Voor Loetje (Restaurant Company Europe) komen facilitair systeem en visie samen, en het werkt!

Over Loetje

Zeg je Loetje, dat zeg je de lekkerste biefstuk. Geserveerd in échte Loetje jus, met frites en wit brood. Op een no-nonsense wijze, met passie en kwaliteit. Wat in 1977 begon als een buurt- en een biljartcafé is nu een reeks restaurants verspreid over Nederland. Deze zomer opende Loetje de 26e locatie in Arnhem en ook aankomend jaar staan er diverse openingen gepland.

Sinds juli 2020 vormt Loetje samen met Debuut Horeca BV het toonaangevende Restaurant Company Europe (RCE). Met meer dan 75 restaurant- en cafélocaties is RCE de grootste horecagroep van Nederland met in totaal bijna 3000 medewerkers. Al deze locaties worden centraal aangestuurd vanuit het hoofdkantoor in Amstelveen. Het portfolio van RCE bestaat naast Loetje, uit diverse sterke horecaconcepten met meerdere vestigingen als Happy Italy, Beers & Barrels, Popo the Mexican en Stan, aangevuld met unieke locaties als Waag in Leiden en De Vooruitgang in Eindhoven.

Op de mooie locatie van Loetje aan de Amstel spraken we Sander Vos (links op de foto), Facilitair Coördinator bij Restaurant Company Europe (rechts: Jan Van Rabenswaaij, Senior Accountmanager Spacewell)

Loetje facility management software: hoe het begon

In februari 2017 is Loetje met Axxerion als facilitair systeem gaan werken. Sander kreeg, bij de start van zijn loopbaan bij Loetje 5,5 jaar geleden, de opdracht om een FMIS-systeem aan te schaffen en te implementeren voor facilitaire zaken. In een voorgaande rol bij D&B Facilities had hij al positief kennis gemaakt met Axxerion, vandaar mede zijn keuze om Axxerion te onderzoeken. Daarbij gaf ICT aan ook met meldingen te willen werken en ook marketing wilde aanhaken voor operationele zaken. Na onderzoek bij een viertal partijen werd de keuze gemaakt voor Axxerion. Sander geeft aan dat het wel van belang is dat je goed bedenkt wat je precies wilt en wat je verwachtingen zijn van het systeem, zodat een consultant daar gericht mee aan de slag kan.

‘We zijn begonnen met de meldingen, daarna de contractmodule en de projectmodule. Deze projectmodule was handig omdat er veel nieuwe locaties geopend werden. Zo was er per afdeling een centrale plek waar alle acties en taken in stonden en waarin iedereen ook kan zien wat er afgehandeld dient te worden en welke afdeling welke taken heeft.’

‘Hiermee is er structuur, dus overzicht’

Sinds een jaar werkt ook de afdeling recruitment met Axxerion. Eerst werd er gekeken welke systemen ze al hadden voordat ze met een heel nieuw systeem zouden gaan werken. Sander heeft ze toen laten zien hoe Axxerion werkt en aangezien de locaties ook al met Axxerion werkten, was dit een handig systeem om eenvoudig een melding te kunnen maken voor wervingsverzoeken, bijvoorbeeld voor een nieuwe medewerker spoelkeuken of bediening. Een melding gaat eerst door naar een rayonmanager ter goedkeuring en na goedkeuring krijgt recruitment de melding in Axxerion. Recruitment koppelt dan kandidaten aan een wervingsmelding i.p.v. van werkorders aan een facilitaire melding. De contactgegevens en het CV kunnen dan ook worden gekoppeld en de status kan worden toegevoegd, bijvoorbeeld ‘nieuwe kandidaat’ of ‘uitgenodigd voor gesprek’. Momenteel werken rond de 500 medewerkers met Axxerion, van supervisor tot locatiemanager. Ze vertrouwen allemaal op het systeem om meldingen te kunnen maken.

Positieve gebruikerservaring

De overdracht van zijn Axxerion kennis heeft Sander Vos grotendeels zelf gedaan. In 3 maanden tijd is hij 26 Debuut-vestigingen afgegaan om de collega’s daar wegwijs te maken in Axxerion. Dat ging eigenlijk heel gemakkelijk en iedereen had snel door hoe het werkt. De gebruikers geven aan dat het makkelijk is om dingen op te zoeken en dat het handig werkt. We hebben geprobeerd om het werken met Axxerion zo dicht mogelijk bij de basis te houden en dat zorgt ervoor dat zaken eenvoudig te beheren zijn. Daarmee ben je ook flexibeler om het verder uit te breiden.