Mobiele apps zijn niet nieuw binnen facility management. Maar ze worden anders ingezet. De tijd dat facilitaire apps voornamelijk gebruikt werden door FM-serviceteams die van de ene site naar de andere gingen, is voorbij. Mobiele FMIS-apps worden almaar vaker ontwikkeld om het volledige personeel ten goede te komen. Een van de factoren waarop deze evolutie berust is…
De almaar groeiende opkomst van de smartphone
Met wereldwijde 3 miljard actieve smartphonegebruikers is de enorme populariteit van deze toestellen overduidelijk. In ons privéleven hangen we sterk af van onze mobiele minicomputers die altijd aan staan en de apps die erop draaien. We kunnen er elk aspect van ons leven mee organiseren, van winkelen en het uitvoeren van betalingen tot rijinstructies en tal van handige functies. Het is dan ook niet verwonderlijk dat slimme apps snel hun weg vinden naar de werkwereld en facility management. Om de performantie van gebouwen en het succes van hun gebruikers zo veel mogelijk ten goede te komen, moeten mobiele FMIS-apps rekening houden met alle betrokkenen binnen facility management, gaande van serviceteams en facility managers tot de gebruikers van gebouwen, aanbieders van ruimtes en verhuurders.
De veranderende werkomgeving
De digitale technologie van vandaag laat kenniswerkers toe mobiel te zijn en van vrijwel overal te werken. Maar als mens verlangen we ook naar een gevoel van thuishoren en samenhorigheid. Om het meeste uit onze capaciteiten te halen en gemeenschappelijke doelstellingen te behalen hebben we bovendien werkplekken nodig die interactie en het delen van ideeën stimuleren. Waarbij de mogelijk bestaat om geconcentreerd werk te verrichten.
Met flexibele kantoorruimtes die almaar gangbaarder worden, vergroot ook de behoefte aan mobiele tools om ze te ondersteunen. Het is dus geen verrassing dat mobiele FMIS-apps met integratie van IoT-big data al onmisbaar zijn om de interactie tussen mens en gebouw te verbeteren en een betere werkplekervaring te creëren.
De mogelijkheid om een aantrekkelijke, flexibele werkomgeving die technologieën ondersteunt, aan te bieden wordt daarom essentieel voor het succes van het bedrijf. Voor werkgevers is het een belangrijke troef in de jacht op talent. En voor eigenaars wordt het almaar belangrijker om tevreden huurders te hebben en de kans op een huurverlenging te vergroten.
Optimalisatie van de fysieke werkomgeving
Verlichting, temperatuur, lawaai en luchtkwaliteit beïnvloeden het welzijn en de productiviteit in de werkomgeving. Bedrijven monitoren daarom almaar vaker de werkomgeving met behulp van draadloze IoT-sensoren. Ze gebruiken deze metingen daarna om het binnenklimaat te optimaliseren. Met mobiele apps wordt het zelfs mogelijk om de omgeving (bijv. temperatuur, ventilatie, stoelen en bureaus) op de gebruikersvoorkeuren af te stemmen. In geval van een defect, kunnen gebruikers van gebouwen ook gemakkelijk feedback verzenden via de app.
Werkomgeving en gebruikers dichter bij elkaar brengen
Persoonlijke assistentie doorheen de werkdag is een scenario dat erg populair wordt. Hiermee kan personeel bijvoorbeeld de beschikbaarheid van ruimtes controleren en diensten onderweg boeken. Werknemers kunnen ‘s ochtends van thuis uit een parkeerplaats of een maaltijd reserveren. Ze kunnen ook hun planning bekijken en een melding krijgen wanneer een bezoeker arriveert, oriëntatie-instructies krijgen en collega’s in een flexibele werkomgeving vinden, een service aanvragen of onderweg een ticket boeken door het scannen van een QR-code, of zelfs persoonlijke suggesties krijgen op basis van hun historiek. En dat allemaal vanaf hun smartphone en met behulp van een conversatie-interface waarmee de werkomgeving gemakkelijk kan worden doorzocht. Een voorbeeld van een dergelijke app is Spacewell Workplace, die gebruikmaakt van live sensorgegevens en plattegrondvisualisatie om gebruikers in real time te assisteren.
Mobiele apps zijn een uitstekend middel om gebruikers van gebouwen te informeren over gespecialiseerde diensten in of nabij het gebouw. Denk maar aan fitness- en sportcentra, eetgelegenheden en maaltijdleveranciers, kinderdagverblijven, was-, stomerij- en strijkdiensten. Wanneer organisaties met derden integreren en dergelijke serviceberichten via deze app doorsturen, kunnen medewerkers gemakkelijker een beter evenwicht tussen werk en privé vinden.
Mensen verbinden en een ondersteunend ecosysteem creëren
Een ander aspect is het toevoegen van sociale functies om mensen in de werkomgeving met elkaar in contact te brengen. In een wereld waarin “gig economy” een almaar belangrijkere rol speelt, is dit een uitstekende manier om een gevoel van thuishoren en samenhorigheid te creëren. Een mobiele app kan als een sociaal platform voor het hele bedrijf fungeren, die mensen met elkaar in contact brengt die willen carpoolen of op zoek zijn naar iemand om mee te lunchen. Waar het om gaat: door het gebouw met de gebruikers en omgeving te connecteren, verbetert de algemene ervaring.
Betere gegevens, betere ervaringen
Gegevensverzameling met behulp van mobiele FMIS-apps is snel en nauwkeurig. Wanneer gebruikers via hun app een ruimte boeken, verkrijgen managers meer gedetailleerde gegevens over het ruimtegebruik. Wanneer medewerkers gemakkelijk tickets onderweg kunnen boeken, resulteert dit evenzeer in meer gedetailleerde assetinformatie. En de mogelijkheid voor gebruikers om diensten te boeken en onmiddellijk feedback te geven via een app geeft een completer beeld van de kwaliteit van de diensten en de ruimte voor verbetering.
LLaatste ontwikkelingen van mobiele FMIS-apps
Gebruik van realtimegegevens dankzij IoT-integratie
Live sensorgegevens zijn een zeer waardevol hulpmiddel om persoonlijke assistentie in de werkomgeving te bieden of om interventies en diensten te triggeren. De gegevens, die in een realtime-analyseplatform worden verwerkt, kunnen onmiddellijk aan de eindgebruiker beschikbaar worden gemaakt via mobiele apps.
Schakelen tussen toestellen
Heel wat professionals gebruiken meerdere toestellen, bijvoorbeeld een desktopcomputer, een tablet en een smartphone. Er wordt daarom geprobeerd om naadloos te kunnen navigeren tussen de verschillende toestellen, zodat gebruikers gemakkelijk een taak op het ene toestel kunnen starten en op een ander toestel kunnen hervatten.
QR-codes/NFC-tags
QR-codes zijn gemakkelijk in het gebruik voor facilitaire gebruikers (en ideaal voor servicetechnici). Door het scannen van QR-codes kan een object onmiddellijk worden geïdentificeerd en kan, bijvoorbeeld, een ticket worden geboekt om een drankautomaat bij te vullen.
Tot slot
Het is duidelijk te zien hoe mobiele apps die met het Internet of Things verbonden zijn onze werkomgevingen slimmer maken. Gebouwen worden knooppunten voor diensten en voorzieningen die de algemene gebruikerservaring verbeteren. De app is het ecosysteem dat het allemaal samenbrengt en waarde creëert voor gebruikers, werkgevers en verhuurders.
