Welke functionaliteiten kun je verwachten van een reserveringssysteem voor bureaus en vergaderruimtes?
In de hybride werkomgeving van vandaag waar veel werknemers zowel op kantoor als op afstand werken, is het essentieel voor elk bedrijf dat voorop wil blijven lopen op die trend om een slim reserveringssysteem voor de werkplek te implementeren. Een werkplekbeleving bieden die het pendelen waard is? Dat begint met het creëren van een flexibele werkomgeving die samenwerking en productiviteit stimuleert en toegang biedt tot de juiste tools en bronnen. Een van de belangrijkste tools in deze context is software voor het reserveren van bureaus en vergaderruimtes. Deze blog en de bijbehorende infografiek belichten de voornaamste functionaliteiten en eigenschappen waarop werkplekmanagers en medewerkers kunnen rekenen als ze op zoek gaan naar een reserveringssysteem dat voldoet aan hun behoeften.
Gratis infografiek
10 belangrijke aspecten bij het kiezen van een reserveringssysteem voor werkplekken
10 belangrijke aspecten bij het kiezen van een reserveringssysteem voor werkplekken
Essentiële functionaliteiten van een reserveringssysteem voor werkplekken
Vanuit het perspectief van de medewerker:
- Eenvoudig reserveren
Het boeken van een bureau, vergaderruimte of dienst via verschillende touchpoints moet intuïtief en eenvoudig zijn. Afhankelijk van de persoonlijke voorkeuren en locatie moeten medewerkers op afstand kunnen boeken (bijvoorbeeld via hun smartphone of een webinterface met Google & Outlook-synchronisatie) of ter plekke (via grote touchscreens zoals kiosken in drukke zones, interactieve schermen aan vergaderruimtes of via het snel scannen van QR-codes).
- Alles in één keer
Medewerkers moeten in één keer alles kunnen reserveren wat ze nodig hebben, zoals ruimtes, diensten, parkeerplaatsen en voorzieningen. Dankzij het ‘one-stop-shop’-principe besparen ze daarmee tijd en krijgen ze een naadloze boekingservaring.
- Collega’s vinden
De mogelijkheid om collega’s te zoeken op basis van hun reserveringen is een handige functie als je met een groep wilt samenwerken. Het is handig als je kantoorlocaties en de nabijheid van collega’s en teams voor groepswerk kunt vinden met behulp van het reserveringssysteem voor de werkplek.
- Digitale vloerplannen en slimme filteropties
Digitale vloerplannen met aanvullende informatie (bezettingsgraad, comfort, luchtkwaliteit) is nog zo’n nuttige functie van een werkplek-reserveringssysteem dat het boeken van bureaus en vergaderruimtes efficiënter maakt. De interface moet meerdere filteropties bieden om de zoekopdracht te kunnen verfijnen, met verschillende keuzemogelijkheden voor locatie, type en grootte van de ruimte, beschikbaarheid en voorzieningen.
Vanuit het perspectief van de werkplekmanager/gebouwbeheerder:
- Groepsreserveringen
Groepsreserveringen vergemakkelijken de samenwerking tussen teamleden dankzij de mogelijkheid om dicht bij elkaar te werken. Een reserveringssysteem voor werkplekken moet de nodige tools bieden om groepsreserveringen eenvoudig te maken.
- FMIS-integratie
Vlot beheer en onderhoud van faciliteiten omvat vaak een mix van zachte/harde diensten. Het reserveringssysteem moet volledig worden geïntegreerd met een breder platform voor facilitair beheer (FMIS of Facility Management Informatie Systeem) die aspecten zoals werkbonnen, voorraadbeheer en receptiediensten omvat om zo het incheckproces van bezoekers te stroomlijnen en een vlotte verwerking te garanderen.
- Integratie van sensorgegevens
Integratie van sensorgegevens is een (optionele) functionaliteit die meer transparantie, beter geïnformeerde keuzes en een meer gepersonaliseerde werkplekbeleving mogelijk maakt. Netwerksensoren leveren live-informatie, waardoor gebruikers rechtstreeks toegang krijgen tot realtimegegevens over de bezetting van ruimtes en het binnenklimaat zoals temperatuur en luchtkwaliteit. Met die informatie binnen handbereik kunnen medewerkers meteen de ruimtes kiezen die het beste bij hun behoeften passen.
- ‘Brain Rules’ gebruiken
Reserveringssoftware moet de mogelijkheid bieden om configureerbare regels in te stellen voor een optimaal gebruik van resources en een betere gebruikerservaring. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om regels op te stellen om reserveringen automatisch te annuleren als bureaus of zalen onbezet blijven. Of om meldingen te ontvangen over komende vergaderingen, het comfortniveau en meer.
- Informatie over bezetting
De structuur van het moderne kantoor is eenmaal veranderd waardoor effectief bezettingsbeheer van werkplekken onmisbaar is geworden. Het gebruik van reserveringssoftware voor het analyseren van de bezetting en het optimaliseren van het ruimtegebruik is cruciaal voor vlot werkplekbeheer. Het helpt bij het visualiseren en analyseren van de bezetting op wekelijkse en maandelijkse basis alsook op lange termijn.
Reserveringssysteem voor werkplekken kiezen – samengevat
De implementatie van een robuust werkplekreserveringssysteem is voor de meeste organisaties de norm geworden. De juiste software voor het reserveren van vergaderruimtes en bureaus die de productiviteit en operationele efficiëntie maximaliseert, biedt immers meer dan de basisfunctionaliteiten. Interactieve elementen zoals sensorintegratie, informatie over de bezettingsgraad en de mogelijkheid om ‘brain rules’ te gebruiken zijn essentiële onderdelen die de ontwikkeling van de werkplek verbeteren. Een reserveringssysteem voor werkplekken moet naadloos worden geïntegreerd met de werkplekactiviteiten om een uitstekende gebruikerservaring te bieden en de productiviteit van het bedrijf te verbeteren.
