Met circa 55.000 inwoners is Gemeente Oosterhout een middelgrote gemeente in de provincie Brabant. Naast vele woningen en bedrijfsgebouwen kent Oosterhout ook fraaie historische panden, monumentale gebouwen en kunstwerken die getuigen van een lange en rijke historie. Het gemeentelijk vastgoed wordt sinds 2 jaar beheerd in O-Prognose. We spreken hierover met Alexander van Mook, Bouwkundig Medewerker binnen de afdeling Bedrijfsvoering, unit Beheer (cluster Gebouw & Installaties). Binnen het cluster Gebouw & Installaties zijn 6 medewerkers verantwoordelijk voor het beheer van circa 60 gemeentelijke gebouwen en 320 kunstobjecten. Denk hierbij aan het stadhuis, de bibliotheek, sportlocaties, zwembaden, het theater en diverse buurthuizen. Binnen het takenpakket vallen het opstellen van het strategisch meerjaren onderhoudsplan en het coördineren van het bouwkundig en installatie technisch onderhoud van het in gemeentelijk eigendom zijnde vastgoed.
Van inspectietool naar complete MJOP
Van Mook: “In 2014 waren we op zoek naar een goede inspectietool voor het uitvoeren van onze onderhoudsinspecties. Hiervoor kwamen we bij O-Prognose terecht. Na ingebruikname van de inspectietool werd al snel duidelijk dat het systeem erg eenvoudig en gebruiksvriendelijk werkte. Begin 2016 hebben we daarom afscheid genomen van ons oude, complexere onderhoudspakket en zijn we ook voor onze Meerjaren Onderhoudsplanningen (MJOP) volledig overgestapt op O-Prognose.”
Van Mook legt uit hoe de procedure werkt: “We inspecteren jaarlijks onze panden met behulp van de O-Prognose Inspectie App. Hiermee wordt op basis van NEN 2767 de staat van onderhoud (conditie) bepaald en in O-Prognose ingelezen. Hieruit volgt een 10-jarig MJOP. Uit dit meerjarige plan wordt in het begin van het jaar een onderhoudsplan voor het komende jaar opgesteld. Dit plan dient jaarlijks goedgekeurd te worden door het College van Burgemeester en Wethouders. Na afweging van politieke wensen en prioriteiten wordt in oktober de definitieve begroting voor het komende jaar door de Raad van de gemeente Oosterhout vastgesteld. Mede dankzij onze grondige onderbouwing en weloverwogen beslissingen worden onze jaarplannen meestal zonder veel discussie geaccepteerd. Hierbij geldt ook dat wij onnodige uitgaven zoveel mogelijk proberen te voorkomen en dat wij grote investeringen zoveel mogelijk in de tijd proberen te spreiden. De daadwerkelijke uitvoering van het onderhoud wordt vervolgens uitbesteed. De inspecties van onze installaties doen wij niet zelf maar worden uitgevoerd door bijvoorbeeld installatiebedrijf Unica. Zij maken ook gebruik van O-Prognose en de gegevens kunnen dan ook zeer eenvoudig in ons eigen systeem worden ingelezen. O-Prognose helpt ons bij het beheer van ons vastgoed en installaties en zorgt voor een duidelijk overzicht van onze (toekomstige) onderhoudskosten.”
In één oogopslag inzicht in onze kosten
Binnen de gemeente is Van Mook hoofdgebruiker van O-Prognose. Om fouten te voorkomen is hij verantwoordelijk voor alle mutaties in het systeem. Als een van de grootste voordelen noemt hij het gebruiksgemak en de eenvoud van het pakket. “We hebben nu in één oogopslag inzicht in onze kosten en het aanbrengen van wijzigingen is zeer eenvoudig. O-Prognose is volledig gericht op de gebruiker en werkt zeer intuïtief.” Van Mook vervolgt: “Ons hoofddoel is om als goede huisvader onze gebruikers tevreden te stellen. Hierbij vragen wij ons steeds af: “Wat is het voordeel voor de burger?” We doen er alles aan om onze gebouwen zo optimaal mogelijk in stand en goede onderhoudstoestand te houden, uiteraard passend binnen de beschikbare budgetten. Zo is er bijvoorbeeld binnen Oosterhout een speciaal gehandicapten platform die ons adviseert en voorstellen doet over gewenste aanpassingen voor minder-validen.” Sinds dit jaar maakt Gemeente Oosterhout ook gebruik van het Vastgoedbeheer systeem Metafoor. “Dankzij de koppeling tussen Metafoor en O-Prognose hebben we nu een compleet en correct inzicht in onze complete vastgoedportefeuille.
Samen bouwen aan nieuwe functionaliteit
In de toekomst is het een wens om de software te upgraden naar de Enterprise versie (EE) van O-Prognose. Hiermee krijgen we de beschikking over uitvoerige managementrapportages en kunnen we eenvoudiger en beter sturen op gewenste condities van gebouwen. ”Afsluitend heeft Van Mook het volgende advies: “Luister goed naar je gebruikers. Heb je ideeën voor nuttige aanpassingen? Laat het Spacewell vooral weten. Onze ervaring is dat zij goed luisteren naar hun eigen gebruikers en dat zij, waar mogelijk, verbeteringen doorvoeren zodat het systeem steeds beter aansluit op de dagelijkse praktijk. We zijn dan ook erg blij met de jaarlijkse klantendag waar alle noviteiten en nieuwe functionaliteiten uitvoerig besproken worden.”
