Optimalisering van de kantoorconfiguratie – Vraag en aanbod op elkaar afstemmen (Het hybride kantoor, deel 4)

In de vorige blogpost ging de aandacht vooral uit naar de manier waarop hybride werken de omvang van de kantooroppervlakte kan beïnvloeden. In deze blogpost staat de vraag centraal naar welke soort ruimte werknemers op zoek zullen gaan als ze weer op kantoor komen. Steeds meer analisten verwachten een verschuiving in de richting van samenwerkings- en ontmoetingsruimtes op kantoor. Sommige bedrijven zijn dan ook bezig met het herinrichten van hun kantoren om aan die verandering in te spelen. ¹

Ook al zijn er goede redenen om samenwerking te verwelkomen en een toenemende vraag naar groepsruimten te verwachten, er zijn ook geldige argumenten te vinden voor een voorzichtigere aanpak. Voordat de gehele vastgoedportefeuille wordt getransformeerd, zouden bedrijven er wellicht baat bij hebben de werkelijke bezetting nauwlettend op te volgen om te zien waar de werknemers naartoe trekken in het heropende kantoor.

Verwachtingen voor een collaboratieve toekomst

De onderliggende logica bij de voorspellingen voor een op samenwerking gerichte werkplek is nogal eenvoudig. Onderzoek dat tijdens de pandemie werd uitgevoerd, wees uit dat de productiviteit van werknemers voor verschillende soorten taken hoog bleef of zelfs toenam. Een van de meest uitdagende activiteiten om op afstand uit te voeren is echter samenwerking en vergelijkbare creatieve groepsactiviteiten.

In een evaluatie van het potentieel van 2000 activiteiten op afstand identificeerde McKinsey naast onderwijs, opleiding en coaching ook advies geven, creatief denken en communiceren met collega’s als activiteiten waarbij telewerken een onevenredig productiviteitsverlies met zich meebracht. ² Enquêtes onder medewerkers lijken deze bevinding tevens te bevestigen: uit resultaten van JLL blijkt bijvoorbeeld dat 70% van de werknemers het kantoor verkiest voor teambuildingactiviteiten, ³ maar ook PwC stelde vast dat 87% van de werknemers het kantoor belangrijk beschouwt voor samenwerking.⁴ Anekdotisch bewijs van veel bedrijven wijst tevens op de vrees dat het gebrek aan “creatieve botsingen” het tempo van innovatie zou kunnen afremmen.

Die bevindingen ondersteunen sterk het idee dat het kantoor een fysieke omgeving moet bieden die interactie bevordert, of dat nu betekent dat de inrichting van ruimtes het mogelijk moet maken om collega’s te ontmoeten of dat er meer groepsruimtes moeten komen voor doelgerichte interactie.

Dient het kantoor alleen voor samenwerking?

Die visie lijkt weliswaar op zich logisch, maar ze houdt geen rekening met verschillende factoren die een soortgelijke overgang kunnen vertragen of verhinderen. Ten eerste geven veel werknemers nog steeds aan dat ze om gezondheids- en veiligheidsredenen niet graag naar kantoor terugkeren. Uit anekdotische aanwijzingen blijkt ook dat veel medewerkers met nieuwe sociale angsten te kampen hebben. ⁵ Wellicht zijn dat slechts kortstondige reacties op de terugkeer naar kantoor, toch bestaat de kans dat werknemers nog enige tijd terughoudender blijven ten opzichte van het werken in grotere groepen of dat ze andere verwachtingen zullen hebben over de hoeveelheid ruimte die ze nodig hebben om zich prettig of productief te voelen. Zelfs als werknemers op zoek gaan naar samenwerkingsruimtes kan het zijn dat ze naar andere samenwerkingsruimtes trekken dan managers zouden verwachten, door bv. kleinere groepsruimtes te verkiezen boven grotere vergaderruimtes of andersom.

De tweede reden waarom een grootschalige verschuiving naar open, collaboratieve kantoren misschien niet de verwachte resultaten zou opleveren, is dat hierbij wordt uitgegaan van de veronderstelling dat werknemers thuis doeltreffend geconcentreerd en individueel werk kunnen verrichten. Uit onderzoek is echter gebleken dat de kwaliteit van de werkruimte en de mate van afleidbaarheid in de thuisomgeving sterk uiteenlopen. Voor een aanzienlijk deel van de werknemers biedt de thuisomgeving in dat opzicht geen goede ondersteuning⁶ en ze hebben in feite het kantoor nodig om rustig en geconcentreerd te kunnen werken.

Uw strategie voor kantoorconfiguratie uitwerken

In plaats van kantoren opnieuw te configureren naar aanleiding van voorspellingen over drastische veranderingen, is er een andere aanpak mogelijk waarbij de focus op gegevenstrends ligt. Hoewel sommige kantoorherstructureringen zeker zinvol zijn, hebben bedrijven immers baat bij een meer gefaseerde aanpak waarbij ze zowel de bezetting als het gebruik van de verschillende soorten beschikbare kantoorruimtes monitoren om op die manier de vraag naar en het aanbod van ruimtes geleidelijk op elkaar af te stemmen.