Het domein van werkplekbeheer is de laatste jaren sterk geëvolueerd. De sectoren facilitair en werkplekbeheer hebben zich tevens de afgelopen twintig jaar snel ontwikkeld en bedrijven zijn zich steeds meer bewust van de belangrijke rol die vastgoed speelt in hun resultaten net als de betekenis van een goede werkomgeving voor de productiviteit van hun medewerkers.
Voor facilitymanagers en andere professionals uit de sector vormt de invoering van een FMIS-oplossing een belangrijke troef om de kwaliteit en de rentabiliteit van hun services te verbeteren. Een geïntegreerde aanpak van werkplekbeheer stelt hen in staat in te spelen op de nieuwste trends in de wereld van het werk maar ook op de uitdagingen hiervan, en tegelijkertijd de kosten te verlagen.
Werkplekbeheer: definitie en aandachtspunten
Werkplekbeheer
Het begrip werkplekbeheer omvat het beheer van diensten, faciliteiten, workflows en technologieën die medewerkers in staat stellen hun werk te verrichten, samen te werken, te leren en te innoveren.
Het doel van dit type beheer is de werkomgeving op de medewerker af te stemmen om zo het welzijn en de beleving van de werknemers te verbeteren.
Door een dergelijke goede werkomgeving te creëren en te handhaven kunnen de medewerkers van de onderneming efficiënter en productiever worden. Een goed beheer van de werkplek slaagt erin deze doelstellingen te bereiken door enerzijds in te spelen op nieuwe behoeften en anderzijds de kosten te optimaliseren.
Prestaties en de werkplek
Werkplekbeheer is een concept dat verder gaat dan de traditionele functies van facilitair beheer. Het is gericht op het verbeteren van de prestaties en de samenwerking tussen medewerkers. Het biedt meer dan een ondersteunende functie, het is een strategisch instrument dat bedrijven kan helpen hun doelstellingen te bereiken. Het vertegenwoordigt een kwantificeerbare meerwaarde.
Werkplekbeheer is een continu verbeteringsproces dat streeft ernaar de werkplekken van bedrijven zo goed mogelijk te laten renderen. Deze functie die werkplekbeheer in de betrokkenheid en productiviteit van medewerkers speelt, wordt tegenwoordig door de meest productieve bedrijven onderschreven.
De toepassingsmogelijkheden van werkplekbeheer variëren van het beheer van enkele werkplekken tot het beheer van een grote internationaal verspreide vastgoedportfolio. Het omvat steeds alle processen die het prestatieniveau van de werkomgeving verbeteren, van strategische planning tot beveiliging, onderhoud, catering en operationeel gebruik van apparatuur.
Methode voor het rationaliseren van de werkplek
Dankzij doordacht werkplekbeheer kan niet alleen de productiviteit van de medewerkers worden verhoogd, maar ook de organisatie van ruimte en apparatuur worden gerationaliseerd, waardoor de kosten kunnen worden verlaagd.
Deze rationalisering is verre van vanzelfsprekend. Het blijkt dat de gemiddelde bezettingsgraad van kantoorruimten doorgaans tussen 50% en 60% ligt. Vooral bepaalde dure voorzieningen zoals vergaderzalen, het wagenpark of specifieke apparatuur hebben vaak een lage bezettingsgraad in verhouding tot hun exploitatiekosten.
Voor een optimale bezettingsgraad moeten doorgaans nieuwe concepten rond de werkplek worden ingevoerd. De meest innovatieve bedrijven streven ernaar een werkomgeving te bieden waarin de activiteit van hun medewerkers centraal staat om samenwerking en productiviteit te bevorderen. De medewerkers kunnen zelf kiezen wanneer, hoe en met wie zij werken, om hun manier van werken aan te passen aan de activiteiten en behoeften.
FMIS, een antwoord op de nieuwe behoeften van werkplekbeheer
Professionals op het gebied van werkplekbeheer worden momenteel geconfronteerd met een toenemende behoefte aan kostenvermindering, transparantie en flexibiliteit in hun bedrijf. Wat zijn de werkelijke kosten en waar kunnen potentiële besparingen worden gevonden? Hoe kunnen vastgoed en diensten worden aangepast aan de veranderende behoeften van het bedrijf? Hoe kan je een hoog niveau van dienstverlening handhaven tegen betaalbare kosten? Wat is de beste uitbestedingsstrategie?
Dat zijn enkele van de vragen die ze vandaag moeten beantwoorden, rekening houdend met de wetgeving, de verplichtingen op het vlak van duurzame ontwikkeling of de technologische ontwikkelingen.
De behoefte van deze professionals aan betrouwbare informatie op alle niveaus – strategisch, tactisch en operationeel – neemt dan ook toe. Operationele gegevens over gebouwen en werkplekken en het gebruik daarvan worden steeds belangrijker om deze optimaal te beheren en de gebruikers een goede werkomgeving te bieden.
FMIS en de 3 niveaus van optimalisering van de werkplek
Met een FMIS-oplossing kunnen bedrijven hun medewerkers een goede werkomgeving bieden en tegelijkertijd de kosten op drie verschillende niveaus optimaliseren.
Strategisch niveau
Het gebruik van FMIS zorgt ervoor dat de bedrijfsstrategieën en de werkplek op middellange en lange termijn op elkaar worden afgestemd. Tal van parameters beïnvloeden de werkplek: groei, nieuwe markten, personeelswisselingen, fusies, enz.
Door gebruik te maken van een geïntegreerde oplossing voor het werkplekbeheer kan met al deze ontwikkelingen rekening worden gehouden en kunnen de meest geschikte strategische beslissingen worden genomen. Op die manier kunnen bedrijven ook anticiperen op toekomstige behoeften door verschillende scenario’s te schetsen op basis van mogelijke ontwikkelingen en de doelstellingen van het bedrijf.
Tactisch niveau
Op tactisch niveau streeft het werkplekbeheer ernaar de door de onderneming uitgestippelde strategie uit te voeren en de prestaties voortdurend te volgen en te controleren om ze zo nodig te verbeteren.
Het gaat hierbij om de integratie van alle projecten en activiteiten die de optimalisering van de werkruimten mogelijk maken in een FMIS-oplossing. Hierbij wordt rekening gehouden met de veranderingen die de evolutie van het bedrijf met zich meebrengt en worden deze gecoördineerd.
Dit maakt tactisch beheer van de werkplek mogelijk, met een ruime keuze aan oplossingen en analyses voor het plannen en beheren van veranderingen op basis van bezettingsgraad en kosten. Het gebruik van een computerondersteund ontwerp (CAD) maakt het bijvoorbeeld mogelijk het huidige en toekomstige gebruik van ruimten te visualiseren.
Operationeel niveau
De strategische en tactische aspecten mogen echter niet afdoen aan de primaire eis voor het succesvolle beheer van de werkplek: operationele efficiëntie en flexibiliteit. Een kantoor waar de gebruikers moeite hebben om een werkplek of een vergaderruimte te vinden wanneer ze die nodig hebben, kan immers niet als goed beheerd worden beschouwd. De primaire toegevoegde waarde van werkplekbeheer is daarom het vergemakkelijken van het werk van de gebruikers door hen slimme oplossingen te bieden voor het vinden, reserveren en gebruiken van de ruimtes en apparatuur die ze nodig hebben.
Het gebruik van een FMIS-oplossing maakt het mogelijk om ruimtes en werkplekken te reserveren maar ook om deze zonder reservering te gebruiken wanneer ze beschikbaar zijn. Essentieel hiervoor is het gebruik van sensoren die de aanwezigheid detecteren en een tool die de gebruikscijfers analyseert. Voor facilitair beheerders zijn deze technologieën ook een waardevol hulpmiddel om leegstaande ruimtes te verminderen en de aangeboden diensten optimaal af te stemmen op de werkelijke bezettingsgraad van een gebouw.
Het is duidelijk dat bij een doeltreffend werkplekbeheer rekening moet worden gehouden met vele parameters. Daarom is de invoering van een FMIS-oplossing essentieel voor professionals die een kwalitatieve werkomgeving willen bieden en tegelijkertijd de kosten onder controle willen houden.
