Het flexkantoor is de laatste jaren aan een sterke opmars bezig. Dit model om de werkplek te organiseren heeft veel voordelen, maar er is ook minder goed nieuws. Voordat u de sprong waagt naar een flexkantoor, doet u er goed aan om zowel de voor- als de nadelen op een rijtje te zetten. Ook belangrijk: voer de juiste tools in om het beste uit zo’n omgeving te halen.
Een flexkantoor, wat is dat?
Flexkantoren (of ‘activity-based offices’) zijn geen nieuw concept, maar sinds de coronapandemie zitten ze sterk in de lift. Maar wat is een flexkantoor precies?
Flexkantoor: definitie
Het begrip ‘flexkantoor’ verwijst naar een organisatiemodel waarbij werkplekken worden ingericht naargelang de behoeften van de werknemers. Het doel: de werkomgeving zo comfortabel en ergonomisch mogelijk maken, zodat de medewerkers er zich goed voelen en optimaal presteren.
Het flexkantoor in de praktijk
In de praktijk hebben medewerkers geen eigen bureau, maar delen ze de hele werkomgeving met elkaar. Afhankelijk van de taken die op hun agenda staan, kiezen ze een passende werkruimte. Daar melden ze zich aan met hun inloggegevens.
Een flexomgeving combineert gewoonlijk open kantoorruimte met flexibele zitplaatsen, vergader- en huddleruimtes, stille ruimtes, geluiddichte hokjes, ontspanningshoekjes … En bij hybride werkplekmodellen kunnen de medewerkers ook minstens deeltijds thuiswerken.
Lees ook: Welke voordelen biedt software voor werkplekbeheer?
Flexkantoor: de voor- en nadelen
Werken volgens de principes van het flexkantoor brengt meestal heel wat voordelen met zich mee, zowel voor het bedrijf als voor de medewerkers. Maar het is belangrijk dat u ook nadenkt over de mogelijke nadelen én dat u de juiste methode en tools kiest om over te stappen naar een flexconcept.
Voordelen van een flexkantoor
Hieronder sommen we de grootste voordelen van het flexconcept op.
Flexibiliteit
De flexibiliteit van dit organisatiemodel is op zich al een belangrijk voordeel. Zeker sinds de pandemie hebben medewerkers vaak uiteenlopende voorkeuren wat hun werkomgeving betreft. Sommigen werken graag voornamelijk thuis, anderen verkiezen een mix van thuis en op kantoor werken. En nog andere medewerkers komen het liefst naar kantoor om bij hun collega’s te zijn. In een flexibel werkmodel kan iedereen kiezen wat hem of haar het best past, want alle medewerkers hebben toegang tot een volledige digitale werkomgeving.
Lees ook: Hoteling, hot-desking, flexibele zitplaatsen of flexplekken…
Minder sleur
Doordat de medewerkers geen eigen bureaus hebben, wisselen ze vaker van plaats. Zo kunnen ze niet in een routine vastroesten die na verloop van tijd als sleur gaat aanvoelen, met alle nadelen van dien. De medewerkers ontmoeten meer nieuwe mensen en ontdekken nieuwe omgevingen, wat de samenwerking ten goede komt en hun creativiteit prikkelt.
Meer productiviteit
De vrijheid die personeelsleden krijgen in een flexibel organisatiemodel is een zegen voor hun productiviteit. In een werkomgeving die is georganiseerd op basis van activiteiten, kiezen medewerkers zelf de werkruimte die het best bij hun taken past. Willen ze zich volledig concentreren, dan zijn er stille ruimtes beschikbaar. In vergader- en huddleruimtes kunnen ze samenwerken zonder hun collega’s te storen, en ze kunnen zelfs thuiswerken.
Minder pendeltijd
Veel kantoorwerkers zien ertegen op om elke dag te moeten pendelen, vooral als ze in een drukke stad werken. Door die medewerkers de mogelijkheid te bieden om regelmatig thuis te werken, verbetert het flexkantoor hun levenskwaliteit gevoelig. Een hybride werkomgeving helpt ook om nieuw talent aan te trekken, te behouden en een gevoel van betrokkenheid te creëren.
Lagere vastgoedkost
In kantoorruimtes met flexibele zitopstellingen wordt de ruimte efficiënter benut. Door de grootte van het kantoor af te stemmen op hoeveel medewerkers fysiek aanwezig zijn, kunnen bedrijven opteren voor kleinere kantoren en zo aanzienlijk besparen op het vlak van huur, energieverbruik en diensten.
Geoptimaliseerde oppervlakte
Een flexconcept invoeren in uw bedrijf biedt nieuwe mogelijkheden om de beschikbare ruimte te optimaliseren. De meeste medewerkers wisselen het liefst af tussen thuis en op kantoor werken, dus heeft uw bedrijf veel minder kantoorruimte nodig. Dit is een niet te onderschatten bron van besparingen voor bedrijven in de dienstensector, waar vastgoed vaak de op één na grootste kostenpost is (na de loonkosten).
Nadelen van een flexkantoor
Bij een flexkantoor horen ook enkele uitdagingen die u zo goed mogelijk moet aanpakken.
Logistieke uitdaging
Als uw bedrijf niet naar behoren is georganiseerd, kan een flexkantoor op logistiek vlak een hele uitdaging zijn. De werkplekken schoon en functioneel houden, schema’s op elkaar afstemmen, ervoor zorgen dat er altijd voor iedereen een geschikte ruimte vrij is … De organisatie die bij zo’n flexibele omgeving komt kijken, is niet min. En als die zaken niet naar behoren zijn geregeld, bestaat het risico dat de medewerkers hun taken niet in de beste omstandigheden kunnen uitvoeren. Of dat ze zelfs moeten thuiswerken terwijl ze liever op kantoor zouden zijn.
Risico op ontpersoonlijking en gebrek aan verbondenheid
Als niemand een eigen bureau of teamzone heeft, kunnen medewerkers het gevoel krijgen dat hun werkomgeving inwisselbaar en onpersoonlijk is. En dat is slecht nieuws voor hun gevoel van betrokkenheid. Het is dus belangrijk dat u de werkplekken warm en uitnodigend inricht, zodat de band tussen personeel en bedrijf sterk blijft en de medewerkers er gezellige momenten kunnen beleven.
Bovendien moeten de personeelsleden steeds vlot met elkaar kunnen communiceren, zelfs als er een fysieke afstand is tussen collega’s op eenzelfde afdeling.
Behoefte aan nieuwe managementstijlen en communicatiemethodes
Als de managementstijl niet bij het flexkantoor past, smelten de voordelen van zo’n kantoor als sneeuw voor de zon. De managers moeten dus afstappen van de klassieke aanpak waarbij aanwezigheid op kantoor de norm was en ze hun team steeds aan het werk zagen. In een wereld die steeds mobieler en cloudgerichter wordt, moeten ze zich in plaats daarvan focussen op resultaten en uitkomsten. De organisatie moet ook vertrouwen op effectieve operationele tools, zoals een goed intern communicatiesysteem dat alle medewerkers vlot kunnen gebruiken.
Spacewell Workplace, een softwareoplossing op maat van flexkantoren
Dankzij Spacewell kunnen bedrijven de nadelen van het flexkantoor tot een minimum beperken en het meeste uit deze organisatievorm halen.
Kostenverlaging
De kantoorbeheersoftware van Spacewell helpt u de werkplekkosten zo efficiënt mogelijk te verlagen. Volgen en analyseren hoe de bezettingsgraad evolueert en de beschikbaarheid van ruimtes vervolgens op die informatie afstemmen: het is kinderspel.
Ruimte naargelang de behoefte
Met Spacewell kunt u de kosten nog verder drukken door bezettingspatronen en voorkeursplekken in kaart te brengen op basis van de gegevens die uw sensoren verzamelen. Zo stemt u de werkruimtes makkelijker af op de behoeften van uw medewerkers, waardoor hun productiviteit en welzijn de hoogte in gaan.
Lees ook: Optimalisering van de kantoorconfiguratie – Vraag en aanbod van ruimte op elkaar afstemmen
Uitrusting beheren
In een flexkantoor kan het een ingewikkelde zaak zijn om de apparatuur op te volgen en te onderhouden. Software zoals Spacewell Workplace (bekijk het verhelderende filmpje) helpt bedrijven hun onderhoudsinterventies te optimaliseren.
De ultieme werkplekervaring
Dankzij de realtimegegevens van sensoren en digitale plattegronden vinden medewerkers met hun mobiele toestel moeiteloos de werkplek die ze nodig hebben. Via de software vinden en boeken ze vrije ruimtes zonder te moeten rondlopen. Ze kunnen zelfs de temperatuur en de luchtkwaliteit in vergaderzalen controleren.
Slimmer werken
Met werkplekbeheersoftware verzamelt u de nodige gegevens om uw facilitaire diensten te kunnen inzetten volgens het werkelijke gebruik van het gebouw. Het resultaat? Uw facilitaire afdelingen werken efficiënter, u betaalt minder bedrijfskosten én de tevredenheid van de gebouwgebruikers neemt toe.
Lees ook: Flexibiliteit als troef: technologie ter ondersteuning van de hybride werkplek
Als u het juist aanpakt, heeft een flexkantoor meer voordelen dan nadelen. Dankzij software zoals het SaaS-werkplekplatform van Spacewell voeren bedrijven dit model probleemloos in en nemen hun bedrijfskosten vanzelf af. Iedereen tevreden!
