Inmiddels hebben we allemaal wel gelezen dat de digitale transformatie niet langer gewoon een meerwaarde belooft maar echt onontbeerlijk is geworden. Bedrijven beheren al een brede waaier aan middelen op afstand. Denk maar aan medewerkers, laptops en zelfs complete gebouwen, en dat alles in een onzeker ondernemingsklimaat dat snel verandert. De mogelijkheid om op afstand eenvoudig alle belangrijke informatie via één enkele toepassing te raadplegen, in combinatie met de kracht van geavanceerde analyses, lijkt tegenwoordig een pluspunt waar we niet omheen kunnen.
Maar voor bedrijven die nog maar aan het begin van hun digitale transformatie staan, kan dit veeleisende proces ook intimiderend overkomen. Hoe dan ook moeten bedrijven uitzoeken waar al hun informatie vandaag de dag is opgeslagen en met welke technologie ze hun gegevens zullen verwerken en centraliseren. Tot slot moeten ze uitmaken wie toegang krijgt tot welke informatie en er controle over mag uitoefenen. De voordelen zijn dan wel aanzienlijk, maar de leercurve is doorgaans steil.
Inzicht in de stappen naar digitale transformatie in vastgoed
De noodzaak om snel te digitaliseren mag een uitgemaakte zaak zijn, maar daarom hoeven niet alle bedrijven dat allemaal even vlug te doen. Elke fase van de digitalisatiecurve brengt aanzienlijke voordelen met zich mee en het tempo van de transformatie moet worden afgewogen tegen de uiteindelijke behoeften van de organisatie.
- Fase 1: Verspreid, handmatige invoer
- Fase 2: Lichte versie van FMIS
- Fase 3: Volledig geïntegreerd FMIS
- Fase 4: Geoptimaliseerd FMIS
- Fase 5: FMIS + slim gebouw
- Fase 6: Digitale tweeling
Volgens de huidige stand van de technologie onderscheiden we minstens zes fases van digitale transformatie in vastgoed.
In de eerste fase maken gebouwbeheerders en facilitaire managers gebruik van op zichzelf staande tools en handmatige procedures om verspreide informatie te beheren. Zo kunnen de kostengegevens bestaan uit papieren facturen in een bureaulade, terwijl de hr-gegevens in afzonderlijke Excel-bestanden over meerdere computers zijn opgeslagen. Ook kan de bedrijfsinformatie in verschillende databanken te vinden zijn. Problemen worden reactief aangepakt, omdat de gegevens op meerdere plaatsen zitten en de verantwoordelijkheden versnipperd zijn. Daardoor is het moeilijk om op pijnpunten te anticiperen voordat ze zich voordoen.
Om beheerskwesties beter de baas te kunnen, is in fase twee een lichte versie van een FMIS een nuttig alternatief. Zo’n toepassing heeft beperkte mogelijkheden en is ook niet zo uitgebreid configureerbaar als een volledig FMIS, maar centraliseert en ordent toch gegevens. Een handig hulpmiddel dus om gestandaardiseerde workflows op te zetten die structuur brengen in een organisatie en de efficiëntie opkrikken. Hierdoor kan het management dan weer een meer proactief beleid voeren. Zo’n lichte versie van een FMIS is ideaal voor kleine organisaties met een eenvoudigere beheerstructuur die de efficiëntie en de voordelen van digitalisatie willen benutten zonder de complexiteit en de kosten van een volledig FMIS.
De derde fase in de digitalisatie is een volwaardig FMIS, zoals Axxerion en MCS. Net als bij de lichte versie bundelt het FMIS de informatie van heel de organisatie en is het mogelijk om te bepalen wie toegang krijgt tot welke componenten. Wel zijn er meer modules en configuratiemogelijkheden. Het FMIS maakt verbinding met uiteenlopende serviceproviders en touchpoints voor eindgebruikers, zodat de hele organisatie profiteert van een beter beheer. Voor middelgrote en grote organisaties is een volwaardig FMIS van onschatbare waarde. Ook al variëren de mogelijkheden om het FMIS te personaliseren, te configureren en te integreren met andere bedrijfssystemen, doordat het volledige scala aan modules voor vastgoed-, werkplek-, facilitaire diensten en andere functies kan worden gebundeld, kunnen managers processen en resultaten in heel de organisatie opvolgen, benchmarken en verbeteren. Dit stelt hen in staat om proactief betere prestaties te stimuleren en de kosten te drukken.
In fase vier van de digitale transformatie in vastgoed worden processen verder geoptimaliseerd, waarbij de nadruk ligt op aspecten als levenscycluskosten en langetermijnplanning. Producten zoals O-Prognose helpen de onderhoudsplanning grondig te optimaliseren, omdat ze functies op het vlak van inspectie en planning bundelen en inzichten bieden die zijn gebaseerd op een diepgaande, gespecialiseerde kennis.
In de eerste vier fases worden de gegevens doorgaans nog handmatig verzameld (ook al kunnen geautomatiseerde processen informatie naar verschillende bedrijfsonderdelen pushen). Fase vijf tilt dan weer heel het model naar een hoger niveau met geautomatiseerde gegevensverzameling via IoT-toestellen. Door de ruimte in en het gebruik, het comfort en andere aspecten van gebouwen op een werkelijk diepgaand niveau te monitoren, maakt smartbuildingtechnologie zoals Cobundu nieuwe inzichten in de manier waarop middelen worden ingezet mogelijk. Deze platforms helpen het management via dashboards en verbeteren tegelijkertijd de dienstverlening aan en de ondersteuning van de eindgebruiker. Deze technologie is ideaal voor organisaties die grote veranderingen doormaken of hun workflows nog meer willen optimaliseren. Vanwege de hogere kosten is ze misschien niet de beste keuze voor kleinere bedrijven. Deze platforms helpen het management via dashboards en verbeteren tegelijkertijd de dienstverlening aan en de ondersteuning van de eindgebruiker. Deze technologie is ideaal voor organisaties die grote veranderingen doormaken of hun workflows nog meer willen optimaliseren. Vanwege de hogere kosten is ze misschien niet de beste keuze voor kleinere bedrijven.
Op dit moment bereikt de evolutie naar volwassenheid haar hoogtepunt in fase zes: de soft- en hardware van een volledig ecosysteem van gebouwsystemen versmelten in een digitale tweeling. Deze virtuele replica’s van het gebouw werken zichzelf voortdurend bij met realtimegegevens uit de volledige levenscyclus. Dankzij de schat aan informatie die digitale tweelingen bieden en de vooruitgang in AI kunnen gebouwen uiteindelijk nog meer worden geautomatiseerd. Het einddoel: volledig autonome gebouwen die hun processen en de gebruikerservaring zonder menselijke tussenkomst in goede banen leiden.
Kernpunten
We horen allemaal dat de digitale transformatie onontbeerlijk is. Maar wat dat betekent en in welke mate het voor een bedrijf zinvol is om hierop in te zetten, varieert. We kunnen allemaal streven naar een toekomst van autonome kantoren. Maar de voordelen van fase zes zijn op korte termijn wellicht alleen merkbaar voor bedrijven met grote assetportfolio’s. Die kunnen namelijk schaalvoordelen opbouwen door inzichten van de ene helft van een tweeling toe te passen op het ontwerp van een ander gebouw.
Zelfs als fase zes niet haalbaar is, zou dit organisaties zeker niet moeten beletten om met hun transformatie in vastgoed te beginnen. Overgaan van de eerste naar de tweede of derde fase biedt al enorme voordelen: alleen al de tijdwinst wordt op 50 tot 80% geschat. Hieruit blijkt dat er altijd ruimte is voor verbetering en optimalisatie, waar een bedrijf zich ook bevindt op de digitalisatiecurve. Zoals we zien in de opmerkelijke opkomst van innovaties in telewerken en oplossingen om terug naar kantoor te keren, evolueert de technologie gewoon verder en maakt ze het mogelijk om nieuwe problemen aan te pakken. Digitale tweelingen zijn misschien nog maar het begin.
