De pandemie stelt gebouwbeheerders en teams die de werkplek onderhouden voor een heuse uitdaging. Ze krijgen niet alleen te maken met prangende vragen rond de bezetting van een gebouw en het gebruikspatroon, maar ook met medewerkers die nu meer verwachten van hun beleving van de werkplek. Om met deze nieuwe situaties om te gaan, hebben bedrijven behoefte aan workplace software die meer verbonden, mobieler en slimmer is dan de traditionele FM-software (of FMIS).
Gratis checklist
Wat je zeker moet overwegen als je een IoT-oplossing voor de slimme werkplek kiest
Ver weg, achter de woordbergen
Integreer je workplace software met het IoT en creëer een slimme werkplek
Net dat verklaart de opkomst van meer geavanceerde oplossingen die het traditionele FMIS aanvullen met realtimegegevens van het IoT. IoT-technologieën kunnen een schat aan realtimegegevens genereren over het ruimtegebruik en omgevingsfactoren zoals de vochtigheid en temperatuur. Ze kunnen het workplace software een enorme boost geven. Beheerders van faciliteiten, vastgoed en werkplekken kunnen op die manier niet alleen de ruimte beter inrichten, maar ook een efficiëntere dienstverlening bieden en een aangename beleving van de werkplek. Nu is niet elk met het IoT verbonden workplace-softwareplatform hetzelfde. Een opensource, geïntegreerde platformarchitectuur die geschikt is voor de cloud is een must om waarde toe te voegen. Maar u moet ook op andere zaken letten als u een oplossing wilt kiezen die uw verwachtingen inlost. Denk hierbij aan geavanceerde analysemogelijkheden, de compatibiliteit met software van derden, de kwaliteit van de gebruikersinterface en mobiele toepassingen.
Wat je zeker moet overwegen als je een workplace IoT-oplossing kiest
Wil je workplace software met IoT-connectiviteit installeren?
Hieronder sommen we enkele do’s-and-don’ts op die het selectieproces vereenvoudigen en je voor de valkuilen behoeden.
Je gebruikssituatie(s)
Hou het gewenste resultaat voor ogen. Hoe wil je de software inzetten? Is dat ook de voornaamste functie van de IoT-oplossing die je overweegt?
Ga niet voor een oplossing die niet aan je belangrijkste doelen voldoet.
Onafhankelijke beoordelingen
Bekijk benchmarks en aanbevelingen van onafhankelijke adviesbureaus (zoals het rapport ‘2022 Verdantix Green Quadrant IoT Platforms for Smart Buildings‘).
Stel je shortlist niet alleen op basis van de mooie praatjes van leveranciers op.
Gegevensverzameling
Kies een platform dat niet aan specifieke hardware is gebonden (datapuntagnostisch) en gegevens van verschillende soorten sensoren, gebouwbeheersystemen … kan lezen.
Vermijd afhankelijkheid van sensorfabrikanten die alleen hun eigen hardware aanbieden (vaak gaat dat gepaard met beperkte analytische mogelijkheden).
Gegevensverwerking
Een goede IoT-oplossing is opgebouwd als een ‘big data’-platform in de cloud, dat grote en complexe gegevensreeksen kan verwerken.
Vermijd basic workplace software en werkplekoplossingen met sensoren als bijkomstig gadget. De functionaliteit van deze oplossingen kan zeer beperkt zijn en ze kunnen tekortschieten als ze big data van het IoT moeten analyseren en verwerken.
Analyses
Bij een IoT-oplossing voor de werkplek gaat het vooral om de bruikbare inzichten die ze biedt. Je hebt geavanceerde analysefuncties nodig om door de gegevens te klikken, verbanden te leggen en inzicht te krijgen in de onderliggende oorzaken. Vraag aanbieders om een demonstratie van dashboards die inspelen op uw gebruikssituatie, zoals voor ruimteoptimalisatie.
Neem geen genoegen met traditionele dashboards die geaggregeerde gegevens statisch weergeven. Ze zien er misschien mooi uit, maar voegen weinig waarde toe.
Integratie
Doorgaans is workplace software met IoT-connectiviteit pas waardevol als ze gebruikmaakt van realtimegegevens om processen slimmer te maken en medewerkers een betere beleving te bieden. Kies dan ook voor een oplossing met één platform die het IoT integreert met de workflowprocessen.
Ga niet voor twee aparte oplossingen (FMIS en IoT) die slecht geïntegreerd zijn.
Mobiliteit
U hebt een workplace app nodig die realtimegegevens toont op interactieve plattegronden of een smartphone en andere touchscreens. De beleving van de werkplek wordt er aanzienlijk door verbeterd en je kunt diensten efficiënter verlenen.
Laat software die niet het meeste uit realtime sensorgegevens haalt voor gebouwgebruikers en dienstverleners, links liggen.
Interoperabiliteit
Een IoT-oplossing bestaat uit verschillende componenten zoals poorten, sensoren, de cloud en software. Die moeten onderling communiceren en gegevens uitwisselen om een netwerk te vormen. Geen enkele fabrikant biedt al deze functies. Kies daarom een oplossing die werkt met alle belangrijke standaarden en apparaten en die via standaard-API’s verbinding maakt met externe systemen.
Vermijd een lappendeken van oplossingen die onderling niet compatibel zijn. Je wilt geen technologieën van verschillende leveranciers die niet met elkaar kunnen communiceren of gegevens uitwisselen.
Beveiliging
Gebruik alleen grondig geteste, veilige en betrouwbare sensoren (vraag je leverancier naar het certificeringproces).
Ga voor versleutelde, draadloze end-to-endtechnologie (zoals het gestandaardiseerde opensourceprotocol van LoRa).
Bedien de IoT-toepassingen los van het ICT- en gegevensnetwerk van het bedrijf (sluit ze ook niet aan op het wifinetwerk van het bedrijf).
Verwerk de gegevens via een volledig versleuteld, gescheiden platform, zoals de Workplace SaaS-oplossing (Software as a Service) die gebruikmaakt van de geavanceerde beveiliging van de publieke cloudinfrastructuur.
Meestal is het IoT (en de smartbuildingplatforms die ermee verbonden zijn) niet voldoende beveiligd. Laat je niet meeslepen in een internet van riskante dingen dat je kwetsbaar maakt voor cyberaanvallen.
Privacy
Kies voor technologie die de prestaties van de werkomgeving volgt, niet die van de medewerkers.
Zorg ervoor dat medewerkers akkoord kunnen gaan met het tonen van persoonsgegevens (door bijvoorbeeld toe te staan dat collega’s kunnen zien waar ze zich op kantoor bevinden).
Kies een oplossing die volledig strookt met de bepalingen van de AVG. Dan kunt u (IoT-)gegevens die direct of indirect tot een persoon kunnen worden herleid, eenvoudig aggregeren of anonimiseren.
Installeer geen sensoren zonder uit te leggen hoe medewerkers daarvan zal profiteren, welke gegevens ze verzamelen en hoe je die zult gebruiken.
SaaS (Software as a Service)
Kies voor een SaaS-oplossing (Software as a Service) in de cloud die best practices op basis van de publieke cloud biedt, onmiddellijk schaalbaar, veelzijdig en stabiel is, en daardoor betere prestaties en een langere bedrijfstijd garandeert. Je betaalt alleen voor wat je gebruikt en geniet regelmatig van automatische updates. Zo ben je altijd zeker dat je workplace software de laatste nieuwe functies biedt. Probeer ook sensoren als een dienst (HaaS) te installeren. Je betaalt dan een vast maandelijks bedrag (geen investering vooraf) en beschikt altijd over de laatste sensortechnologie.
Met verouderde systemen kun je niet snel en effectief opschalen (of omgekeerd). De updates ervan zijn onregelmatig en kunnen gepaard gaan met problemen. Zo zijn er veel bedrijven die werken met oudere softwareversies en geen toegang hebben tot de nieuwste en beste functies.
