Na 18 maanden coronabeperkingen zijn de meeste kenniswerkers inmiddels het thuiswerken gewoon geworden. We hebben allemaal ruimschoots de tijd gehad om daar de voor- en nadelen van te ervaren, velen denken dan ook dat ze na de pandemie ten minste gedeeltelijk op afstand willen blijven werken. Die hybride manier van werken, waarbij thuiswerk met kantoorwerk wordt afgewisseld, geniet niet alleen de voorkeur van Gen-Z maar wordt ook door veel kantoorwerkers gezien als de beste oplossing om ten volle te profiteren van de voordelen van beide werelden. Om in dit flexibele nieuwe werklandschap te kunnen concurreren, zullen gebouwen zich moeten aanpassen en slimme werkplekken moeten bieden die ons helpen beter inzicht te krijgen in hoe ze worden gebruikt.
Scenario’s voor de slimme werkplek
Met de hybride werkplek ontstaat niet alleen de vraag naar flexibele ruimte, maar ook naar slimme diensten die helpen de ruimte optimaal te benutten. Technologie stimuleert én ondersteunt deze slimme werkplekrevolutie. IoT-gerelateerde technologieën spelen hierbij een cruciale rol en bedrijven gebruiken steeds vaker sensorgegevens om nieuwe werkplekscenario’s mogelijk te maken. Scenario’s die gaan van ruimte- en comfortmonitoring tot werkplekbegeleiding, tot het transformeren van workflows en gebouwbeheer.
Hoe kunt u uw postpandemische strategie voor een slimme werkomgeving het beste vormgeven om het volledige potentieel van deze technologieën te benutten?
Slimme werkplekscenario’s plannen
Er is geen kant-en-klare strategie voor de implementatie van het IoT op uw werkplek. Het hangt grotendeels van uw bedrijfsprioriteiten af. In een eerste fase MONITOREN organisaties doorgaans parameters zoals de bezettingsgraad, het comfort en de luchtkwaliteit van gebouwen. De gegevens worden weergegeven op dashboards en heatmaps om trends te begrijpen en de besluitvorming te ondersteunen. Als volgende stap worden dezelfde gegevens dikwijls aan gebruikers beschikbaar gesteld via interactieve schermen en mobiele apps om hen in real time te ONDERSTEUNEN. In een volgende fase gebruiken organisaties meestal sensorgegevens en slimme apps om de manier waarop hun gebouwen worden beheerd en onderhouden te TRANSFORMEREN.
Op die manier kunnen bedrijven een eenmalige investering in IoT-sensoren benutten voor meerdere scenario’s die via een gefaseerde aanpak kunnen worden geïmplementeerd. Laten we eens kijken naar de drie grote dimensies.
1. Monitoren
Het eerste toepassingsgebied voor veel organisaties is ongetwijfeld e controle en analyse van ruimtebezetting. Dat is geen verrassing. Voor de pandemie werd in bedrijven over de hele wereld op een doorsnee werkdag gemiddeld 40-50% van de ruimte onderbenut. In de postpandemische hybride werkplek valt de bezettingsgraad moeilijker te voorspellen door de grote schommelingen, pieken en dalen tijdens de week. Bedrijven doen er daarom goed aan hun werkruimten bij te stellen. Door het gebruik van eenvoudige, sensorgebaseerde analyses kunnen organisaties inzicht krijgen in de bezettingsgraad van gebouwen en zo enorme besparingen realiseren. Gegevens over de bezettingsgraad bieden de nodige inzichten om onderbezette ruimtes te verminderen en de benutting van het gebouw te maximaliseren. Het biedt ook informatie voor een effectievere indeling van werkplekken en helpt werkplekmanagers de optimale bureau/werknemerverhouding (zie casestudie van AXA) te bepalen in een werkomgeving die op activiteiten is gebaseerd.
2. Ondersteunen
Realtimedetectie van de bezettingsgraad is de sleutel tot de optimalisatie van ruimtes. Dezelfde gegevens kunnen tevens, als ze via verschillende touchpoints beschikbaar worden gesteld, medewerkers helpen om de werkplek zo productief mogelijk te gebruiken. Gebruikers verwachten tegenwoordig dat ze in de interactie met hun gebouw dezelfde tool kunnen gebruiken als in hun dagelijkse communicatie: hun smartphone. Realtimebeschikbaarheid van ruimtes tonen via een mobiele app is dus niet langer een optie, maar een must. Andere touchpoints kunnen bestaan uit kiosken in drukbezochte zones of displays bij vergaderzalen die via ledlampjes de bezettingsstatus van de zaal aangeven.
3. Transformeren
Werkplekken met vaste ruimtes en toegewezen zitplaatsen worden vervangen door meer soepele kantoorindelingen die flexibel werken faciliteren. Op nagenoeg dezelfde wijze wordt de dienstverlening volgens vaste plannen en schema’s vervangen door een resultaatgericht servicemodel. Deze nieuwe en dynamische manier van dienstverlening stelt mensen centraal en concentreert de inspanningen op de gebieden waar ze het belangrijkst zijn. Het wordt gestuurd door het werkelijke gebruik, dat in real time wordt gevolgd. Daarnaast kunnen gebruikers ook “on-demand” diensten aanvragen. Schoonmakers en technici krijgen visuele instructies op hun mobiele toestellen zodat ze op een plattegrond kunnen zien waar ze moeten gaan en welke taak ze moeten uitvoeren.
Scenarioplanning voor slimme werkplekken: Use cases combineren
Winstgevende exploitatie van IoT op de werkplek kan worden gerealiseerd door middel van één enkele use case zoals ruimteoptimalisatie. Het rendement kan echter nog aanzienlijker zijn door een combinatie van scenario’s. Bedrijven gebruiken steeds vaker datasets die voor één scenario zijn verzameld om andere scenario’ s mogelijk te maken. Ze houden het niet meer bij monitoren en analyseren, maar gebruiken live-sensorgegevens om responsievere ruimtes en diensten te creëren.
Bestaande gegevens gebruiken (waarvan u niet eens wist dat u ze had)
Nieuwe sensoren installeren is niet altijd nodig. De kans is trouwens reëel dat u al veel gebouwgegevens (bv. over thermisch comfort) in een Building Management System (BMS) hebt opgeslagen. In dat geval is het dus zinvol om een smart building-platform zoals Cobundu te gebruiken om die gegevens te ontsluiten, te analyseren en bruikbaar te maken voor facilityteams en gebouwgebruikers.
Neem zeker contact met ons op om na te gaan hoe slimme werkplekscenario’s uw bedrijf van voordeel kunnen zijn.
