Meetings en reserveringen
Help je medewerkers vlot een bureau of vergaderruimte te vinden en boeken. Een werkplek die voldoet aan hun behoeften qua capaciteit, comfort, uitrusting of nabijheid van collega’s
Meerdere touchpoints
Een breed scala aan touchpoints helpt verschillende soorten gebruikers in diverse situaties op de werkplek.
Bezetting in real time
Live-gegevens uit sensoren tonen in real time op vloerplannen welke ruimtes beschikbaar zijn. Zaalreserveringen waarvoor niemand komt opdagen, worden automatisch geannuleerd.
Eén oplossing, alle functies
Combineer de reservering van een werkplek met bezoekersbeheer dankzij geïntegreerd hospitality management.
Meerdere touchpoints
Een breed scala aan touchpoints helpt verschillende soorten gebruikers in verschillende situaties op de werkplek.
Bezetting in real time
Live-gegevens uit sensoren tonen in real time op vloerplannen welke ruimtes beschikbaar zijn. Zaalreserveringen waarvoor niemand komt opdagen, worden automatisch geannuleerd.
Eén oplossing, alle functies
Combineer de reservering van een werkplek met bezoekersbeheer dankzij geïntegreerd hospitality management.
Web
Eenvoudig ruimtes reserveren en in één keer diensten, apparatuur en bezoekers toevoegen. Geef je medewerkers meer mogelijkheden door selfservice en geavanceerde workflowfuncties voor complexere reserveringen.
Mobiele app
Deze digitale werkplekassistent is meer dan gewoon een reserveringsapp. Eenvoudig werkruimtes reserveren, vlot samenwerken, live-gegevens op vloerplannen bekijken en snel collega’s vinden: met deze app kan het allemaal.
Webapp
Een responsieve webapp voor iedereen die overal toegang wil krijgen tot de kantooromgeving en ruimtes wil reserveren op basis van (sensor)gegevens in real time.
Synchronisatie met Outlook en Google
Vind en reserveer gemakkelijk een vergaderruimte wanneer je een afspraak vastlegt in Google Agenda of Outlook en synchroniseer alle reserveringen in real time op al je apparaten.
Meeting Room Display
Ideaal om ruimtes en diensten op korte termijn te reserveren. De prachtig ontworpen touchscreens bieden gebruikers de mogelijkheid om ruimtes te reserveren en tonen real-time beschikbaarheid en informatie over het binnenklimaat met gekleurde LED’s.
Kiosk
Met zijn grote interactieve scherm is de kiosk ideaal voor drukbezochte ruimtes. Dankzij zijn integratie met IoT toont hij de bezetting in real time op vloerplannen zodat ruimtes en bureaus direct geboekt kunnen worden.
Maak van hybride werken een succes
Nu hybride werk in opkomst is, kunnen planning en samenwerking op de werkplek ingewikkelder worden. Beheer de kantoorcapaciteit flexibel en laat je medewerkers zelf hun werkplek boeken met gebruiksvriendelijke reserveringsoftware. Help je personeel het maximum te halen uit een flexibele werkomgeving met behulp van realtime-informatie op hun mobiele apparaten.
Beheer vergaderingen en services moeiteloos
- Betrouwbaar reserveringsproces via één centraal referentiepunt
- Volledige integratie van het reserveringsbeheer met werkbonnen, stockbeheer en receptieservices
- Kostentoewijzing met configureerbare bedrijfsregels
Reserveringsbeheer op de werkplek
- Door de kantoorcapaciteit te configureren, kunnen werkplekmanagers de maximale bezettingsgraad voor gebouwzones bepalen en medewerkers toegang verlenen tot de ruimtes. Ze kunnen ook instellen binnen welke termijn medewerkers een kantoorreservering kunnen maken.
- Medewerkers kunnen snel hun plek boeken door de dag en locatie in te voeren.
- Het reserveringssysteem stuurt medewerkers een bevestigingsmail met toegangs- en veiligheidsinstructies.
Integratie van sensorgegevens
- Toont de bezetting van vergaderzalen en werkplekken in real time
- De sensoren zijn onopvallend en kunnen gemakkelijk op diverse locaties worden geplaatst
- Gegevens worden anoniem verzameld om de privacy te beschermen
- Sensorgebaseerde protocollen annuleren vergaderingen waar niemand komt opdagen om de keuze aan beschikbare ruimtes zo te vergroten
Brain rules
- Pas ‘brain rules’ toe om reserveringen automatisch te annuleren als vergaderruimtes of bureaus onbezet blijven of niet voldoen aan de comfortparameters.
- ‘No-show’ melding: heb je een vergaderruimte gereserveerd maar kom je niet opdagen, dan zal je na 15 minuten een herinneringsmail ontvangen. Dan heb je nog 10 minuten voor het systeem je reservering annuleert.
- Melding van het comfortniveau: je krijgt een bericht wanneer de temperatuur of het CO2-peil in een ruimte een bepaalde drempel bereikt.
- Melding over komende vergadering: ontvang een bericht waarin je wordt gevraagd je reservering voor de komende vergadering te bevestigen. Als je dit negeert, wordt de reservering van de vergaderruimte geannuleerd.
Dashboards
- Bekijk live- en historische meetgegevens en statistieken rond vergaderingen en reserveringen
- Analyseer trends (bezetting, gebruik van services, KPI’s)
- Voorspel evoluties (benodigde ruimtes en services)
Wat anderen zeggen
“Dankzij de slimme technologie hebben de Meeting Room Displays van Spacewell de bezetting van onze 200 vergaderzalen met 30 % verbeterd.”
Peggy Excelmans
Teamleider IT-systemen voor faciliteiten, Vlaamse Overheid
Veelgestelde vragen over het werkplek reserveringssysteem
Software voor vergaderzaalbeheer is een computergestuurde tool die het mogelijk maakt de bezetting van je vergaderzalen efficiënt te beheren en je werkplekken te optimaliseren.
Software voor vergaderzaalreservering heeft verschillende functies zoals: optimalisatie van de bezetting van je vergaderzalen, registratie van bezoekers, inzicht in het gebruik van je werkplekken, enz.
