Sector
Logistiek vastgoed
Omvang
- Talrijke logistieke vastgoedprojecten op strategische toplocaties in België en Nederland
- Meer dan 850.000 m² logistieke bedrijfsruimte gerealiseerd
Locatie
Herentals, België
Toepassing: onderhoudsbeheer
- Axxerion FMIS voor het beheer van meldingen en werkorders, gekoppeld met het gebouwbeheerssysteem; rapportage en SLA management
- O-Prognose software voor periodiek onderhoud (MJOP): importeren geplande werkzaamheden in Axxerion voor opvolging door Heylen Warehouses team of onderaannemers
Uitdaging: onderhoudsbeheer van logistieke gebouwen
Heylen Warehouses ontwikkelt, verhuurt en beheert toekomstgerichte gebouwen voor logistieke operaties. Die gebouwen worden uitgerust met sensoren die in real-time omgevingsvariabelen en de status van installaties meten. Dankzij deze Building Technologies kan het gebouw zelf aangeven dat er een storing is, nog voor het probleem acuut wordt. De data wordt geanalyseerd door algoritmen, en omgezet in onmiddellijk bruikbare informatie voor huurders, het property management team en onderhoudspartijen.
Door de exponentiële groei van Heylen Warehouses was het bedrijf op zoek naar een eenvoudig systeem om het beheer van alle onderhoudsverzoeken en werkorders te stroomlijnen. Zowel het loggen van tickets door klanten of door het Heylen Warehouses team, als het opvolgen van meldingen vanuit het gebouwbeheerssysteem, moest eenvoudig, traceerbaar en zoveel mogelijk geautomatiseerd verlopen.
Foto Lenflex.
Oplossing voor magazijnonderhoud
Na een grondig selectieproces koos Heylen Warehouses eind 2020 voor de Axxerion software van Spacewell. Deze SaaS-oplossing bood Heylen Warehouses de beste match om het onderhoudsbeheer verder te stroomlijnen, te digitaliseren en te automatiseren.Naast de verschillende FMIS-modules voor procesoptimalisatie zoals Tickets, Werkbonnen, Contracten en Leveranciers, biedt de software ook de mogelijkheid om te koppelen met gespecialiseerde O-Prognose software voor onderhoudsplanning op korte én lange termijn van gebouwen en installaties. Storingsmeldingen van het gebouwbeheerssysteem, onderhoudsverzoeken van klanten in het Axxerion webportaal én periodiek geplande onderhoudswerkzaamheden vanuit O-Prognose worden in Axxerion omgezet in werkorders die automatisch terechtkomen bij de juiste onderhoudspartij. Het systeem houdt ook gewerkte uren, gebruikte materialen en kosten bij. Bovendien kan het team met dashboards eenvoudig de prestaties van leveranciers en de contractuele afspraken monitoren.
Implementatie van software voor magazijnonderhoud: Resultaten
Klanten vinden ondertussen hun weg naar het Axxerion ticketing webportaal en ook meldingen vanuit het gebouwbeheerssysteem komen automatisch binnen. Het werken op basis van geautomatiseerde workflows in Axxerion verlaagt de kans op fouten door manuele handelingen of het verloren gaan van informatie. Ook de klanten van Heylen Warehouses zijn erg tevreden dat ze alle nuttige informatie en documenten i.v.m. het onderhoudsbeheer centraal terugvinden. In de contacten met klanten wordt er nu ook gewerkt met terugkerende actiepunten, wat niet alleen efficiënter is maar ook meer rust creëert in de samenwerking. Resultaat: lagere foutenmarge, betere communicatie, tijdsbesparing, kostenbesparing én tevreden klanten.
De volgende stap in de implementatie is om meldingen vanuit het gebouwbeheerssysteem volledig automatisch te verwerken en door te sturen naar de juiste onderhoudspartijen. Hoge-prioriteitmeldingen van sensoren worden nu al automatisch omgezet in werkorders en meteen toegewezen aan de relevante onderhoudspartij. Zo ontvangt de leverancier al een overzicht van uit te voeren werkzaamheden voordat iemand door heeft dat er ergens iets mis is.
Over Heylen Warehouses: duurzaam en toekomstgericht
Heylen Warehouses is een logistieke vastgoedonderneming met ruim 18 jaar ervaring in het ontwikkelen, verhuren en beheren van ‘future proof’ warehouse oplossingen. Ze werken voor toonaangevende internationale merken en bedrijven in zowel België als Nederland en zijn een grote en stabiele speler in de logistieke vastgoedwereld te noemen.
Duurzaamheid en toekomstgerichtheid zitten in het DNA van de organisatie. Naast het ontwikkelen van warehouses op een nieuwe locatie, specialiseert Heylen Warehouses zich ook in de herontwikkeling van bestaande sites. Hierin implementeert het bedrijf zijn Building Technologies, een veelheid aan sensoren en actuatoren die een reeks passieve gebouwcomponenten en -installaties actief maken. Hierdoor kan onder andere de besturing van verlichting, poorten of verwarming van op afstand gebeuren en kan dit worden geautomatiseerd. Problemen kunnen vroegtijdig worden opgespoord en onderhoudsverzoeken kunnen automatisch door het gebouw zelf worden uitgestuurd. Zo kan er heel snel ingegrepen worden en kan de negatieve impact op de operaties tot een minimum herleid worden. Voordelen zijn ondermeer: verhoogde veiligheid, een beter gebruikscomfort, meer en doordachte mogelijkheden om energie te besparen en preventief en dus kostenbesparend onderhoud.
Spacewell zorgt voor een eenvoudige, traceerbare en sterk geautomatiseerde opvolging van alle meldingen en onderhoudswerkzaamheden in ons logistiek vastgoed. Het resulaat is tijdsbesparing, kostenverlaging en tevreden klanten.
Pieter-Jan Van Nyen
Property Manager, Heylen Warehouses
