Eén ding is duidelijk: de kantooreigenaars van morgen zullen veel harder moeten werken om huurders aan te trekken en op de behoeften van medewerkers in te spelen. Door het thuiswerken wegens de coronapandemie hebben medewerkers en bedrijven andere verwachtingen van de werkplek. Alles wijst erop dat huurcontracten voor kantoren een kortere looptijd zullen hebben, dat de bezettingsgraad meer zal schommelen en dat de ruimte als service zal worden aangeboden. We citeren graag een artikel uit de New York Times, dat deze stelling beaamt: “Het kantoor zal vooral een consumptieartikel worden. En net als bij elk ander consumptieartikel zullen kantooreigenaars voortdurend moeten concurreren om klanten aan te trekken.”
Leesman, een onderzoeksbureau dat ervaringen van medewerkers meet en analyseert, stelde in 2019 vast dat bijna 40 procent van de medewerkers het gevoel had dat hun werkplek geen omgeving was waarin ze productief konden werken. Voor de corona-uitbraak was er al een evolutie merkbaar: vaste werkuren en vaste zitplaatsen in kantoren verdwenen om plaats te maken voor het flexibelere Activity Based Working (ABW). In het postcoronatijdperk zullen werkstijlen en -plekken nog flexibeler worden. Afhankelijk van de activiteiten die ze hebben gepland, zullen medewerkers wisselen tussen het thuiskantoor, het hoofdkantoor in de binnenstad, de satellietkantoren in de voorsteden of een plaatselijke koffiebar.
Realtimegegevens en -analyse
Om hybride omgevingen als deze effectief te beheren, hebben leidinggevenden op de werkplek betere gegevens en analyses nodig. FMIS-software is doorgaans ingesteld om operationele efficiëntie te bereiken op basis van beproefde technieken van procesautomatisering. Dit is nog altijd een belangrijk onderdeel in het beheer van gebouwen, maar het schiet inmiddels tekort. Om Het Nieuwe Werken succesvol te ondersteunen, moet software voor facilitair beheer worden aangevuld met realtimegegevensstromen over de omgevingscondities en het gebruik van verschillende ruimtes. Medewerkers moeten het FMIS met gemak kunnen bedienen. Ze verwachten namelijk dat hun applicaties voor een flexibele werkplek net zo interactief en intuïtief zijn als hun alledaagse apps. Bovendien moet de beste software voor facilitair beheer een diepgaande gegevensanalyse mogelijk maken om de dynamiek van de activiteiten in een gebouw werkelijk in kaart te brengen.
Om succesvol te zijn in het tijdperk van Het Nieuwe Werken, moet software voor facilitair beheer ruimer zijn dan procesautomatisering ten behoeve van de operationele efficiëntie.
Zoals we al in een eerdere blogpost hebben aangekaart, moet FMIS-software hiervoor worden gecombineerd met smartbuildingtechnologie. Deze combinatie noemen we het FMIS+. Door beide systemen te bundelen, krijgt het FMIS+ toegang tot meer hoogwaardige realtimegegevens dan beide systemen afzonderlijk en kunnen die inzichten over de grenzen van bedrijfssilo’s en gebruikerstypes heen worden verspreid.
Als u op zoek bent naar de beste software voor facilitair beheer die aangepast is aan het tijdperk van Het Nieuwe Werken, moet u op drie kernpunten letten:
1. De beste software voor facilitair beheer biedt systeemeigen integratie
Om het FMIS+ naadloos te laten functioneren, moeten het FMIS en het smartbuildingplatform volledig geïntegreerd zijn. Dit betekent dat ze vanaf nul zijn ontwikkeld en zijn ontworpen om naadloos met elkaar te communiceren. We zien veel leveranciers van FMIS die lippendienst bewijzen aan het IoT en sensoren achteraf toevoegen. Helaas kan dit alleen maar leiden tot onvervulde verwachtingen en teleurstelling.
Een systeem voor facilitair beheer met sensoren als een extra heeft veel weg van ’s nachts met de koplampen aan autorijden terwijl je handen en voeten zijn vastgebonden.
Eric Van Bael
Sensoren zijn namelijk maar een deel van de oplossing. Daarnaast is werken met big data van het IoT heel wat anders dan de gestructureerde gegevensverwerking die in het FMIS gebeurt. Bovendien moet slimme software voor facilitair beheer niet alleen sensorgegevens van het IoT realtime verwerken, maar deze ook combineren met andere gegevensbronnen zoals BIM, uitvoerige assetgegevens of de datastreaming van gebruikersapparaten.
2. De beste software voor facilitair beheer biedt dynamische analyse
Traditionele dashboards geven geaggregeerde gegevens statisch weer. U neemt de gegevens, filtert deze naar voorkeur en ziet de resultaten. Deze worden wellicht mooi gepresenteerd, maar geven alleen maar statische informatie. Verantwoordelijken op de werkplek kunnen de gegevens niet bewerken of verbanden opsporen om een inzicht te krijgen in de hoofdoorzaak van een probleem of gebeurtenis.
Om werkelijk nuttige gegevens op te vragen, is een andere analysetool nodig. Een programma dat niet alleen dingen een label geeft, maar ook verbanden legt en de factoren aangeeft die erop inspelen: “De bezetting in dat deel van het gebouw was vorige week lager, omdat het comfort negatief werd beïnvloed door een probleem met het binnenklimaatsysteem.” Dit inzicht is mogelijk omdat u een dynamisch beeld krijgt van alle gegevens. Wanneer u één enkele variabele wijzigt, past het volledige dashboard zich dynamisch aan. Met de software kunt u eenvoudig uw werkplekken en vastgoed vanuit een vogelperspectief bekijken en vervolgens inzoomen op een onderliggend niveau, tot u het juiste niveau van verfijning hebt bereikt.
3. De beste software voor facilitair beheer biedt mobiele ondersteuning en intuïtieve gebruikerservaring
Realtime-analyses zetten de gegevens op het juiste moment om in bruikbare informatie voor de gebruikers van en de dienstverleners in het gebouw.
Facilitaire teams zijn in veel gebouwen en sites in de weer. Daarom moeten ze op elk moment en overal toegang hebben tot relevante informatie. Een slimme serviceapplicatie zoals Work Assistant combineert geplande taken met serviceaanvragen en door sensoren getriggerde interventies. Elke taak krijgt een prioriteitsniveau en wordt weergegeven op de plattegrond. Met zo’n tool kan het personeel van de serviceprovider zijn dagelijkse taken dynamisch beheren en reageren op gebeurtenissen wanneer ze zich voordoen. Dit is het nieuwe tijdperk van dynamische, resultaatgerichte dienstverlening, die mogelijk wordt gemaakt door technologieën op basis van het IoT.
Met mobiele digitale ondersteuning kunnen medewerkers productiever werken. Het beste FMIS+ bevat applicaties die de gebruiker realtime begeleiden via zijn smartphone of via een reeks andere intuïtieve touchpoints. Zo kunnen medewerkers met de Spacewell Workplace-app bijvoorbeeld makkelijk door hun werkplekken en middelen browsen. Ze hoeven niet meer rond te lopen om een geschikte ruimte te vinden. Ze zien op hun smartphone dat er een vrije ruimte beschikbaar is op de volgende verdieping, met de juiste voorzieningen en het geschikte comfort.
Uiteraard biedt geavanceerde software voor facilitair beheer meer mogelijkheden. Denk aan de beveiliging op bedrijfsniveau of de levering van SaaS (Software as a Service). Maar dit zou tegenwoordig de norm moeten zijn.
Wilt u onze oplossingen voor de hybride werkplek nader bekijken? Vraag uw DEMO OP MAAT aan.
