Een Faciltair Management Informatie Systeem (FMIS) is bij veel organisaties niet meer weg te denken. Wat zijn de voordelen? Hoe wordt het ingezet? En hoe vind je een FMIS dat bij je organisatie past? Spacewell sprak met Dion Roeffen over zijn FMIS-ervaring.
Dion Roeffen is werkzaam als Manager Inkoop, Logistiek en Huisvesting bij kinderopvang Humankind. Met ruim 35 jaar ervaring is deze organisatie toonaangevend in Nederland op het gebied van kinderopvang en -ontwikkeling. Humankind vangt wekelijks ca. 25.000 kinderen op met 3000 medewerkers in 420 locaties. Het facilitaire management van al deze vestigingen gebeurt met Axxerion software van technologiebedrijf Spacewell.
Verspreide informatie
“Bij Humankind was de facilitaire data enorm versnipperd en niet actueel. Informatie werd opgeslagen op papier, in Excellijsten en in de hoofden van de medewerkers”, vertelt Dion Roeffen. “Dat maakte ons als organisatie kwetsbaar. Door de explosieve groei van de organisatie kwam ook de kwaliteit van de dienstverlening onder druk te staan.”
FMIS brengt structuur
Dus ging men bij Humankind 4 jaar geleden nadenken over een FMIS. “Er ontstond vanuit de afdeling een organische behoefte om informatie eenduidig vast te leggen, te delen en eenvoudig toegankelijk te maken”, legt Dion Roeffen uit. “Waar nodig wilden we ook koppelingen realiseren en dwarsverbanden herkennen. Ons doel was om de facilitaire dienstverlening naar een hoger niveau te brengen, bij voorkeur zonder bijkomende aanwervingen.”
Na een grondige analyse kwam men uit bij Axxerion. Het bood de functionaliteit die aansloot bij de ambitie van Humankind. Ook het flexibele SaaS-licentiemodel – zonder zorgen over back-ups of updates – paste perfect bij wat men zocht.
Implementatie
“Het was prettig werken”, zegt Dion Roeffen.“Onze adviseurs, Tim en Silvano, hebben ons optimaal ondersteund tijdens de implementatie. Een plus was ook dat ze veel kennis hadden van facilitaire processen. Na oplevering van een Axxerion module en gedurende de testfases, werden aanpassingen altijd snel uitgevoerd zodat we de vaart erin konden houden. Axxerion is standaard software, maar het voelt als en maatpak. De software stelt bovendien geen hoge eisen aan training, zodat interne medewerkers er snel mee aan de slag kunnen.”
FMIS-ervaring
“Onze ervaring met Axxerion is ronduit positief,” zegt Dion Roeffen, “medewerkers vinden de software makkelijk in gebruik. Facilitaire informatie is nu snel te raadplegen, overal toegankelijk en up to date. We zijn bijgevolg veel minder afhankelijk van de parate kennis van medewerkers. Meldingen komen op één punt binnen, worden centraal beoordeeld en de interne klant kan beter en sneller geholpen worden.”
