraad in het oog te houden kan de rotatiesnelheid van deze onderdelen worden gevolgd en kan een bevoorradingstekort worden vermeden door te anticiperen op toekomstige behoeften.
Door deze monitoring kan de voorraad van reserveonderdelen worden afgestemd op de gebruikelijke levertijden van leveranciers en de gebruiksfrequentie, en kunnen er drempels voor de minimumvoorraad en aanvulling worden vastgesteld om ervoor te zorgen dat er altijd voldoende voorraad beschikbaar is.
Bovendien maakt deze onderhouds-KPI het mogelijk slapende en dus overbodige voorraden op te sporen en de voorraad op elk moment te evalueren om buitensporige schommelingen te voorkomen.
Hoe kunt u uw onderhouds-KPI’s monitoren?
Bepaalde KPI’s voor onderhoud kunnen in Excel worden bijgehouden. Met behulp van de spreadsheet kan de evolutie van de gegevens in de tijd worden geanalyseerd, maar dat is nogal omslachtig.
Het is daarom sterk aangeraden om gebruik te maken van CMMS-software bestemd voor de vastgoedsector om de onderhouds-KPI’s van een gebouw op een eenvoudige en nauwkeurige manier te beheren. Moderne oplossingen zoals die van Spacewell zijn eenvoudig in het gebruik en zorgen voor een gedetailleerde analyse en het delen van indicatoren voor een efficiënter onderhoudsbeheer.
