In dit blogartikel bekijken we hoe IoT-sensortechnologie, en de gegevens die daaruit worden afgeleid, de werkplekbeleving kunnen optimaliseren.
Laten we eerst kijken naar 3 belangrijke trends op de werkplek die door de pandemie in een stroomversnelling zijn geraakt.
1. De opkomst van hybride werken
Het postpandemische model is volgens McKinsey beslist hybride. Hybride werken vertaalt zich erin dat een deel van de beroepsbevolking gedeeltelijk buiten het traditionele kantoor werkt.
Gegevens die door Leesman zijn verzameld bevestigen ook die tendens. Het bedrijf onderzoekt de perceptie van werknemers over de effectiviteit van de werkomgeving en vergelijkt de werkplekprestaties met ’s werelds grootste database van dit soort. Aan de hand van de laatst gepubliceerde data – die ook gegevens over telewerk omvat – meldt Leesman dat 47% van de medewerkers na COVID-19 maar liefst 2-3 dagen per week op zijn reguliere werkplek zou willen werken (37% 0-1 dagen; 16% 4-5 dagen).
Andere onderzoeken wijzen in dezelfde richting. Uit de peiling “2021 Occupier Sentiment Survey” van CBRE (uitgevoerd in het voorjaar van 2021) blijkt dat hybride werken duidelijk een richtinggevend principe is geworden voor bedrijven over de hele wereld. Dat geldt des te meer voor grote multinationals, vooral in sectoren zoals de financiële dienstverlening en technologie.
2. De ruimte afstemmen op het doel
Het ziet ernaar uit dat de postpandemische hybride werkplek meer op samenwerking, betrokkenheid en cultuur zal worden toegespitst. Dit is natuurlijk intuïtief logisch. Nadat de pandemie had toegeslagen, liepen kantoren bijna van de ene op de andere dag leeg. We hebben de massale verschuiving naar werken op afstand overleefd door gebruik te maken van samenwerkingstools zoals Zoom of Teams om in contact te komen met collega’s. Maar iemand op het scherm zien is eenmaal iets anders dan in persoon samenwerken. Toen de overheid thuiswerken verplicht stelde, begonnen werknemers te snakken naar de sociale interactie en de mogelijkheden om onderlinge contacten te onderhouden die inherent waren aan een fysieke werkplek. Extrapolerend wordt hieruit de conclusie getrokken dat het postpandemische kantoor als een sociale hub functioneert — de plek waar mensen naartoe gaan om elkaar te ontmoeten, te socializen en samen te werken.
Het zou niettemin een veel te simplistische voorstelling van zaken zijn om te stellen dat de postpandemische werkplek alleen over samenwerking zal gaan. De gegevens van Leesman tonen aan dat individueel, geconcentreerd werk de belangrijkste behoefte blijft voor zowel kenniswerkers die op afstand werken als kenniswerkers die op kantoor werken. Om te zorgen voor een goede werkplekbeleving die ieders productiviteit ondersteunt, zullen hybride kantoren daarom moeten voorzien in geschikte ruimtes voor teamsamenwerking evenals voor geconcentreerd werk.
3. Meer flexibiliteit en keuzevrijheid
In een hybride model waarbij werken op afstand en werken op kantoor worden gecombineerd, leidt het gebruik van vaste werkplekken uiteraard tot veel onbezette plaatsen en verspilde ruimte. Met flexibele zitplaatsopstellingen (dynamische werkplekreservering of flexplekken), kunnen werkplekbeheerders het aantal vaste werkplekken verminderen en de vrijgekomen ruimte elimineren, onderverhuren of herbestemmen voor samenwerking. Werkplekken naar keuze of “free address”-werkomgevingen zijn daarom in opkomst. Een dergelijk functioneel kantoor met een vrije keuze van adres maakt een einde aan toegewezen werkposten en biedt een verscheidenheid aan ruimten, waaronder flexplekken, vergader- en ontmoetingsruimten, loungehoeken, telefooncellen en ruimten voor geconcentreerd werk. Tijdens een typische werkdag kunnen medewerkers zich van de ene ruimte naar de andere verplaatsen, afhankelijk van hun voorkeuren, energiepeil en het soort werk dat ze willen uitvoeren.
Bedrijfsdoelstellingen van een optimale werkplekbeleving
Positieve medewerkersbeleving is niet zozeer een leuk hebbedingetje voor bedrijven, als wel een essentiële voorwaarde voor een effectieve concurrentiekracht. Dat geldt bij uitstek voor kennisindustrieën waar creativiteit, innovatie en intellectuele betrokkenheid de drijvende factoren zijn achter waardecreatie.
De fysieke/digitale werkplek speelt een belangrijke rol in de algehele medewerkersbeleving en productiviteit. Het doel is dan ook om barrières voor productiviteit weg te nemen en een goed functionerende, dynamische omgeving te creëren waarin medewerkers optimaal kunnen presteren. Technologie is hiervoor de lijm.
Het belang van technologie voor een geslaagd hybride werkmodel
Slimme werkplektechnologieën zijn zo goed als onmisbaar om flexibele werkplekconcepten soepel te laten functioneren. Bijvoorbeeld een reserveringssysteem voor werkplekken dat op sensoren is gebaseerd, speelt een cruciale rol in een werkomgeving waar teams regelmatig van samenstelling wisselen of medewerkers geregeld van werkplek veranderen en de verhouding van het aantal medewerkers/bureaus laag is. Naarmate het optimale of piekgebruik van vergaderruimtes op drukke kantoordagen steeds meer bereikt wordt, neemt de behoefte aan digitale tools toe die realtime-informatie bieden over de effectieve bezetting.
Lees meer over oplossingen voor de hybride werkplek.
Een proactieve werkplek, verrijkt met sensorgegevens
Organisaties die een Integrated Workplace Management System (IWMS) implementeren dat geïntegreerd is met het IoT lopen voor op de concurrentie. Door het vastleggen van live-gegevens van sensoren kan een dergelijk systeem het personeel via een mobiele app inzicht geven in de realtimebeschikbaarheid van ruimten op meerdere verdiepingen of locaties. Een voorbeeld hiervan is Spacewells Workplace App (klik hier voor een gratis proefversie van 2 weken) waarvan medewerkers op hun eigen smartphone of via andere gebruiksvriendelijke touchpoints gebruik kunnen maken. De functionaliteiten van de app zorgen voor een soepele navigatie door de flexibele werkplek. Zoekfuncties helpen gebruikers te achterhalen welke ruimtes beschikbaar zijn, welke voorzieningen er in een bepaalde ruimte aanwezig zijn, hoe het zit met het binnenklimaat en waar ze die ruimte kunnen vinden. Dankzij de reserveringsfunctie kunnen gebruikers op het gewenste moment toegang krijgen tot de gewenste ruimte waardoor ze hun dag vooruit kunnen plannen. De integratie met IWMS maakt het ook mogelijk voor gebruikers om diensten aan te vragen en voor dienstverleners om diensten te leveren wanneer ze nodig zijn.
Vanuit het oogpunt van de vastgoedbeheerder bieden dit soort werkplektechnologieën onmisbare informatie over welke ruimten effectief in gebruik zijn, zodat de ruimtemix kan worden geoptimaliseerd. Misschien zijn de focusruimten in een gebouw de hele dag volgeboekt, terwijl grote vergaderruimten leeg staan, wat erop wijst dat het aanbod van ruimten niet is afgestemd op de behoeften. Of misschien mijden medewerkers bepaalde ruimten omdat ze deze te koud, te warm of te benauwd vinden.
Drie belangrijke voordelen van het IoT voor de werkplekbeleving
1 – Betere werkplekplanning met realtime gebruiksgegevens
Live-sensorgegevens op digitale plattegronden maken de werkplek volledig transparant voor het personeel. Medewerkers hebben in real time toegang tot die gegevens op hun smartphones en andere digitale touchpoints. Zo kunnen ze gemakkelijk de geschikte ruimten met de juiste voorzieningen en omgevingscondities vinden en boeken. Technici krijgen ook visuele instructies op hun mobiele toestellen die hun laten zien waar ze heen moeten en welke taken ze moeten uitvoeren. Prioriteiten kunnen snel worden bijgewerkt, op basis van de gebruikersmeldingen of sensortriggers. Het resultaat: gebouwgebruikers zijn tevredener en de arbeidsvreugde neemt toe.
2 – Gebruiksgegevens benutten voor langetermijnplanning
De sensorgegevens over ruimtegebruik bieden niet alleen voordelen in real time, maar leveren tegelijkertijd cruciale informatie voor langetermijnplanning op. De gegevens zijn nauwkeuriger dan de informatie die wordt verkregen uit traditionele reserveringssystemen en vormen dus een betrouwbaardere basis voor het bepalen van de juiste ruimtemix en de ideale verhouding tussen het aantal medewerkers/bureaus op kantoor.
3 – Het welzijn van medewerkers bevorderen met sensorgegevens
Er zijn veel bronnen van binnenluchtverontreiniging die de menselijke gezondheid en het cognitieve prestatievermogen kunnen beïnvloeden. Studies tonen aan dat in kantoren over de hele wereld slechte ventilatie, ophoping van CO2 en ongezonde deeltjes (die VOS met zich meedragen) de cognitieve prestaties aanzienlijk belemmeren. De kwaliteit van de binnenlucht die we inademen kan ook onze stemming en mentale gezondheid beïnvloeden. Comfort- en luchtkwaliteitssensoren op de werkplek kunnen diverse aspecten van het binnenklimaat controleren, van vluchtige organische stoffen (VOS) tot CO2, temperatuur, luchtvochtigheid en radon op een plaatselijk niveau.
