Flexibiliteit als troef: technologie ter ondersteuning van de hybride werkplek (Het hybride kantoor, deel 1)

Intussen is er een jaar om sinds de pandemie uitbrak. De vaccinatiecampagne is volop aan de gang en de terugkeer naar de normaliteit lonkt. Daarom zoeken bedrijven minder naar coronabestendige kantooroplossingen en richten ze hun aandacht op de toekomst van hun werkplek. Medewerkers willen graag een deel van de tijd blijven thuiswerken. Om hieraan tegemoet te komen, verdiepen bedrijven zich in het ‘hybride kantoor’ en hoe ze zich het best kunnen voorbereiden op de veranderende werkplek.

Een hybride kantoor is een werkplek die medewerkers de mogelijkheid biedt om hun taken zowel in het bedrijf als op afstand te verrichten. Hoelang en wanneer het personeel op afstand werkt in plaats van op kantoor, varieert naargelang het bedrijf en de medewerker. Maar zo’n verschuiving kan de ruimtebehoeften van bedrijven ingrijpend veranderen, zeker als medewerkers vooral vanuit satellietkantoren werken in plaats van het hoofdkantoor. Bepalen hoeveel ruimte nodig is, ligt voor de hand. Een andere uitdaging is de vraag welk type ruimte medewerkers de beste beleving biedt als ze naar kantoor komen, zodat ze optimaal kunnen presteren.

Ruimtebeheer in een hybride kantoor

Veel bedrijven zijn door de pandemie tot het inzicht gekomen dat medewerkers zich thuis doorgaans net zo goed, zo niet beter, op hun taken kunnen concentreren als op kantoor. Dat neemt natuurlijk niet weg dat persoonlijke interactie beter is voor bepaalde vormen van samenwerking en sociale omgang, zeker bij nieuwe collega’s die zich nog moeten inwerken. Daarom gaan veel bedrijven ervan uit dat ze in de toekomst aanzienlijk meer vergaderzalen, ontmoetingslokalen en andere samenwerkings- of flexibele ruimtes zullen inrichten om tegemoet te komen aan nieuwe manieren van werken. ¹

Maar zelfs als bedrijven het kantoor als een spil voor samenwerking inrichten, weten ze helemaal niet zeker hoeveel lokalen van elk type ze moeten uitrusten. Bovendien weten ze niet hoe intensief de medewerkers die ruimtes zullen gebruiken en in welke mate hun behoefte daaraan is veranderd door de anderhalvemetersamenleving. Theorieën bedenken over de toekomst van het kantoor is niet de beste manier om deze kwesties aan te pakken. Het is beter om technologie in te zetten waarmee ruimtebeheerders precies kunnen volgen hoe hun ruimte werkelijk wordt gebruikt en die hen voortdurend in staat stelt om optimaal in te spelen op het veranderende kantoorgebruik.

Naast de mogelijkheid tot samenwerken, onderscheiden hybride kantoren zich doorgaans ook door hun flexibele zitplaatsen of flexplekken. Het is mogelijk om deze verschuiving van vaste naar tijdelijke zitplaatsen te beheren met reserveringen of de plekken via een in- en uitchecksysteem toe te wijzen wanneer de medewerker zich aanmeldt. Flexibele werkconcepten bestaan al langer, maar veel organisaties voeren ze nu pas in. Daarom moeten ze krachtige reserveringssystemen en idealiter zelfs sensoren installeren om ze goed te laten functioneren. Onderzoek heeft uitgewezen dat een goed georganiseerde, flexibele aanpak de perceptie van de werkplek en de prestaties aanzienlijk kan verbeteren. Maar ook dat veel bedrijven er nog niet voldoende werk van hebben gemaakt. ²

De beleving van medewerkers op een hybride werkplek

Werkplekbeheerders willen niet alleen lokalen optimaal inrichten en voor voldoende ruimte zorgen. Ze streven er ook naar om een omgeving te scheppen waarin de medewerker centraal staat. Om van het kantoor een aantrekkelijke en veilige werkplek te maken, rusten bedrijven de ruimte uit met nieuwe voorzieningen die de beleving van de medewerkers verbeteren.

Daarom kiezen veel bedrijven onder meer voor werkplekapplicaties waarmee de gebruikers van gebouwen zitplaatsen kunnen reserveren en collega’s vinden. Ze bieden ook de optie om diensten, schoonmaak en onderhoud aan te vragen, naast het oproepen van gegevens over de binnenluchtkwaliteit in de ruimte. De apps maken het mogelijk om informatie te delen en processen te stroomlijnen. Hierdoor ervaren medewerkers de werkplek aangenamer en werken ze productiever. Ze geven de medewerkers ook een groter gevoel van controle bij de terugkeer naar het kantoor. Met de opkomst van het hybride kantoor zullen deze oplossingen ongetwijfeld nieuwe functies krijgen om medewerkers op afstand en in het bedrijf beter met elkaar te verbinden.

Waarom investeert u nu het best in werkplektechnologieën?

Investeren in kantoortechnologie in een tijd dat we minder personeel op de werkplek verwachten, gaat misschien tegen alle logica in. Waarom geld uitgeven om een ruimte te monitoren waarvan slechts de helft van uw medewerkers zal gebruikmaken? Maar ruimtebeheerders die willen weten in welke mate ze hun huurcontract kunnen terugschroeven of aanpassen en manieren zoeken om hun ruimte optimaal opnieuw in te inrichten, hechten veel belang aan deze gegevens. Ook voor bedrijven die willen inzetten op flexibiliteit en de beleving van de medewerkers betekenen technologieën die reserveringen stroomlijnen, het welzijn bevorderen en medewerkers helpen om te gaan met de complexiteit van het hybride kantoor, misschien het verschil tussen een vlotte terugkeer naar het werk en chaos. Trends volgen die voorspellen hoe een ’typische’ terugkeer naar kantoor zou kunnen zijn, is misschien verleidelijk. Maar beslissingen nemen op basis van uw eigen gebruiksgegevens is de sleutel tot succes, volgens ons. Net zoals het effect van thuiswerken varieert naargelang de bedrijfsactiviteit en de demografische groep³, zal de terugkeer naar kantoor voor elk bedrijf anders verlopen.