In zijn eenvoudigste vorm stelt een zaalreserveringssysteem de gebruikers van een gebouw in staat om een bepaalde ruimte voor een bepaalde tijd voor te behouden voor zichzelf of voor een hele groep. Deze basisformule kan op verschillende manieren worden aangepast, vaak zonder dat er sensoren nodig zijn. Een kleine greep uit populaire functies van reserveringssystemen:
- de toegang tot bepaalde ruimtes beperken;
- samen met de ruimte ook diensten of apparatuur reserveren;
- automatisch tijd toewijzen voor inrichting en schoonmaak;
- annulaties;
- datums uitsluiten;
- reserveringsbevestiging en check-inprocessen;
- meerdere reserveringstouchpoints.
Een geavanceerd FMIS speelt in op al deze behoeften (en nog veel meer). Waarin verschilt een traditioneel FMIS-reserveringssysteem van een slim systeem? Het laatste kan gegevens over het werkelijke gebruik van een ruimte vastleggen en daarop reageren. Een slim reserveringssysteem dekt dus veel meer dan alleen ruimtes en tijdsloten.
Vergaderzalen reserveren met real-time gebruiksgegevens
Eerst en vooral werkt een slim reserveringssysteem met sensoren die geïnstalleerd zijn in de reserveerbare ruimtes, zoals vergaderzalen of werkplekken. Deze sensoren controleren of een ruimte wordt gebruikt (en, afhankelijk van het type sensor, door hoeveel personen) – onafhankelijk van de reservering zelf. Deze kennis helpt de ruimtes in het hele gebouw aanzienlijk efficiënter te benutten.
Gewoon weten of een gereserveerde ruimte in gebruik is of niet, maakt het mogelijk om bijvoorbeeld ‘spookvergaderingen’ te voorkomen. Dergelijke vergaderingen komen vaak voor wanneer iemand gedurende een lange periode een vaste vergadering vastlegt gewoon ‘voor het geval dat’. Ook al kan het heel handig zijn dat die ruimte dan beschikbaar is, op dat moment kan niemand ze gebruiken. Aan de hand van realtimesensorgegevens kan een gereserveerde ruimte automatisch worden vrijgegeven voor anderen, wanneer ze na het geplande begin van de vergadering nog altijd leeg is (bijvoorbeeld na 10 minuten). Verrassend genoeg blijkt uit de ervaring van onze klanten een extra voordeel van dit systeem: ruimtes in realtime controleren helpt het gedrag van hun werknemers te veranderen. Na de installatie van de sensoren is het aantal spookreserveringen drastisch afgenomen, waardoor samenwerkingsruimtes vaker en sneller beschikbaar zijn voor het hele team.
Aan de andere kant zijn sensoren ook handig wanneer een ruimte niet is gereserveerd maar wel wordt gebruikt. Slimme reserveringssystemen kunnen ruimtes die in gebruik zijn zonder reservering registreren en weergeven. Zo merken gebouwbeheerders dat het reserveringssysteem niet wordt gebruikt zoals bedoeld en weten andere gebruikers dat ze andere beschikbare ruimtes kunnen kiezen voor ad-hocreserveringen.
Zalen reserveren dankzij gebruiksgegevens voor langetermijnplanning
Naast het realtimevoordeel bij het beheren van de beschikbare ruimtes bieden gebruiksgegevens die gekoppeld zijn aan een reserveringssysteem ook informatie van onschatbare waarde voor de planning op lange termijn. Ook al is het meestal mogelijk om een veld met het aantal verwachte gebruikers toe te voegen aan een zaalreservering, de werkelijke gebruiksgegevens staan garant voor veel preciezere informatie.
Waarom is deze informatie belangrijk? Uit onderzoek blijkt dat ruimtes vaak fout worden gebruikt. Grote vergaderzalen worden vaak ingepalmd door veel minder mensen dan erin kunnen, terwijl kleine ruimtes vaak te vol zitten. Als een gebouwmanager vaststelt dat vergaderzalen vaak niet vol genoeg worden gebruikt, kan hij scheidingswanden voorzien of zelfs de indeling ervan bijsturen om voor meer broodnodige ruimte te zorgen. Weten hoeveel mensen precies in kleinere zalen samenkomen, kan ook inzicht verschaffen in de optimale zaalgrootte.
Uit onderzoek over kantoorontwerp blijkt dat flexibele ontwerpen alleen efficiënt kunnen werken als werknemers over de juiste soort ruimte beschikken wanneer ze die nodig hebben. Zo verliezen ze minder tijd bij het zoeken naar ruimtes en neemt de tevredenheid van de gebruikers van het gebouw over het algemeen toe.
Een betere gebruikerservaring dankzij sensorgegevens
Dat laatste punt is cruciaal om nog een belangrijke eigenschap van slimme reserveringen toe te lichten: ze bieden niet alleen gebouwbeheerders talrijke voordelen, ook werknemers en bezoekers zijn er enorm bij gebaat. Met de uitzonderlijke hygiënemaatregelen van vandaag stellen de gebruikers van een gebouw de toegevoegde waarde van automatische schoonmaaktriggers en de mogelijkheid om vooraf te controleren of ze iemand anders zullen tegenkomen in een ruimte waarvan ze verwachten dat die leeg is, zeker op prijs. Een nieuwe functie van veel slimme reserveringssystemen biedt inzicht in de drukte op de verschillende verdiepingen of in de verschillende ruimtes. Dat brengt niet alleen voordelen voor de gezondheid met zich mee, maar is ook nuttig om te anticiperen op het geluidsniveau.
De persoonlijke assistenten die slimme reserveringen mogelijk maken, kunnen bovendien nog tal van andere functies bieden die het leven van de gebruikers van een gebouw gemakkelijker maken. Denk maar aan realtimegegevens over het openbaar vervoer of informatie over de temperatuur en de luchtkwaliteit weergeven. Na verloop van tijd kunnen dergelijke apps de voorkeuren van gebruikers leren kennen (welke soorten ruimtes ze verkiezen, welke soorten diensten ze misschien willen boeken of wanneer ze graag vergaderingen plannen) en op basis daarvan aanbevelingen doen. Nu machinaal leren en AI steeds geavanceerd worden, zullen deze systemen uiteindelijk in staat zijn om gemeenschappelijke voorkeuren van meerdere gebruikers samen te brengen en zo een nog betere gebruikerservaring bieden.
Deze post is deel 3 van een lopende blogreeks over FMIS+. In vorige posts ging het over het concept van FMIS+ en hadden we het over slim schoonmaken. Wilt u graag een melding krijgen wanneer een nieuwe post is verschenen of Spacewell nieuwe informatie of kennnis heeft gepubliceerd? Schrijf u hier in.
